Šest tipů, jak nejlépe využít omezený rozpočet

Vedoucí pracovníci v oblasti IT, kteří se snaží řídit růst podniku prostřednictvím investic do technologií, jsou často zatíženi rozpočty, které znesnadňují jejich úkoly spočívající ve zvyšování úrovně a zisku. Zdá se, že rok 2023 nebude jiný.

Navzdory odhadovanému navýšení rozpočtů na IT pro rok 2023 v průměru o 5,1 % poukazuje analytická společnost Gartner na předpokládanou 6,5% celosvětovou inflaci, pokračující tlak na talenty a přetrvávající problémy s dodávkami jako trojí hrozbu pro schopnost CIO realizovat čas na zhodnocení pro jejich investice do technologií v letošním roce, jak vyplývá průzkumu Gartner CIO and Technology Executive Survey pro rok 2023, který shromáždil údaje od 2 203 CIO v 81 zemích a všech hlavních průmyslových odvětvích.

I když někteří tvrdí, že ať je přidělen jakýkoli rozpočet, nikdy se nezdá dostatečně velký, není to realita. Bez ohledu na to, zda získáte malý nebo velký rozpočet na IT, mohou lidé s rozhodovací pravomocí v oblasti technologií jeho dobrou správou efektivně využít zdroje své organizace k poskytování velkých obchodních výhod. Abychom jim v tom pomohli, zde jsou tipy, jak co nejlépe využít svůj rozpočet na IT, od vedoucích pracovníků v oblasti IT z různých geografických oblastí a odvětví.

Založte svá rozhodnutí na hodnotě příjmů

Ti CIO, kteří nedosahují podstatného navýšení svých rozpočtů, pravděpodobně začnou přemýšlet, kde potřebují snížit náklady – konkrétní projekt, lidské zdroje, určité zakázky – tak, aby byli schopni utrácet v oblastech, na které se zaměřují. Saurabh Mittal, technický ředitel společnosti Piramal Capital & Housing Finance se sídlem v Bombaji, zde chce, aby vedoucí IT pečlivě rozlišovali.

„Vedoucí podnikových technologií musí rozlišovat mezi náklady a investicemi, pokud chtějí ze svých omezených rozpočtů vytěžit maximum. Oblasti, kde IT lídři utrácejí peníze, ale nemají na to žádný vliv, jsou jednoznačně náklady, zatímco investice jsou tam, kde nyní utrácejí peníze, aby později získali mnohonásobné výnosy,“ říká. „Technologičtí lídři by měli mít tuto jasnou segregaci a poté aktivně, vědomě snižovat dlouhodobé náklady a zvyšovat investice.“

Přečtěte si také:

Jak poznáte, že už s tím máte seknout

Samozřejmě, že toto rozlišení může být náročné a je to dovednost, jejíž vývoj může nějakou dobu trvat, říká Mittal, jehož společnost zaujímá k transformaci poskytování úvěrů přístup založený na technologiích a cloudu.

„Chvíli mi trvalo, než jsem si uvědomil, jak správně zvolit technologie. Jaké systémy mít a jak je mít, může ovlivnit vaše dlouhodobé náklady. CIO si například mohou koupit hotový systém, který dnes stojí X na licenčních poplatcích a 20 % X každý rok, pokud jej používají, nebo se mohou rozhodnout postavit systém způsobem, kdy místo X vynaloží 1,5násobek nákladů a dlouhodobé provozní náklady jsou pouze 2 % místo 20 %,“ říká. „Udržování dlouhodobých nákladů na co nejnižší úrovni vám vždy vytvoří stále více prostoru pro efektivní investice.“

Bob Cournoyer, vrchní ředitel pro datovou strategii, BI a analytiku ve společnosti Estes Express Lines se sídlem v Richmondu ve Virginii, objasňuje, jak rozlišuje mezi náklady a investicemi. „Většinu svých rozhodnutí o rozpočtech dělám na základě hodnoty výnosů – jakou hodnotu podniku přinese investice do konkrétní technologie,“ říká.

Pro společnost zabývající se nákladní dopravou je business intelligence (BI) jednou z oblastí, kde může mít IT zásadní vliv.

„Máme telematická zařízení běžící na našich traktorech ve skladu, tablety běžící na našich vysokozdvižných vozících a vícerozměrové skenery, které skenují náklad, a to vše nám poskytuje zásadní obchodní inteligenci,“ říká Cournoyer, který nedávno reorganizoval datové operace Estes kolem logické datové struktury, aby lépe sloužila svým zákazníkům. „Zde samozřejmě nebudeme omezovat investice. Investuji do těch oblastí podnikání, které přinášejí výnosy na stůl. Podle mě jde o to, jak můžeme nahradit starou technologii novější technologií, která bude agilnější a nákladově efektivnější.“ 

Vytvořte jasnou technologickou vizi

Mít jasnou představu o tom, kde se nacházíte a kam směřujete, pomáhá uvést vše na pravou míru. Jak říká Madhumita Mazumderová, GM-ICT v australské cestovní kanceláři Journey Beyond: „Pokud máme správný strategický plán pro IT oddělení, který je v souladu s vizí organizace, můžeme dosáhnout věcí v rámci rozpočtu a vypořádat se s polovinou problémů, které by mohly vzniknout za šest měsíců nebo za rok.“

Přečtěte si také:

Sedm způsobů, jak zničit svoji reputaci lídra IT

Jako příklad tohoto přístupu Mazumdarová říká: „Máme naprostou jasno v prosazování strategie cloud-first. Vize mít 100% cloudovou infrastrukturu nám umožnila výrazně snížit náklady na naše datová centra třetích stran, protože jsme je [data] migrovali do našeho cloudového prostředí.“

Podobně má Mazumdarová jasno v debatě o outsourcingu versus insourcingu. „Jsem velkým fanouškem insourcingu a podpory rozvoje týmu, který bude věci přebírat interně. Například interní tým zajišťuje 100% záplatování všech mých síťových zařízení včas. K opravě dochází v liché hodiny, když firma není v provozu. Pokud je to outsourcováno, koordinace s dodavatelem je velmi obtížná a existuje velká šance, že se věci pokazí,“ říká. „Vzhledem k tomu, že interní tým pracuje společně s dodavatelem ve 23:00, zdá se mi to jako plýtvání, když místo placení za obojí bych mohla platit pouze za interní zdroj.“

Schopnost předvídat vnější náklady, jako jsou tyto, je klíčem k zajištění dostatečného rozpočtu na pokrytí lepších sázek, říká Mazumdarová.

„Tato srozumitelnost s ohledem na technologický plán může řediteli IT umožnit předcházet plýtvání výdaji a efektivněji využívat ušetřený kapitál,“ uzavírá.

Využijte své vyjednávací schopnosti na maximum

Vyjednávací schopnosti byly vždy důležité pro úspěch v roli business-technology. Kvůli úspoře kapitálu na ně budou muset IT lídři v novém roce spoléhat stále více.

Přečtěte si také:

Chybějí vám lidi? Najděte skryté IT talenty ve své organizaci!

„Když dojde k obnově smluv o údržbě, pomůže to vrátit se ke stolu a usilovně vyjednávat za účelem racionalizace sazeb,“ říká Cournoyer, který dává přednost využití odborných znalostí od společnosti Gartner před zahájením jakýchkoli jednání, ať už jde o obnovení smluv o údržbě nebo pořízení jakéhokoliv nového technologického řešení.

„Jako partner Gartneru dostáváme tipy od jejich analytiků, které se mohou týkat převládajícího cenového rozpětí konkrétního řešení v celém odvětví, určitých pokynů k němu nebo dokonce rady ohledně nákupu doplňkových produktů. To nám poskytuje určité mantinely při jednání s poskytovateli služeb a řešení a pomáhá šetřit kapitálové výdaje,“ říká.

Dalším přístupem ke snížení spirálovitých nákladů by podle Vijaye Sethiho, předsedy technologicky založené mentorské platformy MentorKart a bývalého CIO společnosti Hero MotoCorp, bylo „uzavření dlouhodobých (tříletých) smluv s dodavateli. Protože se náklady vyjednávají na delší období, chtějí ředitelé IT získat lepší slevy.“

Kupujte pouze to, co používáte Vedoucí podnikových technologií stále více přecházejí od monolitických k modulárním aplikacím. „První varianta je nejen drahá, ale také nedosahuje hodnoty, kterou slibuje. Zatímco CIO provádějí přechod na modulární [aplikace], aby ušetřili náklady, tento přechod, pokud není dobře promyšlen, může zmařit samotný účel,“ říká Cournoyer.

Dobrým příkladem jsou velké položky, jako jsou systémy ERP, říká.

„Viděl jsem mnoho prodejců ERP, kteří se snažili svá řešení zabalit atraktivně, aby si je mohli koupit ředitelé IT. Jejich argumentem je, že CIO by měli investovat do celého řešení za zvýhodněnou cenu, i když nemusejí implementovat všechny moduly najednou,“ říká.

Pište pro CIO Business World

Máte dobré nápady, máte co říct? Chcete se podělit o své znalosti se čtenáři CIO BW?

Je tu ideální příležitost. V redakci neustále hledáme externí autory, kteří rozšíří náš záběr. Nabízíme možnost publikací zajímavých článků nejen na webu, ale také v našem tištěném magazínu. Pokud máte zájem, ozvěte se šéfredaktorovi na e-mail: radan.dolejs@iinfo.cz

V takových případech je prodejní motiv takový, že CIO může nyní maximalizovat hodnotu podmnožiny modulů a poté se prodejce může vrátit později a implementovat ostatní moduly, kdykoli bude chtít. „Tento přístup je chybný, protože CIO stále platí za věci, které nepoužívají, jen aby získali slevu z ceny, a přitom blokují svůj kapitál,“ říká Cournoyer.

Průběžně vyhodnocujte svou infrastrukturu, projekty

Software tvoří hlavní část nákladů na IT infrastrukturu organizace. CIO proto musí vyhodnotit, zda je nasazený software optimální využití či nikoli. „Poskytovatelé cloudových služeb neustále přicházejí s lepšími plány, které jsou lepší, rychlejší a levnější. Přechod na ně pomáhá ušetřit náklady,“ říká Mazumdarová, která nedávno převedla Journey Beyond na cloudovou komunikační platformu pro své kontaktní centrum.

„CIO by si také měli klást otázky jako: ‚Využíváme vše, co jsme nasadili? Jsme na správné cloudové platformě? Jaká je naše strategie zálohování? Jaké úložiště máme?‘ Dnes je na trhu k dispozici spousta cenově výhodných úložných řešení, která ředitelům IT umožňují ukládat obrovské množství informací téměř za nic,“ říká.

Na úrovni projektu existuje také několik skrytých nákladů, které lze výrazně snížit, říká Sethi z MentorKart.

Přečtěte si také:

Textový ChatGPT už je zastaralý, co jej nahradí?

„Projekt se může zpozdit, což vede k tomu, že CIO bude platit další poplatky za poradenství. Mohou také vzniknout dodatečné náklady v důsledku pomalého rozhodování, nedostupnosti uživatelů, častých změn požadavků nebo dokonce nedostatečné kompetence členů týmu, což vede k mnoha přepracováním. Množství skrytých nákladů je obrovské, a pokud je dobře kontrolováno, mohlo by to vést k významným úsporám, čímž by CIO zbyly peníze na inovativní projekty,“ říká.

Využijte fázovaný přístup

I když mohou být CIO přiděleny rozpočty na důležité iniciativy, museí být se svými financemi šetrní. To lze provést posouzením, zda lze k projektům přijmout fázovaný přístup. „CIO musí posoudit, zda lze zásadní celopodnikový projekt nejprve zavést pouze do několika oddělení nebo lokalit a poté jej postupně rozšířit na další oddělení nebo lokality,“ říká Sethi. „Může být například odloženo obnovování starých notebooků nebo by místo výměny všech starých notebooků bylo možné v některých případech přidat RAM a prodloužit životnost aktiv o rok nebo dva?“

Strategie odkladu, jako jsou tyto, mohou pomoci vyčlenit rozpočet pro inovativnější iniciativy zaměřené na dosažení nejvyšších obchodních cílů a umožnit IT lídrům skromně inovovat, i když jsou rozpočty omezené.