Řízení know-how

Řízení know-how, či obecněji řízení znalostí (knowledge management), by mělo být spojeno s plánováním kariérního růstu zaměstnanců, plánováním školení, alokací pracovníků na jednotlivé projekty a pochopitelně s náborem pracovních sil.

Jedním z podpůrných nástrojů pro řízení znalostí je systém řízení know-how. Jeho cílem je identifikovat a standardizovat nezbytné znalosti pro zajištění kvalitní produkce a využít této standardizace především pro zefektivnění správy lidských zdrojů - jinými slovy, cílem systému know-how je popsat požadované znalosti.

Pro popis znalostí používáme mechanizmus specializací a elementů know-how, které jsou navázány na typové role zaměstnanců. Základní stavební kameny systému know-how jsou:

• Typové role zaměstnanců - například obchodník, vývojář, účetní, konzultant.

• Specializace - specializace je ucelená skupina znalostí nezbytná pro konkrétní práci (typovou roli). Specializaci obvykle dále dělíme do několika stupňů, které vyjadřují míru odbornosti (junior, senior, expert).

• Elementy know-how - element know-‑how je základním stavebním prvkem v sy­stému. Elementy know-how jsou navrženy tak, aby bylo možné je snadno popsat, školit a měřit (ověřit, že zaměstnanec znalost ovládá). Jeden takový element je zpravidla využitelný ve více specializacích.

Jako příklad může sloužit zjednodušený příklad použití know-how systému pro roli konzultanta. O jednotlivých úrovních je evidována řada informací:

• Role - pro každou roli existuje její krátký popis (použitelný například do inzerátů), seznam požadavků na zaměstnance, podrobnější popis náplně činnosti.

• Specializace - popis specializace rozšiřuje základní popis role. Popis náplně činnosti také zpravidla odpovídá míře odbornosti (jiné úkoly jsou očekávány od juniorů, jiné od expertů). Na úrovni specializací doporučujeme evidovat přehled certifikací, seznam školení.

• Element know-how - k jednotlivým elementům je evidována stručná charakteristika elementu (jak zmiňuji výše, element know-‑how musí být snadno popsatelný, školitelný a měřitelný). K elementům je možné evidovat i seznam doporučených školení. Například:

• Prezentační dovednosti 1 - zaměstnanec má schopnost vystupovat před publikem, ovládá základní prezentační dovednosti (postoj, vyjadřovací schopnosti, kontakt s publikem...). Zaměstnanec je schopen prezentovat podle připravených podkladů. Doporučené školení: Prezentační dovednosti.

• Prezentační dovednosti 2 - zaměstnanec má schopnost připravit prezentaci podle konkrétní situace a potřeb zákazníka.

Práce se zaměstnanci v systému know-‑how je pak relativně jednoduchá - každý zaměstnanec má svůj osobní znalostní profil, v němž jsou evidovány přiznané specializace, včetně data přiznání a garanta, který ověřil, že zaměstnanec splňuje podmínky pro přiznání specializace.

Hlavní přínosy

Systém know-how má velké využití v řadě firemních procesů. Jsou to například:

• Nábor - díky systému know-how lze velmi precizně specifikovat požadavky na nové zaměstnance. U uchazečů lze snadno ověřit, jestli požadované znalosti mají, nebo ne. Pokud je nemají, lze snadno naplánovat cíleně zaměřené školení pro vybrané uchazeče.

• Správa zaměstnanců - ke každému zaměstnanci lze evidovat strukturovaný přehled jeho znalostí (včetně certifikátů, pracovních povolení, lékařských prohlídek a jejich platnosti).

• Umisťování zaměstnanců na projekty - díky systému know-how mají zadavatelé­ projektů možnost velmi dobře specifikovat, jaké zaměstnance pro projekty potřebují. Díky profilu know-how každého zaměstnance lze snadno získat přehled všech zaměstnanců, kteří požadavky splňují.

• Plánování a řízení kariérního růstu - zaměstnavatelé i zaměstnanci mají jasný podklad pro plánování kariéry. Zaměstnanci se snadno dozví, jaké znalosti jim chybí, jaká školení mají absolvovat, jaké certifikáty mít, aby mohli získat lepší postavení.

• Plánování školení a vzdělávání zaměstnanců - firma musí sledovat nové trendy a těm přizpůsobovat podporované know-how. Podle trendů a podle skutečného know-how lze plánovat školení zaměstnanců a/nebo skupin zaměstnanců.

Nasazení systému

Zavádění systému know-how je dlouhodobá činnost - je to projekt na několik měsíců i let. V rámci zavádění je potřeba se soustředit na několik aktivit (které mohou probíhat i částečně paralelně):

• Popis systému know-how - v souladu se strategií podniku je nutné definovat, jaké know-how je pro společnost důležité či jaké od svých zaměstnanců očekává. Při popisu know-how nesmíme zapomínat na:

• Rozumnou míru podrobnosti - popis know-how je potřeba napsat tak, aby byl dobře použitelný a snadno se udržoval;

• Budoucnost - situace na trhu se neustále mění, proto je potřeba přihlédnout k předpokládanému vývoji podniku v čase a tomu přizpůsobit popis know-how.

• Umístění zaměstnanců - již při popisu systému know-how je nutné uvažovat o umístění zaměstnanců do tohoto systému, tzn. o vytvoření vazby zaměstnanec - požadované know-how.

• Ověření znalostí - pro ověření skutečných znalostí zaměstnanců lze aplikovat metodu screeningu znalostí. Je nutné porovnat očekávané know-how zaměstnanců s jejich reálnými znalostmi a dovednostmi. Toto lze provést formou testů, rozhovorů s nadřízenými, praktickým ověřením znalostí na projektech atp.

• Zavedení systému know-how - v návaznosti na předchozí kroky (zejména na ověření znalostí zaměstnanců) lze realizovat první kroky k zavedení systému know-how. Porovnáním skutečných a požadovaných znalostí lze naplánovat doškolení zaměstnanců, identifikovat adepty na získání certifikátů či zahájit plánované řízení kariéry.

Dle našich zkušeností je podstatné (minimálně na úrovni rolí) definovat garanty za systém know-how, kteří budou zodpovědní za jeho definici a následující rozvoj.

Řízení know-how může nejefektivněji fungovat jako samostatná součást podnikových informačních systémů, kde jsou řízeny všechny firemní procesy (včetně obchodu, marketingu, správy lidských zdrojů a správy majetku).

Autor pracuje ve společnosti Unicorn jako Product Sales Manager.