Trh se systémy pro podnikovou správu obsahu ECM (Enterprise Content Management) a systémy pro správu dokumentů DMS (Document Management System) se rychle rozvíjí a reaguje na poptávku zákaznických organizací.
„Pohled zákazníků na systémy DMS a ECM se podle našeho názoru dynamicky mění,“ říká Michal Hanzal z firmy Sefira. „DMS/ECM už neslouží pouze jako interní nástroje pro správu dokumentů, ale i jako prostředek pro podporu nových obchodních modelů a akvizici nových zákazníků. Naším tématem je proto digitální transformace a digitalizace firemních procesů.“ Výše zmíněné systémy se těší i nadále značnému zájmu zákazníků.
„Poptávka po ECM/DMS systémech je vysoká a postupně vzrůstá i u menších zákazníků, kteří začínají chápat přínosy řízeného přístupu k dokumentaci včetně takových vychytávek, jako je archivace nebo třeba naplnění legislativních požadavků i s ohledem na GDPR,“ uvádí Pavel Nykl, obchodní ředitel firmy Onlio. „Zájem přitom pozorujeme napříč všemi vertikálami, rozdíly mezi nimi nejsou nijak markantní.“
Také podle Miroslava Hampla, statutárního a generálního ředitele společnosti Kvados, poptávka po ECM/DMS systémech roste, a to ve všech segmentech a velikostech firem. „U menších společností je to často zaměňováno za pouhé sdílené úložiště nebo využívají poskytnuté úložiště v rámci služby Office 365 s využitím pouze verzování, bez sofistikovanějšího zavedení evidence metadat, práv nebo implementace procesního workflow.“
Typickým problémem je podle Hampla nedostatek zkušeností a znalostí pro definici očekávání, obava z nepřijetí u uživatelů, obavy z náročnosti práce na vlastní straně související s digitalizací dokumentů a doplněním potřebných dat.
Zavádění není bez problémů
Některé problémy při zavádění ECM a DMS systémů ovšem přetrvávají i nadále.
„Asi nejhorší je, když zákazník neví přesně, co chce,“ podotýká Nykl z Onlia. Implementace se totiž podle něj netýká až tak technologií, ale toho, jak co má fungovat. „S chybami se přitom můžeme setkat v celém procesu zavádění nového systému, hodně se jich ale stává na samém počátku.“
I proto by měli zákazníci co nejvíce naslouchat konzultantům, kteří mají zkušenosti z jiných srovnatelných projektů. „Nesmí jít ale z jejich strany o pasivní roli, nám se přístup, kdy implementace je záležitostí dvou rovnocenných partnerů, maximálně osvědčuje,“ dodává Nykl.
Mnozí zákazníci od zavedení DMS/ECM systémů neočekávají pouze zjednodušení/zlevnění agendy s dokumenty, ale čekají, že se zlepší i jejich podnikové procesy.
„Očekávání jsou různá, ale primárně jde vždy o zefektivnění procesů a až v druhé části o jejich zlevnění,“ konstatuje Hampel z Kvadosu. „Organizace si uvědomují čerpání interního času na jednotlivé ruční procesy, jejich pomalost a složitost ve vyhledávání. Další řeší otázku zabezpečení dat, naplnění legislativy související např. s GDPR apod.“
Podobné zkušenosti má i Nykl z Onlia: „Některým se zlepšení podnikových procesů opravdu daří, máme zákazníky, kteří mají v DMS eDoCat uloženy stovky tisíc dokumentů, a ti si spočítali, že využití DMS jim ročně ušetří 800 hodin produktivního času jejich zaměstnanců. Podobných příkladů by se dalo najít hodně.“
Boj s papírováním
Organizace neustále svádějí boje s papírováním a mnoho z nich doufá, že se jim podaří prostřednictvím DMS/ECM systémů omezit objem potištěného papíru. Pozitivní příklady přitom lze najít i ve veřejném sektoru.
„Smysluplné zavedení DMS/ECM může výrazně snížit počet potištěného papíru, a to především v interním oběhu v organizacích,“ potvrzuje Hampel z Kvadosu a dodává: „Veřejnému sektoru se primárně nevěnujeme, ale naše projekty pro organizace patřící městské nebo krajské samosprávě ukazují výrazný pokles papírové dokumentace už v prvním roce využívání.“
Na druhou stranu se podle Hampla ve státní a veřejné správě stále projevuje větší rezistence uživatelů k elektronickým dokumentům.
Ani při propojování oběhu elektronických dokumentů s ostatními informačními systémy ve firmě, jako jsou řešení pro řízení vztahů se zákazníky CRM (Customer Relation Management), systémů pro plánování podnikových zdrojů ERP (Enterprise Resource Planning) nebo systémů pro operativní řízení výroby MES (Manufacturing Execution Systems), se mnoho organizací nevyhne problémům, které je třeba překonat.
„Hlavním problémem je obecně integrace a nepřipravenost mnoha systémů na integraci moderní formou s využitím webových služeb, aplikační podpory integrace při poskytování číselníků, importu dokladů, jako jsou objednávky nebo faktury apod.,“ tvrdí Hampel.
Neočekávané přínosy
Někdy může implementace DMS/ECM řešení přinést zákazníkovi i původně nezamýšlenou výhodu nebo funkčnost, kterou původně ani nepožadoval nebo neočekával.
„Zákazníci často chtějí mnohem méně, než jim naše řešení může nabídnout. Naši konzultanti se proto vždy snaží informovat o užitečných funkcích a vlastnostech, které by podle jejich uvážení mohly zákazníky zajímat,“ říká Nykl z Onlia.
Často jsou klienti překvapení tím, jaké možnosti mohou získat díky klasifikaci dokumentů pomocí metadat, zejména pak ve spojení s fulltextovým vyhledáváním v dokumentech, pokračuje Nykl. „Zákazníci vítají možnost definovat si vlastní workflow, kdy si klient může snadno nadefinovat procesy podle vlastních pravidel a nemusí využívat naše konzultanty.“
Podobný příběh vypráví i Hampel z Kvadosu: „Klient požadoval implementaci obecného DMS a při dodávce a implementaci ocenil agendovou připravenost řešení i mimo obecné dokumenty a specializovanou podporu předpřipravených agend včetně definice metadat a procesů pro konkrétní agendy, jako jsou smlouvy, směrnice, porady apod.“
Díky procesnímu systému založenému na úkolech byl zákazník schopný i další původně neuvažované procesy zahrnout do řešení jako například úkolování pracovníků obecně v rámci porad nebo projektů, dodává Hampel.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU