Renesance EDI má snadno uchopitelné benefity...

Elektronická výměna obchodních dokladů EDI (Electronic Data Interchange) je historicky spjata zejména s oblastí automobilového průmyslu či rychloobrátkového zboží. Dnes jsou realitou další obory. Nově její kouzlo objevili i lídři mezi tuzemskými internetovými prodejci v čele s Mall.cz, Datart či Alza. Co za tím stojí, si řekneme v rozhovoru s Davidem Reichelem, ředitelem divize eBusiness společnosti CCV Informační systémy a architektem českého konsolidačního centra ORION EDI, které každý měsíc zpracuje a přenese tisícům protistran na miliony elektronických faktur a dalších dokladů.

Jaké jsou rozdíly EDI oproti elektronické fakturaci?

V případě EDI dokladů se bavíme o strukturovaných datech, nikoliv o obrázku typu PDF zasílaném emailem. Podstatou EDI je automatická výměna obchodních dokladů z informačního systému jedné strany do informačního systému protistrany. 

EDI bývalo často zatracováno jako složité nebo zastaralé. Toto je však povrchní pohled někoho, kdo viděl EDIFACT strukturu, která na první pohled není srozumitelná. Už patnáct let třeba děláme EDI XML. Ale EDI není o struktuře, je hlavně o obsahu, který může mít různou formu a o procesech, které pokrývá. A právě aspekt globálního standardu nad procesy obchodu a logistiky, nejen fakturace, z něj dělá něco více.

Plně chápu, že člověk z IT se raději přikloní k nějaké své XML struktuře. V moderních ERP takový dokument velmi snadno „načte“ do systému. Bohužel nedohlédne při tvorbě struktury, že tímto způsobem využije komunikaci pouze s několika málo obchodními partnery. Často se tak pro každého obchodního partnera implementuje proprietární rozhraní, XML, textový soubor apod. Jenže to už tady bylo, a právě proto se začalo zavádět EDI.

Pokud by ten „ajťák“ tušil, že díky EDI naimplementuje třeba i XML nebo jinou strukturu skutečně jen jedenkrát a o zbytek se postará samotné EDI řešení, nebo v dnešní době spíše poskytovatel nějakého konsolidačního centra EDI, a díky tomu dokáže komunikovat s tisícovkami zahraničních partnerů používajících třeba EDIFACT, s tisícovkami tuzemských partnerů, používajících nějakou podobu normy EANCOM, ale klidně i s partnery, kteří třeba umí jen fakturu v ISDOC. Prostě je to jedno a nemusí to dále řešit. Protože toto vše, co představuje přenos dokladů ve strukturovaných datech, můžeme z  významu anglické zkratky nazvat EDI.

Takže si pleteme pojmy?

Když u nás mluvíme na půdě asociací, ve státní správě nebo v poradních orgánech Evropské komise o „elektronické fakturaci“ ve strukturovaných datech, tak je to trochu nepřesné. Je to jen jeden z procesů, který vám může stačit v případě služeb. Pokud máte ale zbožové faktury, tak je to málo. Ve skutečnosti všichni chceme plnohodnotné procesní EDI, tedy výměnu dat v nějakých definovaných strukturovaných formátech, díky nimž si systémy budou rozumět. A to je právě EDI.

Zejména zbožové faktury jsou procesně vázány na další doklady...

Přesně tak. Elektronická faktura je pouze jeden samostatný doklad, který řeší pouze fakturaci a nic jiného. Má velké, ale přesto omezené přínosy. Oproti tomu EDI je právě procesní. Může pokrýt elektronickou výměnu všech obchodních a logistických dokladů. Od zalistování zboží, přes objednávky, dodací listy, faktury až po různá avíza a upozornění. V praxi se u nás využívá více než tucet těchto zpráv.

Jaké jsou benefity zavedení elektronické výměny dokladů, z nichž mohou firmy těžit?

Je jich celá řada. Zrychlení oběhu dokumentů a s tím spjaté lepší cash-flow, lepší informovanost, případně i vyšší obrátkovost zboží. Dále finanční úspory spojené se životním cyklem fyzických dokladů, myšleno tisk a náklady na doručení, tedy obvykle poštovné. A nesmíme zapomenout ani na úspory na lidské síle potřebné k jejich zpracování na obou stranách. Likvidace faktur pak probíhá většinou bez zásahů lidské ruky. Pro většinu firem je to až nepředstavitelné, pak jsou nadšení, že to opravdu funguje. V neposlední řadě mezi přínosy patří i zamezení chybovosti, která vzniká při manuálním zadávání údajů.

Přes tyto nesporné výhody ale stále řada oborů zůstává u papírů. Proč třeba internetové obchody začínají ve velkém využívat až nyní?

EDI bylo historicky poměrně drahou investicí. Nyní je už řadu let dostupné i přes EDI providery formou služby bez počátečních investic a s řadou dalších výhod a zjednodušení. Samozřejmě si můžete budovat vlastní EDI řešení a provozovat vlastní sítě, ale proč byste to dělali? Role poskytovatelů je právě v tom, aby klienta zbavila zbytečných starostí. Když chcete jezdit MHD, tak vám taky stačí lístek a nemusíte si pořizovat hned celý autobus.

Jde jen o to, že tam, kde EDI rozšířeno nebylo, musela být překonána počáteční nedůvěra a zažité mechanismy. Tento zlom přišel nyní u internetových obchodů, které ke kompletní elektronizaci mají svou podstatou blízko.

Jinak objektivní omezení nejsou. EDI se opírá o existenci mezinárodní normy EDIFACT, která je běžně používaný a multioborový standard, zastřešující národní a oborové podmnožiny. Konsolidační centra EDI jsou dnes propojena bez ohledu na hranice a bez problémů si dnes poradí s libovolným formátem dokladů, které umí přeložit a zaslat v jiném formátu či národním subsetu další protistraně. Také se starají například o důvěryhodnou archivaci či zajištění stálého legislativního souladu dokladů.

Jaké typy elektronických dokladů internetové obchody aktuálně využívají?

Počáteční zavádění EDI většinou zahrnuje faktury (INVOIC), objednávky (ORDERS) a avíza dodávek (DESADV). Internetové obchody tak využívají možnosti, kdy se hned aplikují základní zprávy, díky kterým se v krátké době dosáhne největších přínosů. Následně se podle konkrétní situace přidávají další EDI zprávy a tím se zefektivňují i další procesy.

Těmi přitom mohou být například ORDRSP, tedy potvrzení objednávky, ve které dodavatel zákazníkovi v odpovědi na jeho objednávku sděluje, jaké zboží je schopen dodat a případně kdy a jaké nikoli, nebo jen v omezeném množství. Do budoucna je pak zde velký a doposud nevyužitý potenciál i v oblasti zalistování zboží. Jde o dlouhodobé téma, které navzdory různým možnostem skoro všichni řeší pomocí tabulek v Excelu, které pak v různých verzích spravuje marketing, obchodník nebo logistik.

______
David Reichel (nar. 1972) je uznávaným odborníkem na elektronickou výměnu dat (EDI). Je spolupracovníkem oborových asociací a působí v řadě expertních skupin k elektronické komunikaci. V roce 2001 stál jako architekt řešení a vedoucí projektu ve společnosti CCV Informační systémy u zrodu EDI ORION. Od roku 2006 zde zastává pozici ředitele divize eBusiness.