Podle zkušeností advokátní kanceláře Rowan Legal, která se oblasti veřejných zakázek dlouhodobě věnuje, je často až třetina uchazečů z tendru vyřazena kvůli zbytečným formálním nedostatkům. Na základě své praxe proto advokátní kancelář připravila souhrn rad, jejichž dodržování pomůže odstranit nejčastější chyby firem a zvýšit tak jejich šanci na úspěch ve výběrových řízeních.
„Řada firem ucházejících se o veřejné zakázky se dopouští opakovaných, často spíše formálních pochybení, které je zbytečně vyřazují z dalšího boje,“ říká právník Jan Strelička z Rowan Legal. „Nejčastěji jde o nepozorné čtení zadávací dokumentace a následné nesplnění některých podmínek či o nedostatky v přílohách, jako jsou různá potvrzení, výpisy, referenční listiny či životopisy,“ pokračuje Strelička.
Zadávací dokumentace
- Klíčová je zadávací dokumentace
Hlavním klíčem k úspěchu je důkladně si prostudovat zadávací (kvalifikační) dokumentaci, tedy podmínky účasti v zadávacím řízení. V případě nejasností je namístě dotázat se zadavatele, který má povinnost tyto doplňující otázky zodpovědět.
- Vytvořte si vlastní tabulku všech požadavků zadavatele
Poté, co vám zadavatel zodpoví všechny dodatečné dotazy k zadávací dokumentaci, je určitě namístě zpracovat si vlastní přehlednou tabulku s výčtem všech požadavků zadavatele a příslušnými lhůtami. Umožní vám to připravit si včas a ve stanovených lhůtách všechny podklady a na nic nezapomenout. Před odevzdáním nabídky znovu zkontrolujte její obsah podle připravené tabulky.
- Pozor na dodatečné informace k zadávací dokumentaci
Zadavatelé často uveřejňují dodatečné informace k zadávací dokumentaci. Na jejich nesledování a nerespektování dodatečných požadavků už ztroskotal nejeden kvalitně připravený projekt.
Přílohy k předkládané nabídce
- Předkládaná potvrzení a výpisy nesmí být starší než 90 dnů
Velmi důležité je včas zajistit všechny výpisy a potvrzení požadované zadavatelem (výpis z Rejstříku trestů, výpis z obchodního a živnostenského rejstříku, potvrzení příslušné správy sociálního zabezpečení, finančního úřadu apod.). Zároveň ale nesmíte zapomenout na to, že potvrzení a výpisy nesmí být ke dni podání nabídky starší než 90 dnů.
- Nezapomeňte přiložit smlouvu se subdodavatelem
Pokud nemohou firmy prokázat požadovanou kvalifikaci v plném rozsahu samy, běžně přiberou i subdodavatele. Základní kvalifikační předpoklady ovšem musí přihlášený uchazeč splňovat sám. Stejně tak výpis z obchodního rejstříku nesmí uchazeč dokládat prostřednictvím subdodavatele. Klíčové je nezapomenout do nabídky či žádosti o účast přiložit smlouvu uzavřenou se subdodavatelem.
- Nepodceňte referenční listiny
Referenční listiny obsahující realizované dodávky/služby/stavební práce (dle specifických požadavků zadavatele) je zapotřebí pečlivě zkontrolovat a případně, pokud něco chybí, požádat příslušného objednatele, aby poskytl novou referenční listinu. Důležité také je, aby byly referenční listiny objednateli podepsané.
- Životopisy členů týmu musí obsahovat všechny požadované informace
Zadavatelé veřejných zakázek často požadují předložení seznamu členů realizačního týmu včetně jejich životopisů. Někdy zadavatelé dále chtějí, aby byly v seznamech, resp. životopisech uvedeny některé specifické informace, např. minimální délka praxe v oblasti odpovídající předmětu veřejné zakázky, pozice v realizačním týmu (vedoucí, manažer atd.), čestná prohlášení o délce praxe a o pravdivosti údajů uvedených v životopisech, apod.. Nezapomeňte na ně, jinak můžete být z výběrového řízení zbytečně vyřazeni.
- Nezapomeňte na úředně ověřený překlad
Požaduje-li zadavatel vypracování nabídky v českém jazyce, nezapomeňte u cizojazyčných dokumentů doložit v předkládané nabídce jejich úředně ověřený překlad do češtiny (typicky doklady o vzdělání, certifikáty apod.).
Struktura a forma nabídky
- Požadovanou strukturu a formu nabídky požadovanou zadavatelem raději dodržte
Je lepší snažit se zadavateli vyhovět v požadavcích na strukturu a formu nabídky. Pokud byste nicméně z nějakého důvodu například změnili řazení kapitol, zadavatel vás za tuto ani podobnou skutečnost dle zákona nesmí vyloučit ze zadávacího řízení.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU