Poptávka po DMS/ECM je vysoká a postupně vzrůstá i u menších zákazníků...

Jaké jsou dnes podle vás nejdůležitější předpoklady pro správný výběr a kvalitní fungování systému pro správu obsahu?

V prvé řadě si musí firma – sama či s pomocí dodavatele nebo systémového integrátora – ujasnit, co a proč vlastně potřebuje. A teprve na základě závěrů definovat funkční kritéria. Obecně totiž platí, že právě motivovaný vlastník agenty a motivovaní uživatelé jsou alfou a omegou širokého přijetí a úspěšného využívání nového systému.

Jaké jsou v současnosti nejčastější problémy českých firem při implementaci DMS/ECM systému? V jakých krocích dělají nejvíce chyb? A jaký přístup se vám při spolupráci na implementaci nejvíce osvědčil?

Asi nejhorší je, když si zákazník myslí, že vše nejlépe zvládne sám. Implementace totiž není až tak o technologiích, ale o tom jak co má fungovat. S chybami se přitom můžeme setkat v celém procesu zavádění nového systému, hodně se jich ale stává na samém počátku. I proto by měli zákazníci co nejvíce naslouchat konzultantům, kteří mají zkušenosti z jiných srovnatelných projektů. A držet se jednoduchých principů a nevynalézat kolo. Nesmí jít ale z jejich strany o pasivní roli, nám se přístup, kdy implementace je záležitostí dvou rovnocenných partnerů, maximálně osvědčuje.

Je poptávka po DMS/ECM systémech stálá, nebo pozorujete v poslední době nějakou změnu zájmu u zákazníků? Jakých segmentů (obor, velikost firmy) se to případně týká?

Poptávka je vysoká a postupně vzrůstá i u menších zákazníků, kteří začínají chápat přínosy řízeného přístupu k dokumentaci. Včetně takových vychytávek jako je archivace nebo třeba naplnění legislativních požadavků i s ohledem na GDPR. Zájem přitom pozorujeme napříč všemi vertikálami, rozdíly mezi nimi nejsou nijak markantní.

Jaké faktory podle vás nejvíce ovlivňují uživatelskou zkušenost (user experience) u ECM/DMS systémů (ať už pozitivně či negativně) a potažmo mají největší vliv na produktivitu uživatelů (ať už kladný nebo záporný)? Co v tomto směru nabízí vaše řešení?

Ono to celé souvisí s první otázkou. Ve chvíli, kdy systém používají uživatelé, kteří vědí proč, co a jak, tak jsou zkušenosti u kvalitních aplikací zpravidla výborné. Obecně jde ale samozřejmě o moderní a snadno použitelné uživatelské rozhraní, optimální funkcionalitu, srozumitelně definované procesy, nejvyšší možnou stabilitu a spolehlivost. To jsou ostatně přesně ty věci, kterých si koncoví uživatelé systému eDoCat cení nejvíce.

Můžete uvést nějaký případ implementace DMS/ECM řešení, kdy se podařilo získat pro klienta určitou výhodu nebo funkčnost, kterou původně ani nepožadoval nebo neočekával?

Zákazníci často chtějí mnohem méně, než jim eDoCat může nabídnout. Naši konzultanti se proto přiměřeně snaží informovat o dalších funkcích a vlastnostech, které by dle jejich uvážení mohly zákazníky zajímat. Často jsou klienti překvapení tím, jaké možnosti mohou získat díky kategorizaci dokumentů pomocí metadat, zejména pak ve spojení s fulltextovým vyhledáváním v dokumentech.