Máte problémy s IT? Najměte si blondýnu

Při mém nástupu do firmy, kterou živila projekční činnost, resp. inženýring, jsem učinila zajímavé zkušenosti. Lidé se tam, přestože to bylo poměrně nedávno, jen těžko vzdávali rýsovacích prken, když firma z důvodu udržení alespoň dílčí konkurenceschopnosti kupovala na leasing balík licencí Autocadu. V IT chyběla koncepce jak rozvoje, tak provozu. Osvícený člen tehdejšího vedení na základě známostí prosadil novinku, kterou se učil i dodavatel – outsourcing provozních IT služeb.

Projekt byl veden za pomoci nezávislého konzultanta, leč jak to někdy bývá či bývalo, jeho rady byly teoretické a do praxe se již tato pomoc více nepromítala. Výsledkem byla vágní smlouva pro provoz IT. Polovině vedení firmy se věc celkově nelíbila a co se zaměstnanců týče – tam nebyl nikdo, kdo by věc chápal, přijal kladně a byl případně nápomocen.

Tehdy tento osvícený člen vedení rozhodl, že celé akci chybí tzv. PR, jakýsi IT marketing směrem k interním zákazníkům. Protože projekt se nacházel vskutku v krizi, byla do odboru IT najata charismatická mladá dáma. Vysoká, dobře vyvinutá blondýna s pohledem poraněné laně, dokonale používajíc příjemný hlas, schopnost komunikovat a formulovat věty, používat vhodně pohyb řas nad modrýma očima. Byla znalá IT i marketingu a uměla vycítit potřeby lidí.

Tato dáma se ihned s přehledem a lehkostí chopila nejtěžších úkolů, které nebyl nikdo z letitých zaměstnanců ochoten řešit. Odebírala s úsměvem a vstřícným vysvětlováním každému jednotlivci v kancelářích lokální tiskárny ze stolů, vysvětlovala přínosy, které byly pro běžné uživatele skryté. Osobní komunikací oznamovala, kdy přesně jim bude nastavena nová poštovní služba, že už nebude možné si pospojovat v kanceláři na stole tři staré počítače bez krytů, a že už končí doba několika různých operačních systémů ve firmě.

Ptala se, co zákazníky trápí, trpělivě vysvětlovala důvody změn, vyráběla zajímavé plakáty zvyšující povědomí i renomé IT tak, aby ti divní ajťáci nebyli vnímáni jen jako opraváři, ale jako útvar, který je schopen vlastní koncepcí podpořit celkovou strategii firmy.

Vytvářela ankety směrující jak k průzkumu spokojenosti, tak ke zjištění, zda předávané informace, stav intranetu a manuálů jsou dostatečně pochopitelné pro každého jednotlivce, že cesta k nalezení dostupných rad je zkrácena na nezbytné minimum, že lidé vědí, jaké telefonní číslo mohou kdykoli vytočit a dostanou navigaci, co mají v případě jakýchkoli potíží týkajících se IT dělat. Na všechny se přitom usmívala a nezapomněla popřát pěkný den.

Takže uživatelé postupně slábli v kolenou… a nejen mužská část. Dovedla si krátce a příjemně popovídat i o dětech a vaření. A protože byla opravdu chytrá, bděla i nad propojováním těch procesních částí IT projektů, na které v běžném projektovém řízení nebývá pamatováno.

Získala si i sympatie dodavatelů, a tak byla její oslava završena v okamžiku obnovy infrastruktury, kdy po ní bylo přejmenováno diskové pole HP, tedy nikoli EVA4400, ale KrasnaBlondyna 4400 (44= dvě horní přednosti, 00 dvě dolní přednosti).

Spolupracovala aktivně i s oddělením marketingu, čímž bylo mnoho věcí, do té doby podřízených „lidové tvořivosti“, standardizováno, a firma začala uvnitř i navenek vykazovat známky jednoty a profesionality.

Časem bylo nutno přesměrovat část potíží na servicedesk, aby služba byla lépe sledovatelná a měřitelná, nicméně přechod služeb od verze „chyť si svého ajťáka“ k systémové variantě byl dlouhý. Kromě toho i telefonát k ochotnému člověku s milým hlasem a optimismem na rozdávání je dobrou vizitkou IT, i kdyby jen nasměroval zaměstnance do servicedesku.

Striktně neosobní přístup nebo opomíjení důkladného kontaktu s uživateli IT služeb se nevyplácí. Neboť s jeho počátkem začíná i plíživý stav stagnace, neochoty učit se novým věcem, nedohledatelnosti informací, absence návodů a aktivity klíčových uživatelů, vznik „lokálních IT mini odděleníček“ ilegálně působících po firmě.

S tím samozřejmě odchází také vliv a postavení IT útvaru ve firmě, a to minimálně vůči uživatelům. Směrem k nejvyššímu vedení se negativní výsledky dostanou v daleko tvrdší formě.

O autorce

Ilona Kubíčková pracovala celkem 7,5 roku v prostředí projekční společnosti, která zajišťuje kompletní dodávky energetických celků. Absolvovala přerod firmy z úpadkové fáze do stadia prudkého rozvoje v důsledku zakázek obnovy zdrojů ČEZ. Po dobu prvních 3,5 roku se věnovala internímu IT marketingu a PR, koordinovala outsourcované provozní služby informačních technologií, dále projektovému řízení a systémům Učící se organizace v dané oblasti.

V době transformace společnosti začala působit jako CIO se všemi důsledky a příležitostmi, které tato funkce v prostředí inženýringové firmy ve skupině ČEZ přináší. Další zkušenosti čerpala například jako manažerka marketingu u IT integrátora, či v mezinárodní poradenské společnosti zabývající se projektovým managementem. V době kuponové privatizace měla na starosti vztahy k veřejnosti včetně restitučních nároků. Nyní je na volné noze.

Aktuální cíl

Měkké dovednosti v informačních a komunikačních technologiích jsou čím dál více potřebné, abychom se nestali otroky výpočetní techniky, výrobců a dodavatelů.

Volný čas

Ve „volném čase“ se věnuje psaní článků, malbě obrazů, rekreačnímu sportu, kultuře a lenošení.