Spolehlivý dodavatel ERP nese odpovědnost za čísla, která zákazníkovi předkládá...

Procesní a diskrétní výroba vyžadují každá odlišný přístup k implementaci a provozu ERP systémů. V čem se oba typy výroby z hlediska ERP nejvíce liší a jaké mají požadavky na ERP systém?

V rámci diskrétní výroby, která je často reprezentována oborem strojírenství, řešíme konkrétní přístup k jednotlivým výrobním operacím a jejich plánování. V systému je třeba podchytit hromadné operace jako příprava materiálu, řezání apod. K odbavení jednotlivých výrobních příkazů je pak důležité kvalitní a pružné plánování, kapacitní plánování a plánování zásob. Velmi často řešíme verzování kusovníků jednotlivých výrobků a dostupnost různých atestů a certifikátů, což klade určité nároky na nasazení systému revizí, schvalování změn a správy dokumentů.

Co se procesní výroby týče, ať už mluvíme např. o potravinářství nebo o chemickém průmyslu, kde je výrobní postup plánován jako jeden celek, velmi často řešíme požadavky na sledování šarží a expirace. Dále je třeba jednoznačně myslet na přípravu pracovišť a pravidla řazení výroby z důvodu zamezení např. nežádoucích příměsí ve výrobku. Plánování takové výroby je nutné realizovat na daleko kratší cyklus, a tudíž i významně rychleji, a to včetně případné změny plánu. Systém pro tento druh výroby musí z důvodu vícesměnného provozu zvládnout plánovat na menší časové jednotky, než jsou celé dny. Z naší zkušenosti je tato výroba častěji zatížena potřebou generovat výstupy, které požaduje legislativa.

Jakou roli hraje podle vašeho názoru správa změn (change management) při implementaci ERP systému?

Velmi zásadní. Od samého začátku výběrového řízení je klíčové věnovat pozornost tomu, jak dodavatel změnové řízení řeší a v jaké míře v jeho implementacích nastává. Lépe tak porozumíte tomu, jakou nabídku dodavatel předložil a jakou odhadovanou přesnost ceny prezentuje. Spolehlivý dodavatel si uvědomuje, jakou nese odpovědnost za čísla, která zákazníkovi předkládá, a v zásadě prezentuje, s jakou odchylkou při definovaném rozsahu projektu počítá. V takovém případě má zákazník možnost schvalovat budget nejen na implementaci samotnou, ale i na případné změny.

Dalším důležitým aspektem změnového řízení je dopad změn na celé časování implementace. V řadě případů změnové řízení nemusí nikterak zásadně ovlivnit finální cenu, ale časově odsune například nasazení systému do ostrého provozu v řádu měsíců. To může zásadním způsobem ovlivnit úspěšnost celé implementace, pokud například na základě takové změny proběhne nasazení do ostrého provozu již v probíhající hlavní sezóně zákazníka.

Změnové řízení samo o sobě nemusí znamenat nic špatného. Zákazník by ale vždy měl vědět, proč takovou změnu dělá, zda koncepčně zapadá do celého řešení a jak ovlivní průběh implementace. Z praxe vyplývá, že změnové řízení je standardní součástí projektu, nelze se mu zcela vyhnout, i když se dodavatel snaží dopady změnového řízení minimalizovat.

Jaká jsou dnes z hlediska zákaznické firmy největší rizika plynoucí ze zrušení projektu implementace ERP systému?

Kromě finančních dopadů, které vnímá prakticky každý, jsou daleko zásadnější dopady na důvěru, náladu a ochotu klíčových uživatelů pracovat se systémem, u kterého zákazník zůstane, nebo implementovat jiné řešení.

V rámci implementace komplexního ERP řešení je nutné počítat s tím, že prakticky tolik času, kolik věnuje implementaci dodavatel, věnuje implementaci implementační tým na straně zákazníka. Ve chvíli, kdy s klíčovými uživateli proběhla analytická fáze a případně dokonce již část implementace, je velmi frustrující implementaci přerušit a klíčovým uživatelům tzv. „vzít vítr z plachet“. Takoví uživatelé budou prakticky při každém dalším pokusu o implementaci sebemenšího řešení klást odpor.

K přerušení může dojít např. i kvůli obměně celého implementačního týmu zákazníka, což pak opravdu volá po „novém“ řešení. Ani to však samo o sobě nemusí být důvod k přerušení implementace. Dobře provedené změnové řízení se zajištěním odpovídajícího budgetu a dostatečnou podporou ze strany managementu projektu může zajistit, že zákazník nakonec nasadí vhodné řešení. A nejen to. Nebude ztrácet energii na analýzu skutečností, které již dodavatel zná, a synergickým efektem přenese některé znalosti na nový řešitelský tým.

Jak může robotická automatizace procesů RPA oživit starší ERP systémy? Na co by si podniky při jejím nasazování měly dát pozor?

Spousta uživatelů ERP systémů nyní v různých oblastech naráží na evidenční náročnost své agendy. Ať už hovoříme o evidenci obchodního vztahu se zahraničním zákazníkem, nebo například o dlouho trvajících účetních postupech, které většinou vedou k sestavení komplexních výstupů v omezeném čase, je potenciál RPA obrovský. Tato skutečnost vede v některých případech k úplnému upuštění od evidence informací, které mohou být pro organizaci velmi užitečné, jindy k pravidelnému obrovskému vypětí sil uživatelů např. v dobách měsíčních uzávěrek apod.

Vzhledem k tomu, že technologie RPA může být konfigurována netechnickým uživatelem (který je dnes schopen vytvářet makra tabulkového procesoru), dává společnosti do ruky velmi silný nástroj a konkrétnímu uživateli významnou kompetenci potřebnou k efektivnímu řešení efektivity daného procesu.

Za zásadní považuji skutečnost, že za každý „robotizovaný“ proces musí odpovídat konkrétní vlastník daného procesu. Tento uživatel musí být proces schopen nejen sledovat a kontrolovat, ale také rozvíjet tak, aby odpovídal vždy aktuálním potřebám společnosti, což může být pro jednotlivé uživatele nový přístup, který budou muset přijmout.

Na co by se měly organizace především zaměřit při implementaci a provozu ERP systému využívaného zaměstnanci vzdáleně? Jaká jsou největší úskalí tohoto režimu?

Prakticky vždy by se organizace měly zaměřit na to, co v jejich případě znamená „vzdáleně“. Vždy by měly jednoznačně vědět, jaké jsou jejich bezpečnostní podmínky, časové nároky na řešení incidentu, co vše se chystají provozovat vzdáleně, kdo bude správcem takového systému, jaká bude jeho časová dostupnost a co dokáže v rámci systému řešit.

Vždy je vhodné zvážit, jaký vliv na vzdálenou dostupnost má provázanost jednotlivých aplikací, jak se tyto aplikace vzájemně ovlivňují a v jakém prostředí, případně jakým protokolem spolu aplikace komunikují.

Důležité je vnímat složitost vzdáleného přihlášení pro jednotlivé uživatele a vědět, jaké skupiny uživatelů budou využívat ERP systém v souvislosti s dalšími aplikacemi.

Úskalí tohoto přístupu jsou dle mého názoru pak celkem minimální. Vždy je třeba počítat s jakousi náročností licencování nástrojů pro jednotlivé uživatele a s tím, že se prakticky vždy budeme pohybovat v prostředí MS Windows.