Jaký je význam předarchivní péče v souvislosti s připravovanou archivací digitálních dokumentů?
Je velice důležité, aby dokumenty, které budou v rámci skartačního nebo mimo skartační řízení vybrány za archiválie, byly řádně ošetřeny. Myslím, že mohu zodpovědně říci, že původci v dohledu Moravského zemského archivu, a to ať již jde o veřejnoprávní původce ve smyslu ustanovení § 3 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen archivní zákon), nebo o soukromoprávní původce ve smyslu ustanovení § 3 odst. 2 archivního zákona, pečují o své dokumenty, ať již v listinné nebo elektronické podobě velmi dobře. Z mého pohledu je škoda, že ustanovení § 63 odst. 3, které nařizovalo vedení spisové služby v elektronických systémech spisové služby vyjmenovaným původcům, bylo změkčeno ustanovením zákona č. 424/2010 Sb., kterým se měnil zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů. Na základě této novely někteří veřejnoprávní původci– školy si mohly zvolit způsob výkonu spisové služby, a to buď v listinné podobě, nebo v elektronických systémech spisové služby. Z mého pohledu všichni veřejnoprávní původci, kteří mají ze zákona zřízenou datovou schránku, by měli vykonávat spisovou službu v elektronických systémech. Toto bych také doporučoval soukromoprávním původcům, pokud mají ze zákona zřízenou datovou schránku.
Jaký je váš názor na samotnou archivaci?
Já jsem velkým zastáncem elektronických systémů spisových služeb i datových schránek, protože ve svém důsledku usnadňují a také zjednodušují práci. V případě elektronického ukládání archiválií je to již složitější. Víme, co se stane s archiválií– pergamenovou listinou za velké množství let (pokud budou splněny všechny podmínky pro její uložení), ale nevíme, co se stane s elektronickou archiválií za 20 či 30 let. Ať vznikají a jsou ukládány dokumenty v elektronické podobě, ať probíhají elektronické skartace, ale můj názor je, že dokumenty trvalé hodnoty, které budou vybrány za archiválie, by měly být předávány do příslušného archivu v listinné podobě, a to alespoň do doby, než bude vybudován a ověřen Národní digitální archiv, zřízen a ověřen národní portál pro zpřístupňování archiválií. Prozatím je v této veěi řada nejasností a nedořešených záležitostí.
Jaké například?
Od 1. července 2012 vešla v platnost novela archivního zákona a v podstatě už by se mohly dělat elektronické skartace a elektronické ukládání archiválií, které by byly vybrány v rámci elektronického skartačního řízení. Ale Národní digitální archiv není a není zatím ani národní portál pro zpřístupnění archivovaných digitálních archiválií. Proto zatím doporučujeme původcům, aby neuskutečňovali žádné elektronické skartační řízení.
Váš archiv používá elektronickou spisovou službu Ginis. Jak jste s ní spokojeni?
My jsme s Ginisem spokojeni. Disponuje velkým množstvím funkčností, popravdě všechny z nepřeberného množství výhod a funkcionalit systému nevyužíváme, ale postupně zjišťujeme, co všechno tento systém umí. O to příjemnější je pak zjištění, když se objeví nějaká potřeba úpravy nebo nové funkčnosti, že systém už to vlastně „umí“. Lze říci, že pro státní správu je Ginis ideální. Musím také podotknout, že spolupráce našeho archivu s brněnskou pobočkou společnosti Gordic je velice dobrá a na vysoké profesionální úrovni.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU