Expert na tuto tématiku, Jason Womack, říká, že změnit způsob jakým pracujeme je velmi obtížné, protože naše procesy se proměnily ve zvyky, a díky těm se lidem v mnoha případech podařilo stát se úspěšnými (a to i v případě, že je mnohdy dohnaly na pokraj zhroucení).
„Tak například takový manažer střední linie, si jistě zvykl bleskově zareagovat na nově příchozí email, či pípnutí služební BlackBerry, a nejspíš je za svou pohotovost také náležitě odměňován,“ říká Womack.
Největší chyba, které se profesionálové v time managementu dopuštějí, je věnování času aktivitám a úkolům, které to již nevyžadují. Pokrakčují v práci, i když by již měli mít hotovo. Rozepisují email, i když již na danou otázku odpověděli v předmětu zprávy, pokračují v telefonním hovoru, ačkoli již objasnili, co měli na mysli nebo zůstávají v zasedací místnosti, i když již byly probrány všechny body schůzky.
Abyste předešli úplně stejným chybám, připravil pro vás Jason Womack šest důležitých tipů, jak zlepšit time management a efektivitu práce.
1. vytvořte si 15 minutové pravidlo
James radí zorganizovat pracovní den do 15minutových intervalů. Pokud tedy pracujete 8 hodin, rozdělte je do 32 15minutových intervalů. Pracujete-li hodin 10, potom máte intervalů 40 atd. Podle Womacka je 15 minut dost dlouhá doba na to, abyste stihli udělat to podstatné a přitom dost krátká, abyste zůstali dokonale koncentrováni.
Máte-li například zorganizovat od 9. hodiny meeting nebo konferenci, která by normálně zabrala celou hodinu, začněte s ní 9.15 a skončete klasicky v celou hodinu. Womack věří, že lidé mohou za 45minut (tedy tři 15minutové intervaly) zvládnout totéž, na co jindy potřebují celou hodinu. Snažte se dodržet časový limit 45 minut, přinutí vás to držet se tématu, neodbíhat a bavíc získáte extra 15 minut navíc, které již můžete věnovat jinému bodu na svém seznamu.
2. Uvědomte si, kdy jste hotovi
Pokračovat v práci na něčem, co je hotové, není ničím jiným, něž zbytečným mrháním času, což si bohužel neuvědomují ani někteří odborníci. „Lidé by měli více myslet na to, kdy jsou skutečně hotovi,“ říká Womack. „Jestliže mám v ruce nějakou knihu, jsem s ní hotov, jakmile se od dotyčného autora dozvím něco, co jsem předtím nevěděl. Vybral jsem si nějaké knihy a četl jsem je po dva nebo tři 15 minutové intervaly, abych je poté věnoval sousedovi v letadle.“
3. Zbavte se věcí, které vás ruší
Vyvarovat se zbytečných věcí, které vás vyrušují, zřejmě není úplně nová rada, stále nicméně platí, že vyvarovat se povídání s kolegy nebo dotazů manažera je důležité.
Má-li váš nadřízený sklon vyrušovat vás v práci otázkami, je dobré tomu předejít. To se dá udělat zcela jednoduše. Nečekejte, až za vámi nadřízený přijde, vyhledejte ho sami těsně před začátkem pracovní doby - pět či deset minut je úplně ideální. Řekněte, že toho dnes máte hodně na práci a snažíte se vyhnout všemu, co by vás vyrušovalo. Zeptejte se, zda má nadřízený nějaké dotazy či podněty dříve než začnete pracovat.
Máte-li naopak vy nějaký dotaz na kolegu či nadřízeného, zavolejte nebo zeptejte se ho těsně před začátkem meetingu nebo pracovní doby. Ani jeden z vás nebude mít příliš času, nezapovídáte se tedy a vyřešíte pouze to, co potřebujete.
4. Identifikujte činnosti, které vyžadují pozornost
Womak výrazně doporučuje sestavit seznam úkolů tak, aby jednotlivé činnosti a úkoly začínaly slovesem – zavolat, navrhnout, přezkoumat, připravit či rozvrhnout apod. Tyto činnosti většinou zvládnete vykonat během jednoho sezení a posunete tak větší a důležitější projekty kupředu.
Obsahuje-li váš seznam slovesa většího významu, jako například naplánovat, prodiskutovat, vytvořit nebo implementovat, rozdělte tyto větší kroky do menších úkonů, tak jako v prvním případě. To vám výrazně pomůže začít pracovat na tom, co je skutečně důležité a zbavíte se pocitu zahlcenosti.
5. Buďte připraveni na čas navíc
Až budete příště láteřit na zpožděným letadlem nebo posunuté návštěvě lékaře, uvědomte si, že jste právě dostali nějaký čas navíc a využijte jej, jak nejlépe umíte. Odpovědět na e-mail, zavolat kolegovi či prohlédnout si nový návrh během této doby zcela jistě stihnete.
6. Používejte e-mailové zkratky
Jak iPhone tak BlackBerry umožňují vytvářet rychlé klávesy nebo klávesové zkratky pro použití v e-mailu. Womack si vytvořil několik takových zkratek, kterými vyvolá potřebný předdefinovaný text zprávy, kdykoli jej o to někdo požádá.
Použitím těchto zkratek ušetříte spoustu času, který byste jinak strávili psaním téhož emailu nebo jeho hledáním v odeslaných zprávách.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU