Co myslíte, v kolika kopiích je nyní tento článek uložen na různých počítačích? Jsou všechny tyto kopie aktuální? Může někdo zjistit, jakým procesem revizí a schválení aktuální verze prošla? Kolikrát byl asi tento článek během své cesty z laptopu autora k vám vytištěn na papír? A kdo je vlastně zodpovědný za to, že je bez chib?
Jak známo, průměrná spotřeba papíru v kancelářích se s počítačovým věkem nesnížila, naopak překvapivě vzrostla. Dokument sice v dnešní době vzniká převážně v počítači, často je však nakonec vytištěn a dalšími procesy prochází v papírové podobě. Mnohdy jsou dokumenty vytištěny pouze „pro jistotu“ a nakonec existuje v počítačích i na papíře několik kopií dokumentu, z nichž jsou mnohé neaktuální, v horším případě se ztratí nebo se dostanou do rukou nepovolaných osob.
Pro zvýšení efektivity bychom měli nechat počítačové systémy dělat to, co umí lépe než my – archivovat, vyhledávat, třídit, spravovat verze, uchovávat historii, řídit procesy, zabezpečovat sdílení a podobně. Právě pro tyto úkoly byly vyvinuty podnikové systémy pro správu obsahu, tzv. Enterprise Content Management systémy (ECM systémy).
Užitnou hodnotu ECM systémů v současné době ještě umocňuje skutečná emancipace elektronického podpisu, který již proniká do běžné praxe. Díky tomuto faktu se předpokládá výrazné rozšíření ECM systémů v soukromém i veřejném sektoru.
PROSTOR PRO ÚSPORY
Jak můžeme díky nasazení ECM systému ušetřit? Podívejme se na několik čísel z kancelářské praxe. Podle odhadů, uvedených společností Laserfiche, stráví typický pracovník s jedním dokumentem přibližně 12 minut práce. Plných devět minut z tohoto času je spotřebováno na hledání dokumentu, na procesy spojené s jeho získáním, opravu čitelnosti dat a podobně. Pouhé tři minuty jsou čistým časem věnovaným samotné práci s informacemi obsaženými v dokumentu. Další výsledky ukázaly, že při práci s dokumenty v papírové podobě dochází v průměru k tvorbě 19 kopií od jednoho dokumentu. Z každých 20 dokumentů se jeden dokument ztratí a průměrné náklady na obnovení nebo znovunalezení jednoho dokumentu se vyšplhají v přepočtu do tisícikorunových částek.
Studie PriceWaterhouseCoopers ukazují, že administrativní pracovníci tráví 40 % svého času správou dokumentů, které nejsou v danou chvíli podstatné. Společnost IDC odhaduje, že 50 % času práce s dokumenty zaměstnanec nemůže najít to, co potřebuje.
Takto bychom mohli pokračovat dále. Obejdeme se však i bez studií renomovaných společností, postačí si vzpomenout, kolikrát už jsme hledali důležité dokumenty, ať už v počítači, v našem šuplíku nebo v archivu – jistě bychom si dokázali představit mnohem efektivnější způsob využití tohoto času.
NÁVRATNOST INVESTICE
V případě zavádění ECM systému je v počátku zpravidla zaznamenán zvýšený růst nákladů, a to zejména na mapování či revizi procesů v rámci podniku, tvorbu nezbytné informační infrastruktury, potřebné přizpůsobení systému přáním zákazníka a v neposlední řadě na školení pracovníků. Z dlouhodobého hlediska zkušenosti ukázaly, že náklady na ECM systém jsou nižší, než by tomu bylo v případě ponechání vedení agendy podniku v papírové podobě. Studie společnosti IDC ukázaly, že návratnost nákladů na zavedení systému je menší než jeden rok a v pětiletém měřítku je návratnost zhruba 400%. Polovina společností z provedeného průzkumu dokonce oznámila návratnost investice do poloviny roku. Jako příklad můžeme uvést společnost EDI Group Ltd., která po zavedení systému odhadla své úspory v rozmezí jednoho až pěti dolarů na dokument; nebo společnost Gartner, která zaznamenala snížení nákladů na práci s dokumenty o 40 %.
ZÁKLADNÍ VÝHODY ECM SYSTÉMU
Zkusme si tedy shrnout základní výhody zavedení plnohodnotného ECM systému:
- dokáže spravovat miliony dokumentů a přitom uživateli umožňuje získat aktuální verzi toho pravého v řádu sekund
- umožňuje spravovat a automatizovat řadu procesů v průběhu životního cyklu dokumentu
- díky ECM máme možnost jednoduše sdílet dokumenty se svými kolegy a přitom zachovat jejich bezpečnost na základě jasně daných pravidel
- dokumenty ze systému můžeme během okamžiku zaslat elektronickou poštou
- máme možnost k dokumentům zabezpečeně přistupovat, i když jsme mimo kancelář
- v případě potřeby můžeme dokumenty jedním klepnutím myši publikovat na uzavřenou podnikovou síť nebo na internet
- systém nám poskytuje pravidelnou zálohu dokumentů pro případ nejrůznějších havárií
SCHVALOVACÍ PROCESY
V poslední době je čím dál více žádanou funkcionalitou ECM systémů možnost zavedení správy schvalovacích procesů (tzv. workflow). Na schvalovací procesy je možné nahlížet jako na řadu po sobě jdoucích jasně definovaných úkolů přiřazených jednotlivým účastníkům schvalovacího procesu. Dokumenty, se kterými se v praxi setkáváme, často procházejí řadou úprav a schvalování. V nejjednodušším případě je jedním pracovníkem dokument vytvořen, druhým schválen a tím proces končí. Praxe však přináší složitější případy, například nutnost rozhodnout o žádosti, ke které je třeba postupně získat další informace od několika různých pracovníků. Může se také jednat o schválení investic, které může probíhat i po několik měsíců a během celé této doby je nutné mít k dispozici aktuální dokumenty a znát stav procesu. Pomocí systému ECM, který podporuje schvalovací procesy, můžeme ihned určit, v jaké fázi procesu jsou nyní naše dokumenty. Zjistíme, kdo je již schválil, kdo nikoliv a proč, kdo se k nim ještě nevyjádřil a tak dále. Díky rozdělení rolí v procesu každý pracovník ihned vidí, jaké dokumenty má zpracovat, případně může být na nový dokument ke zpracování ihned upozorněn pomocí elektronické pošty, SMS zprávou nebo podobným způsobem. V závislosti na rozhodnutí jednotlivých účastníků může dokument pokračovat různými větvemi procesu. Máme možnost určit časové limity splnění úkolu a nastavit pravidla jak v procesu pokračovat, pokud nebyl do termínu splněn. Některé úkoly můžeme jednoduše automatizovat, zvláště pokud se jedná o odesílání zpráv, konverzi do jiných formátů a podobně. V případě, že pracujeme s přesně strukturovanými dokumenty, jsou možnosti automatizace značné.
Než necháme ECM systém řídit proces, kterým dokument prochází, musíme provést důkladnou analýzu současných postupů, včetně identifikace rolí v procesu. Již samotné provedení analýzy a navržení úprav má často jako vedlejší efekt konsolidaci interních postupů organizace a v závislosti na míře ochoty vedení a koncových uživatelů s sebou může nést změnu stylu práce směrem k vyšší efektivitě a přehlednosti. Může se také stát, že postup schvalování dokumentu je složitý, ale případ od případu natolik rozdílný, že nelze proces smysluplně popsat. V takové situaci můžeme spustit nad dokumentem řadu nezávislých jednokrokových procesů, jimiž jsou vždy schvalovatelé nebo skupiny schvalovatelů vybíráni ad-hoc. Manipulace s dokumentem je ve všech případech zaznamenávána a lze zpětně dohledat, kdo a kdy jej změnil nebo schválil. V případě potřeby systém uživateli s dostatečným oprávněním umožní, aby se mohl vrátit ke starším verzím dokumentu.
Díky postupujícímu rozšíření elektronického podpisu již může proces proběhnout v systému až do samého konce a prakticky není nutné, aby byl schvalovaný dokument kvůli jeho stvrzení vytištěn. Elektronicky podepsaný dokument již z principu není možné po podpisu měnit, jelikož samotný podpis je ve své podstatě na obsahu dokumentu závislý, obavy o jeho důvěryhodnost tedy nejsou na místě. Připojit podpis k dokumentu je v nových kancelářských aplikacích již poměrně jednoduché a intuitivní – největší překážkou, kterou ještě zbývá překonat na cestě k efektivnímu nakládání s dokumenty, zůstává psychologická bariéra.
Autor pracuje na pozici Marketing Manager ve společnosti Cleverbee.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU