Procesní řízení lidských zdrojů

Jsou to IT manažeři nebo naopak uživatelé respektive zaměstnanci, kdo určuje směřování současných IT systémů? Kdo je z tohoto pohledu konzumentem moderních prostředků pro vedení podnikové agendy a co je považováno za úspěch? Svět v roce 2008 je rozhodně jinde v posuzování výhodnosti a utěšenosti stavu podnikových procesů, zejména pak pokud jde o řízení lidských zdrojů.

Právě v této oblasti bylo a často ještě je hlavním úkolem zvládnout stále složitější agendu související s naplněním předpisů legislativy a změn v daňových sazbách. Dlužno podotknout, že v tomto směru jsou dostupné­ podnikové systémy dobře vybaveny – evidovat lidské zdroje a případně i počítat náklady v podobě mezd a odvodů zvládají bez větších problémů. Zdálo by se, že personalisté a snad i sami zaměstnanci mohou být spokojeni, ale spíše opak je pravdou. Ukazuje se, že zejména velké podnikové systémy, přestože mohou své evidenční možnosti mohutně rozšiřovat, postrádají aspekt vlastního řízení. Běžně je tak možné slyšet stesk personálních referentů, že jejich práci IT systémy příliš neulehčily, často právě naopak. Aby mohli mít podklad k rozhodnutí, navrhnout nový proces řízení nebo tento­ proces byli schopni naplnit, jsou personalisté dále odkázáni na manuální práci v podobě shánění a přípravy podkladů a obtěžování kolegů, kteří mají data k dispozici. Klasické úkoly personalistů, ke kterým patří například řízení vzdělávání nebo řízení výkonu, se podporou IT systémů často pyšnit nemohou.

Panuje obecná shoda v tom, že přes veškeré vymoženosti informačních systémů je schopnost vidět podniková data a informace v souvislostech uživatelům upírána. Jako příklad je možné uvést proces z organizačního managementu. Mnohé podnikové systémy sice tuto oblast podporují, od možnosti udržovat pracovní pozice včetně jejich plánu a zařazení až po klasifikaci činností, ale neschopnost vizualizovat organizační strukturu a poskytnout ji v každém okamžiku aktuální bývá častým nedostatkem. Přitom právě hodnota této informace je ocenitelná pouze tehdy, dostane-li se včas a v odpovídající kvalitě k těm, kteří ji v daném okamžiku potřebují. Podíváme-li se na význam takového kroku­, jakým například je vizualizace organizační struktury na základě aktuálních dat z HR systému, a to ve formě, která navíc odpovídá potřebám toho, kdo ji vyžádal, najdeme v něm prvky, jako je sounáležitost s firmou a profesionalita jejích­ řídících struktur. Tyto efekty se pozitivně odrážejí ve větší motivaci zaměstnanců, ale i ve snazší úloze manažerů, pokud jde o prezentaci strategie a směřování.

Detailní evidence a klasifikace jsou jistě nespornou výhodou, samy o sobě však nedokáží posunout firmu či její části kupředu. V současné době je kladen důraz na procesní stránku fungování firmy a cílené zpřístupnění relevantních informací, které jsou nezbytné pro správné rozhodování na všech stupních řízení, včetně referentů a HR specialistů. Výhodu tak mají řešení, která dokáží efektivně prezentovat evidované informace, případně je využít v komplexním modelu podnikového procesu. Nabízejí se jako nadstavby nebo doplňky velkých ERP systémů nebo nově jako procesně orientované portály pro HR.

Právě posledně jmenované procesní portály, slibují velké příležitosti pro zefektivnění agendy pro řízení vzdělávání a zdůrazňují význam slova řízení. Umožňují zaměřit se na podstatu řízení vzdělávání, tedy cílené směřování zdrojů a prostředků do vzdělávacích akcí. Právě v tomto ohledu jsou současné podnikové systémy, které si libují v evidování a klasifikaci, velmi těžkopádné. Vybrat skupinu potenciálních účastníků kurzu podle úrovně jejich současné kvalifikace, právě vykonávané pozice a časových dispozic je proces, který sám IT systém jen těžko zvládne bez interakce se zainteresovanými účastníky (personální referent, nadřízený resp. manažer, školený zaměstnanec případně i další). Výhodou procesních portálů pro řízení vzdělávání je právě schopnost dojít ke správnému výsledku v řízené interakci: předložením katalogu vzdělávacích akcí a jeho distribucí k rozhodujícím účastníkům procesu, identifikací možného okruhu účastníků, zohledněním pravidel, restrikcí a omezení, výběrem a schválením konkrétních účastníků a to vše včas a transparentně.

Portály jsou pro podporu těchto aktivit vybaveny celou řadou nástrojů, které umožňují i takto složité procesy vytvářet, vizualizovat, hlídat a hlavně i měřit jejich úspěšnost. Pro zjednodušení je možné si představit, že proces naplnění vzdělávacího kurzu účastníky představuje sled akcí a kroků, z nichž každý krok má své předpoklady, pravidla (tedy obsahovou náplň), okruh uživatelů, kteří do něj zasahují, a možný výsledek, který je zase předpokladem pro přechod ke kroku následujícímu. Celý proces má vymezen časový úsek, ve kterém je nastartován a běží. Takto je možné sledovat jeho stav, ve kterém se nachází. V tomto případě je využit katalog vzdělávání, kvalifikační matice, metodika procesní algoritmizace (Business Process Execution Language = BPEL) a webový portál pro sdílení dat a informací. S touto podporou je proces řízení vzdělávání nejen velmi transparentní, ale zejména efektivnější jak z důvodů cíleného směřování, tak i s ohledem na úsporu času. Výhody cíleného, v tomto případě hlavně správně nasměrovaného vzdělávacího opatření jsou zcela zřejmé, oproti tomu náklady na implementaci tohoto přístupu mnohem nižší v porovnání se zavedením klasického podnikového informačního systému.

Ať už je personální agenda vedena v jakémkoliv systému, skutečnou přidanou hodnotou ze strany IT je vlastní řízení procesů a postupů. Tento přístup ocení nejen majitelé nebo management, ale i sami zaměstnanci.

Autor je Senior Managerem ve společnosti Trask solution.