Podniková archivace: Vládne cloud

Archivační řešení tradičně podporují podnikové činnosti v oblasti správy a zabezpečení dat, elektronického zjišťování (e-discovery) a uchovávání histo­rických záznamů. Nemalou část těchto činností vyžadují různé oborové nebo legislativní normy. Dodavatelé se v rámci tržního segmentu původně věnovali zejména dlouhodobému ukládání e-mailové komunikace. Potřeby podniků i požadavky regulátorů se ovšem změnily a dnes podniková archivace informace pokrývá nejrůznější typy obsahu včetně multimédií nebo provozních záznamů infrastruktury.

Mezi základní funkcionality archivačních řešení patří definice a aplikace politik pro uchovávání dat, podpora pokročilého elektronického zjišťování, poskytování transparentního přístupu k historickým záznamům a exporty obsahu pro potřeby právních přezkoumání. Někteří analytici zdůrazňují bezpečnostní aspekty archivace, zejména v souvislosti s prevencí ztráty dat. Tyto činnosti se v rámci segmentu staly samozřejmě očekávaným standardem.

Implementací řešení pro archivaci informací podniky obvykle ošetřují řadu provozních potřeb i zvnějšku diktovaných povinností. Do první kategorie patří například vytěžování a analýzy histo­rických dat, získávání podkladů pro řešení vnitřních i vnějších právních sporů nebo zajišťování informační bezpečnosti zejména v případech potřeby obnovy obsahu. Druhá kategorie se ve větší míře týká vysoce regulovaných odvětví, jako jsou finanční služby, bankovnictví nebo zdravotnictví. Dosahování souladu s nejrůznějšími normami ale postupně postihuje stále širší množinu oborů a dlouhodobé ukládání informací představuje často jeden z řady požadavků.

Trendy archivace

Podle analytiků společnosti Gartner se dodavatelé řešení podnikové archivace informací aktuálně snaží odlišit své nabídky a reflektovat současné technologické trendy, požadavky norem a potřeby organizací. Věnují se především širší a z hlediska organizačních procesů efektivnější správě historických záznamů, která na jedné straně vyhovuje regulatorním požadavkům a na druhé reflektuje skutečnou nebo očekávanou hodnotu uchovávaných informací pro byznys. Pokračuje rovněž neustálé rozšiřování podporovaných typů obsahu. Podniky vyžadují uchovávání záznamů ze sociálních sítí, z platforem pro spolupráci, z nástrojů instant messaging, ale i zpráv SMS nebo hlasových přenosů.

Archivace jako služba se podle analytiků stává dominantním modelem nasazování nových řešení. Například pro dlouhodobé uchovávání e-mailové komunikace jej při obnově nebo náhradě staršího produktu volí více než 80 procent podniků. Tento trend klade nové požadavky také na migraci obsahu ze starších on-premise platforem do moderních a povětšinou cloudových řešení.

K tradičním výzvám v oblasti podnikové archivace informací patří řízení úložných kapacit. Ačkoli tuto oblast dnes ošetřuje a zefektivňuje mnoho technologií, například vícevrstvá úložiště, objektové ukládání, distribuované souborové systémy nebo relevantní cloudové nabídky, stále ji mnoho podniků vnímá jako problematickou.

Klíčové funkcionality archivace

Jednu ze stěžejních funkčních domén archivačních řešení představuje podpora tvorby, vynucování a mapování politik pro uchovávání dat. Kromě samotné identifikace příslušného obsahu jde také o nastavení pravidel orchestrace ukládání, zaznamenávání dotazů a řízení přístupů uživatelů, aplikaci postupů pro mazání a dohled. Archivační produkty musejí rovněž podporovat politiky pro uchovávání a následné vyhledávání dat podle událostí.

Dlouhodobé ukládání dat klade z hlediska efektivity velké nároky na použité techniky a technologie. Administrátorům musí umožňovat přesuny obsahu mezi různými druhy úložišť, jejich kompresi, zabezpečení i mazání. Vzhledem k rostoucím požadavkům na objem uchovávaných informací se ke slovu dostává také otázka škálovatelnosti úložišť, multiplatformní kompatibilita, validace obsahu, reportování anebo správa šifrování.

Vyhledávání a indexace obsahu představují klíčové funkcionality pro elektronické zjišťování. Současně jde o nejčastější činnosti běžných uživatelů archivů. Z tohoto důvodu dodavatelé průběžně inovují techniky indexace, zvyšují výkonnost vyhledávání a rozšiřují uživatelská rozhraní o intuitivnější postupy, například o podporu přirozeného jazyka. Zpřístupňují také archivy na mobilních zařízeních a umožňují replikaci adresářů nebo částí obsahu.

Elektronické zjišťování nemusí nutně tvořit součást archivačního řešení. Analytici i koncoví uživatelé oceňují možnost integrace systému na některou z platforem e-discovery. Podniky využívají elektronické zjišťování nejen pro plnění povinností, jež jim ukládají oborové nebo legislativní normy. Slouží také interním potřebám byznysu, zejména v oblasti bezpečnosti a prevence.

Samostatnou kapitolu představuje možnost řízení archivace koncovými uživateli. Pokud ji příslušný produkt nabízí, stávají se z běžných uživatelů v podstatě administrátoři. Operují ale s obsahem, jejž si sami vyberou, resp. vydefinují. Tato skupina funkcionalit vyžaduje poměrně komfortní ovládací rozhraní, podporu různých zařízení a důležitá je pro ni také možnost sdílení čili správy přístupů.

Mezi klíčové funkcionality řadí analytici společnosti Gartner také administraci a podporu různých typů obsahu. Přikládají jim ale v hodnocení jednotlivých řešení nižší význam. V problematice administrace upozorňují především na specifika cloudových služeb, s nimiž by se podnikoví zájemci měli vždy podrobně seznámit ještě před uzavřením příslušného smluvního vztahu. V tématu podpory různých typů obsahu zase hraje důležitou roli spolupráce mezi výrobci různých systémů, která umožňuje integrovat archivační řešení se systémy a zdroji třetích stran.