CIO nejsou cizí zdlouhavé, spletité schvalovací procesy. Pokaždé, když chtějí přivést nového dodavatele IT, musí projít několika úrovněmi schválení: zadání veřejné zakázky, právní předpisy, soulad s předpisy a další. Začlenění nového dodavatele IT může trvat tři až šest měsíců a během této doby běží čas. Ať už je účelem začlenění dodavatele řešení jakéhokoli problému, ten se jen zhoršuje.
Co se dozvíte v článku
Mezitím se zdá, že trend směřuje ke složitějšímu a více zatěžujícímu schvalovacímu procesu. Je to částečně kvůli zvýšeným rizikům a většímu počtu předpisů o ochraně soukromí a souladu s předpisy (compliance), ale neustále roste také počet požadovaných kontrol a autorizací.
Video ke kávě
Máte čas na rychlé a informativní video?
Podle Vince Kellena, CIO na University of California v San Diegu, bývají problematické doložky o odškodnění spojené s kybernetickou bezpečností ve smlouvách. To, co je požadováno pro kybernetickou bezpečnost, se může lišit podle dodavatele, ale středem pozornosti jsou zde podle něj více služby, které sídlí v datových centrech.
Konečně, vyjednávání a revize smlouvy mohou trvat několik měsíců, protože právní týmy upravují jazyk a podmínky, které jsou vhodné pro obě strany.
Někdy, když CIO tyto překážky překonají, může být na skutečné využití nového dodavatele příliš pozdě.
Zde jsou podle odborníků kroky, které mohou CIO podniknout, aby zefektivnili začleňování IT dodavatelů.
Využijte automatizaci
„Automatizace je nejúčinnější zbraní, kterou může IT využít k integraci nových dodavatelů IT technologií,“ říká David Linthicum, ředitel cloudové strategie společnosti Deloitte Consulting LLP. Tento postup lze využít k automatizaci základních procesů, které jsou obvykle manuální, jako je zajištění podpisu dohod nebo prověrky všech inženýrů, kteří musí být na místě.
Automatizace také zajišťuje, že jsou vyřešeny procesy shody, jsou vyplněny fakturační a daňové formuláře a dodavatelé IT jsou zapojeni do splatných procesů, včetně přijatelných formátů elektronických faktur a možností platby.
Zaveďte systém pracovních postupů
Častým „úzkým hrdlem“ v procesu náboru dodavatelů je samotný pracovní postup. Mnoho společností stále spoléhá na e-maily, zprávy Teams nebo Slack nebo jiná ruční připomenutí, aby jejich prostřednictvím posílaly papíry, ověřily informace nebo dokončily další úkoly spojené s náborem.
Lexmark ke správě svých pracovních toků používá ServiceNow, což zjednodušuje proces zavádění, říká Vishal Gupta, SVP, hlavní technologický a informační ředitel společnosti Lexmark. To eliminuje ruční přesuny, které při náborech mohou spotřebovávat cenný čas.
Stanovte standardy technické integrace
Registrace dodavatele může také chvíli trvat, pokud se jeho technologie neintegruje. Segment vzdělávání má standardy pro některé formy integrace, jako je integrace dat, které mohou proces zefektivnit, tvrdí Kellen z UCSD. „Pokud de facto existují průmyslové standardy, jděte do nich,“ řekl.
„Všude, kde je to možné, tlačte dodavatele k tomu, aby upřednostňovali novější integrační techniky před těmi staršími,“ říká Kellen. To může například zahrnovat moderní integrační metody, které umožňují streamování dat, jako je Kafka. Tyto techniky jsou obvykle levnější než RESTful API, které jsou oblíbené u klasických dodavatelů ERP.
„Přimět dodavatele, aby přijali nejmodernější techniky a (používání) standardů, zjednodušuje proces registrace,“ řekl. To se obvykle týká výrobců softwaru, ale i dodavatelé hardwaru dnes mají služby, které je třeba integrovat se stávající technologií, dodal.
Zvažte smluvní konsorcia
Podle Kellena z UCSD mohou proces náboru dodavatelů urychlit také předem sjednané smlouvy. Veřejný sektor má často konsorcia, která předem vyjednávají smlouvy, díky čemuž jsou pro úředníky pro zadávání zakázek atraktivnější.
Chcete dostávat do mailu týdenní přehled článků z CIO Business Worldu? Objednejte si náš mailový servis a žádná důležitá informace vám neuteče. Objednat si lze také newsletter To hlavní, páteční souhrn nejdůležitějších článků ze všech našich serverů. Newslettery si můžete objednat na této stránce.
Menším organizacím, které nemají přístup ke konsorciím, Kellen doporučil ponechat si právního poradce, který může vyjednat počáteční dohodu. Veškerou práci provedenou po podpisu původní smlouvy lze provést za těchto podmínek. I když to může na začátku prodloužit jednání, může to zajistit, že společnosti později nenarazí na žádné nepředvídatelné důsledky, řekl.
Klasifikujte dodavatele
Dalším způsobem, jak urychlit začleňování IT dodavatelů, je klasifikovat dodavatele do vrstev a poté na ně aplikovat příslušné schvalovací činnosti.
„Organizace a IT oddělení by při náboru dodavatelů neměly uplatňovat jednotný přístup,“ řekl Steven Jeffery, hlavní ředitel výzkumu v Info-Tech Research Group and Software Reviews. „Klasifikace nebo vrstvení vašich dodavatelů v rámci procesu náležité péče vám pomůže identifikovat vaše skutečné strategické, operační, taktické, komoditní či Tier 1, Tier 2, Tier 3 dodavatele.“
Předvídejte budoucí potřeby
I když nikdo nemůže zcela předvídat budoucnost, předvídat potřeby společnosti předem a zahájit proces nákupu co nejdříve může znamenat mnohem kratší dobu nástupu. Organizace může oslovit preferovaného dodavatele a například za dva roky mu dát vědět, že přichází RFP.
„Pokud dostanou včasné upozornění, mohou se připravit tak, aby docházelo k méně zpožděním,“ řekl Kellen z UCSD. „Chce to jen dobré plánování ze strany společnosti, aby se dodavatel připravil na to, co děláte.“
CIO Business World si můžete objednat i jako klasický časopis (v tištěné i v digitální podobně) Věnujeme se nejnovějším technologiím a efektivnímu řízení podnikové informatiky. Přinášíme nové ekonomické trendy a analýzy a zejména praktické informace z oblasti podnikového IT se zaměřením na obchodní a podnikatelské přínosy informačních technologií. Nabízíme možná řešení problémů spojených s podnikovým IT v období omezených rozpočtů. Naší cílovou skupinou je vyšší management ze všech odvětví ekonomiky.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU