Systémy pro správu a publikaci webového obsahu

Na trhu je dnes k dispozici celá řada různých nástrojů a systémů pro nakládání s dokumenty, správu a publikaci obsahu. Malé, velké, kulaté, hranaté… Pojďme se podívat na systémy pro správu (webového) obsahu, osvětlit si jejich základní principy, co nám mohou přinést a na co se zaměřit při zvažování jejich pořízení.

Vzpomínáte si ještě na dobu, kdy nebylo možné psát dokument v textovém editoru a vidět ho rovnou tak, jak bude vypadat vytištěný na papíru?

Strojový text se pracně opatřoval formátovacími značkami, pak převáděl do formátu, kterému rozuměla tiskárna, a teprve když jste v ruce drželi výtvor své jehličkové tiskárny, viděli jste konečně výsledek. Zkratka wysiwyg se zanedlouho poté skloňovala ve všech pádech.

To, co již dávno není skutečností při psaní dokumentů, ještě dlouho přežívalo v oblasti tvorby webových stránek. I zde se s rozvojem internetu objevily nástroje, které "neprofesionálním" tvůrcům umožnily webové stránky připravovat.

Webové technologie se však rychle vyvíjely a před nějakým časem se objevily nástroje umožňující ve "vizuální" podobě editovat text přímo v internetovém prohlížeči. To už byl jen krůček k tomu, aby bylo možné dát "obyčejným" uživatelům do rukou nástroje pro "vizuální" tvorbu a správu webového obsahu.

Vedle různých jednodušších redakčních systémů se samozřejmě vyvinuly i pokročilé a sofistikované Web Content Management systémy (WCMS). Tyto náročné produkty obvykle disponují vším, co je potřeba pro kvalitní správu celého životního cyklu webového obsahu:

• Disponují nástroji pro vizuální vytváření a editaci obsahu.
• Disponují nástroji pro přípravu grafických šablon.
• Disponují nástroji pro přípravu schvalovacích workflow.
• Podporují automatickou publikaci obsahu na více webů ve více jazykových mutacích.
• Umožní přebírat a publikovat obsah z jiných podnikových systémů.

To vše v jedné krabičce, postavené na standardech a zajišťující zabezpečení přístupu k informacím. Abychom si však pod WCMS nepředstavovali jen systémy pro správu "venkovních" webů, je nutno podotknout, že díky širokým možnostem kategorizace obsahu a definice přístupových oprávnění lze jeden zdroj informací různými způsoby interpretovat interním zaměstnancům (na intranetu), obchodním partnerům, dodavatelům (na extranetu) či anonymním uživatelům internetu (podnikové weby, e-shopy).

DRIVEN BY BUSINESS

Zkusme si nyní odpovědět na otázku, proč může právě naše firma potřebovat něco, jako je WCMS?
Jedním ze základních důvodů, proč firmy různými kanály zpřístupňují informace a proč mají například webové stránky, je potřeba aktivně propagovat jak firmu, tak její produkty. Je to marketing a cílem je samozřejmě zaujmout, sdělit správnou informaci v co nejpřijatelnější formě a prodat. I zde platí, že čím vyšší je poměr cena/výkon, tím lépe.

Správně nastavený a používaný WCMS nám pomůže předat různým skupinám uživatelů ty správné informace ve vhodné podobě, takže pro ně bude jednodušší dělat byznys s námi než s naší konkurencí. Tato skutečnost je stále často opomíjena, přitom v rozhodnutí zákazníka, zda se obrátí na nás nebo "k sousedům", hrají často roli detaily (nenašel jsem to, nezorientoval jsem se, nemají to tam).

Docela určitě budeme chtít, aby prezentované informace (texty, ceníky, dokumenty, katalogy, obrázky) byly vždy:

• aktuální, úplné a kvalitní
• dobře vyhledatelné bez dlouhého procházení webu
• zobrazené vždy jen určené skupině uživatelů
• jednotně a přehledně organizované
• Kromě požadavků na WCMS směrem k zákazníkům a obchodním partnerům, samozřejmě také chceme, aby nás správa obsahu stála co nejméně času a peněz.

KLÍČOVÉ VLASTNOSTI A FUNKCE WCMS

Jak a pomocí jakých funkcí by měl takový běžný WCMS umožnit splnění našich požadavků na správu a prezentaci informací?

Představme si nejprve několik hlavních konceptů, na kterých WCMS staví:

• přesun tvorby a správy obsahu z IT na odborné útvary
• procesní systém (umožňující definovat schvalovací workflow pro kontrolu kvality obsahu, schválení kdy a kde bude dostupný, kdy expiruje)
• automatická publikace obsahu na webových stránkách, intranetu, extranetu bez zásahu IT
• možnost sestavení obsahu propojením na různé zdroje (např. text vytvořený ve WCMS, ceny z podnikového systému, přílohy ke stažení z DMS)
• opakovatelnost (možnost označit vybrané bloky obsahu za komponenty a ty pak opakovaně používat na více místech)
• oddělení obsahu od formy (jeden obsah lze zobrazit různými způsoby a styly)
• doručení obsahu uživatelům (formou webových stránek, optimalizované pro mobilní zařízení nebo zpřístupnění obsahu formou protokolů webových služeb, které pak mohou vzdáleně volat jiné systémy)

AKTUÁLNÍ, ÚPLNÉ A KVALITNÍ WCMS

patří do rukou běžným uživatelům, o každou část webu se může starat ten, kdo má přesné informace o aktuálním dění za svou oblast, odbornost či produkt. Aktuální a úplné informace pak udržuje i na webu pomocí nástroje na editaci obsahu ve WCMS. Jakmile dojde k aktualizaci obsahu na novou verzi, je spuštěno schvalovací workflow, kde odpovědná osoba prověří jak jazykovou. tak věcnou správnost. Pokud změnu odsouhlasí, dojde v určeném čase k automatické publikaci změny na všechny weby.

DOBŘE VYHLEDATELNÉ

Jednou z klíčových funkcí webů a webových portálů je navigace a vyhledávání. K oběma poskytuje WCMS komponenty, které využijeme. Vzhled konkrétních stránek nebo částí webu je definován tzv. prezentačními šablonami, ve kterých je rovněž určeno, jaké typy navigačních menu se budou používat a kde budou umístěny. Výběr vhodného typu navigačního menu a jeho umístění do prezentační šablony je však na nás.

Kvalita vyhledávacích komponent, použité mechanismy vyhledávání se různí systém od systému. Obvykle jsou možné kombinace fulltextového vyhledávání s prohledáváním klíčových slov a kategorií, řazením podle relevance nalezených záznamů apod.

Aby vyhledávání skutečně fungovalo, je potřeba připravit koncepci rozdělení částí obsahu do kategorií a při vytváření obalit každou část obsahu potřebnými metadaty a klíčovými slovy. S přibývajícím množstvím informací na našem webu, intranetu či extranetu se význam vyhledávání zvyšuje a stává se opravdu klíčovým. Špatně fungující vyhledávání na rozsáhlém webu významně degraduje jeho užitnou hodnotu pro zákazníky, přičemž měnit koncepci kategorií, metadata a klíčová slova stovek či tisíců obsahových částí za běhu je velmi obtížné a nákladné.

ÚSPORY V NÁKLADECH

Dalším důvodem, proč využít možností WCMS, jsou náklady, které musíme pravidelně vynakládat na správu webových stránek, intranetu a extranetu. Platí zde pravidlo "čím více tím méně", tj. s rostoucím počtem spravovaných webů, s rostoucím počtem jazykových mutací a samozřejmě obecně s rostoucím objemem informací, které je potřeba spravovat a publikovat, se náklady na správu jedné stránky nebo sekce webu snižují.

U velkého objemu spravovaných informací patří bezesporu mezi klady využití WCMS i to, že je vůbec možné weby efektivně spravovat a provádět změny rychle.

Důvody, proč tomu tak je, opět vycházejí ze základních principů WCMS:

• Správa obsahu je v rukou běžných uživatelů, není potřeba specialisty web programátory.
• Díky možnosti volby komu co zobrazit, možnosti opakovatelnosti a možnosti napojení na externí zdroje dat není nutné vytvářet a spravovat několik verzí stránek.
• Automatizace - proces publikace změn, použité komponenty jako navigace, menu, automatické propojení stránek se souvisejícími stránkami se aktualizují automaticky.

JAK ZAČÍT, JAK VYBÍRAT

WCMS nemají jen samá pozitiva, jejich nasazení a provozování skýtá také celou řadu rizik a úskalí. Zvažte, zda se vám vyplatí WCMS, tedy robustní a sofistikovaný systém pro správu webů, pořizovat, nebo jestli vystačíte s jednodušším a cenově dostupnějším redakčním systémem, či zda není výhodnější si správu webů zajistit dodavatelsky. Zmapujte si očekávaný nárůst spravovaných informací a uvažujte v horizontu 3-4 let.

Kritéria při výběru systému:

• Použitelnost: složitost a náročnost správy za běžného provozu, reálná využitelnost funkcí systému, propracovanost funkcí systému a jeho komponent.
• Cena: cena licencí, cena nasazení a přizpůsobení systému, zaškolení uživatelů, náklady na pořízení a úpravy HW/SW infrastruktury, náklady na provoz, na podporu, orientační ceny úprav a rozšíření na zakázku, náklady na převod stávajících webů pod správu WCMS, očekávané úspory v nákupu služeb a nákladech na zaměstnance.
• Dopady uvnitř firmy: podpora managementu, očekávané přijetí uvnitř firmy v horizontu jednoho roku.
• Technologie: jak zapadá systém do existující infrastruktury, jak využívá standardy, jak je možné jej integrovat, jaké má nároky na hardware a jak je škálovatelný.
• Reference: existují již řešení postavená na zvažovaném systému? Je možné si je prohlédnout a pohovořit s jejich provozovateli?

Pro úspěšné zavedení WCMS do firmy je klíčová fáze analýzy a úvodního nastavení systému. Jde zejména o promyšlený návrh stromových struktur webů, kategorií obsahu, taxonomií, používaných klíčových slov, o návrh obsahových i prezentačních šablon a dokonalé vyladění vyhledávacích funkcí.

Kvalitní příprava před samotnou implementací systému se vrátí v podobě úspor při rutinním provozu a zajistí bezproblémovou správu obsahu v delším časovém horizontu.

Autor pracuje jako Project Manager společnosti Trask solutions.