Software pro každého

Cloud computing otevírá nové možnosti využívání pokročilých IT služeb bez vysoké počáteční investice do vlastní infrastruktury. I menší a středně velké firmy díky tomu mají příležitost pracovat se stejnými nástroji jako jejich mnohem větší a kapitálově silnější konkurenti. Využívání softwaru formou služby (Software as a Service – SaaS) přitom umožňuje ušetřit nejen investiční náklady na nutný hardware, ale i na příslušné licence pro potřebný počet uživatelů. Přesto je vždy třeba pečlivě zvážit, v jakých případech se vyplatí SaaS a kdy je vhodnější vsadit na klasický software poskytovaný na základě licencí.

Software v datovém centru

Tradiční model, kdy jsou podnikové aplikace provozovány ve vlastním datovém centru firmy, má stále svoje přednosti a jistě nebude v brzké době opuštěn. Jde především o fakt, že jednou pořízené trvalé licence již nevyžadují opakované platby – až na případný pravidelný udržovací poplatek za aktualizace a opravy. Tento model však budou i nadále využívat především větší firmy s vlastní rozsáhlou infrastrukturou, kterým se klasický licencovaný software vyplatí více než pravidelné poplatky za všechny uživatele, kterých mohou být stovky až tisíce. Navíc se firma nemusí spoléhat na spolehlivost a dostupnost služeb dalších subjektů a zachová si plnou kontrolu nad daty, která jsou v jejích aplikacích uložena. Podnikové aplikace, které vyžadují nákladnou implementaci v datovém centru, ovšem zůstanou mimo dosah menších firem. I pro dodavatele těchto aplikací je proto výhodnější nabídnout alternativu k licencím v podobě SaaS.

První krok k SaaS

Mezistupněm mezi provozováním podnikového softwaru ve vlastním datacentru a SaaS je pořízení klasických licencí softwaru, který je ovšem provozován na infrastruktuře poskytovatele hostingových služeb. Firma díky tomu může využít hodnotu trvalých licencí, ale bez vysokých investičních nákladů na potřebný hardware a související infrastrukturu. Část investičních nákladů se tím převede na náklady provozní. Firma si přitom stále zachová značnou míru kontroly nad svými daty.
Od využívání hostingu pro firemní aplikace je už jen krůček k čerpání služeb aplikací na základě SaaS. Zákazníci služeb SaaS v podstatě sdílejí jádro podnikové aplikace, kterou její dodavatel permanentně upravuje a vylepšuje, zatímco profily konfigurace a data jednotlivých zákazníků jsou uloženy odděleně, což umožňuje alespoň omezenou kustomizaci aplikací podle konkrétních procesů a požadavků firem. Předplatné podnikových aplikací, čerpaných formou SaaS, zahrnuje možnost použití funkcí softwaru pro určitý počet uživatelů, všechny aktualizace a opravy i technickou podporu. Firma se přitom vůbec nemusí starat o pořízení a provoz infrastruktury, na které předplacené aplikace běží. Z toho vyplývá i důležitá výhoda v možnosti prakticky okamžitě nasadit potřebný software pro další zaměstnance – bez nutnosti řešit licence a cokoli jiného než prosté navýšení předplatného. A platí to samozřejmě i naopak – rozsah předplatného lze snížit podle aktuálního počtu uživatelů, aniž se firmě hromadí nevyužívané licence softwaru.

Hlavní výhody SaaS

Jako software poskytovaný formou SaaS lze označit prakticky jakoukoli aplikaci využívanou v okně internetového prohlížeče a provozovanou v datovém centru poskytovatele SaaS. Jelikož firma využívající SaaS nepotřebuje ani datové centrum, ani licence konkrétního softwaru, může přístup k funkcím pokročilých firemních aplikací, poskytovaných na základě předplatného, získat prakticky kdokoli. Mimo finanční dostupnost má ovšem SaaS pro menší firmy i několik dalších výhod:

• Minimální finanční rizika: Firma využívající SaaS nemusí investovat do hardwarové infrastruktury a může těžit z předvídatelnosti a plánovatelnosti nákladů na používání podnikových aplikací. Předplatné pokrývá všechny náklady – bez dalších poplatků za údržbu či aktualizace.
• Snadné nasazení: Začít s využíváním podnikových aplikací formou SaaS nevyžaduje zdlouhavý a nákladný implementační projekt. Zpravidla stačí jen jednoduchá registrace na internetu, rychlá konfigurace produktu a uživatelé mohou začít pracovat.
• Volitelná úroveň služby a podpory: Mnoho poskytovatelů SaaS řešení nabízí několik úrovní samotné služby i poskytované technické podpory. Úrovně se mohou lišit maximálním počtem uživatelů, kapacitou pro ukládání dat a samozřejmě i rozsahem funkcí. Často je navíc k dispozici i základní, bezplatná verze cloudového softwaru s omezenou funkcionalitou, která ovšem může zcela uspokojit potřeby malé firmy. Navíc je možné kdykoli přejít na vyšší úroveň služby, pokud to rostoucí nároky firmy a uživatelů vyžadují. To samé platí i pro technickou podporu poskytovanou provozovatelem aplikace.
• Vysoká úroveň zabezpečení: Pokud velké firmy označují cloud computing za značné riziko z hlediska dostupnosti kritických systémů a zabezpečení dat, pro malou firmu platí přesný opak. Technologické zázemí a podpora, jakou aplikacím zajišťuje profesionální poskytovatel SaaS služeb, je s rozpočtem malé či středně velké firmy zcela nedosažitelná. Proto je pro menší organizace SaaS cestou k mnohem větší úrovni dostupnosti a zabezpečení podnikových aplikací.
• Mobilita: Aplikace poskytované formou SaaS jsou nejčastěji dostupné prostřednictvím internetového prohlížeče, tedy z jakéhokoli místa s dostupným internetovým připojením a z kteréhokoli zařízení. K podnikovým aplikacím se dostanou zaměstnanci v kanceláři, na cestách i z domu a mohou snadno sdílet data i informace s kolegy.
• Soběstačnost: Provoz aplikací poskytovaných formou SaaS plně zajišťuje dodavatel služby, takže se firma zcela obejde bez vlastního týmu na správu IT. Pro malé firmy, které nemají správce IT nebo disponují jen velmi malým týmem IT podpory, je tato výhoda SaaS obzvlášť důležitá.

Přechod na SaaS

Když zmiňujeme výhody SaaS, musíme se zastavit také u rizik, jaká může tato služba pro firmu znamenat. Pokud jde o náklady, je třeba si skutečně pečlivě ohlídat, co všechno firma v rámci zvolené úrovně předplatného dostane. Nejsou zde skryté poplatky za import či zálohování dat? Lze počet uživatelů upravovat průběžně (měsíčně), nebo jen v delších (ročních) intervalech? Jaké jsou možnosti integrace zvolené služby s dalšími podnikovými systémy a co se stane s daty, pokud se firma rozhodne předplatné ukončit a přejít na jinou službu? Zpravidla je možné snadno přejít na vyšší úroveň SaaS služby, ale umožňuje poskytovatel zvolenou úroveň také snížit? A jaké garance dostupnosti aplikací a zabezpečení dat provozovatel SaaS služby nabízí?
Formou SaaS lze poskytovat prakticky jakoukoli podnikovou aplikaci, ať už je o ERP, CRM, HR, správu dokumentů či jakýkoli jiný klíčový systém.
Ovšem než se menší firma rozhodne pro nasazení pokročilé podnikové aplikace, předplacené jako SaaS, měla by si především zodpovědět otázku, zdali její nároky na funkcionalitu či robustnost plánovaného řešení již překonaly možnosti klasických softwarových systémů určených pro menší a středně velké firmy. Především v dlouhodobém hledisku se navíc mohou náklady na aplikaci čerpanou formou předplatného vyrovnat, nebo dokonce přesáhnout náklady na klasický, licencovaný software. Aplikace provozované v cloudu také nelze využívat bez připojení k internetu, proto je třeba prověřit nejen současné připojení firmy, ale také zvážit záložní možnosti připojení pro případ výpadku primární konektivity. Stejně tak je důležitá kvalita internetového připojení pro uživatele pracující mimo organizaci či z mobilních zařízení. Než se firma pustí do nasazení aplikace čerpané formou SaaS, rozhodně by si měla během bezplatného zkušebního období, které většina poskytovatelů nabízí, ověřit, zdali zvolená aplikace skutečně odpovídá očekáváním.