Správa podnikového obsahu (ECM) se vyvinula ze systémů určených původně pro správu dokumentů (DMS). Ty byly (a jsou) určeny k maximalizaci využití informací vznikajících v podnicích. Postupným rozšiřováním oblastí, které bylo potřeba zefektivnit, tak vznikly komplexní nástroje pro správu podnikového obsahu. Jakých novinek jsme se v těchto oblastech dočkali v uplynulém roce?
Kupříkladu společnost Ixtent sice nabízí hlavně řešení a technologii jí obstarávají především technologičtí partneři, přesto však sama uvedla řešení časových razítek, které umožňuje zbavit se povinnosti ukládání určitých dokumentů v papírové podobě. U AutoCont CZ je situace obdobná. Firma není výrobcem ECM, ale implementátorem ECM řešení na platformě IBM FileNet P8. Jako inovaci je tedy v tomto kontextu možné označit vytvoření produkčního konektoru zajišťujícího propojení ECM IBM FileNet P8 Content Manager s prostředím Siebel CRM.
Díky akvizici firmy Stellent, která proběhla na jaře 2007, se mezi přední hráče na poli ECM dostal také Oracle, jehož řešení je navrženo pro segment velkých zákazníků, kteří mohou mít rozsáhlé digitální archívy. „ECM portfolio Oracle nyní zahrnuje oblast nejen klasické správy dokumentů, ale i správy webů, rozsáhlých digitálních archívů a nebo například systém pro zabezpečení dokumentů,“ shrnuje Solution architect Viktor Němec. V Xeroxu je systém DMS chápán jako komplex softwaru a hardwaru včetně vstupních skenovacích nebo multifunkčních zařízení. Z řady novinek Xeroxu lze vyzdvihnout skenovací formát SPDF (Searchable PDF), jímž disponují multifunkční zařízení typu WorkCentre Pro. „Dokument je po naskenování ihned v multifunkčním zařízení převeden do speciálního dvouvrstvého PDF, kdy v horní vrstvě je vlastní obraz dokumentu a ve spodní vrstvě jsou umístěny rozpoznané texty. Do dokument managementu takto vkládané dokumenty již nepotřebují další zpracovávání ve smyslu rozpoznání (OCR) a celý proces elektronizace dokumentu se tím významně usnadní,“ vysvětluje analytik Xerox Global Services Antonín Masojídek.
Pro podnik Kapsch systémy ECM nedoznaly výraznějších změn. Jeho zástupci však zaznamenali velice zajímavé rostoucí požadavky na records management, který řeší archivaci a evidenci záznamů a také rostoucí požadavky na řešení celých byznys procesů. Solution Manager firmy Logos Petr Raška uvedl, že jeho organizace loni představila mnoho novinek, a to zejména v podobě funkčnosti související s konsolidací vyhledávání/knowledge managementem. „Zákazníkům je tak umožněno vyhledávání z jednoho místa ve více datových zdrojích, s čímž je spojená maximalizace hodnoty informací ve společnosti,“ dodává Raška.
Podle marketingového manažera společnosti Cleverbee Petra Medřického byl minulý rok ve znamení přizpůsobení ECM systémů požadavkům zákazníků státního sektoru a rozpočtových organizací. „Jako perspektivní se ukázala open source řešení, která zákazníkům umožnila vyzkoušet si kompletní funkcionalitu systému a následně lépe identifikovat své potřeby. Dalším zvýšením přidané hodnoty ECM systému bylo provázání s Adobe Live Cycle pro zabezpečení dokumentů. Spojení ECM-Adobe se v současné době jeví jako krok správným směrem, který dokáže komplexně řešit potřeby našich zákazníků. Dále jsme svým klientům poskytli efektivní propojení DMS s internetovými a intranetovými portály,“ říká Medřický.
„Pro lepší přehled můžeme novinky rozdělit do několika kategorií – zabezpečení, produktivita a vysoká dostupnost,“ říká Aleš Růžička, ředitel produktové divize Information Worker v Microsoft a pokračuje: „Z pohledu zabezpečení se jedná například o systém zabezpečení informací takovým způsobem, že i když opustí prostředí systému, jsou stále zabezpečeny a chráněny. Další důležitou oblastí je produktivita. I sebelepší systém pro správu obsahu nebude používán, pokud nebude dostatečně jednoduchý k pochopení a intuitivní k ovládání. SharePoint to řeší několika způsoby, jedním z nich je hluboká integrace s balíkem Microsoft Office.“ Nejvýznamnější novinkou ve společnosti Datalan zase byla konsolidace nové řady produktů Datalan ECM Suite, která vychází z funkčnosti systémů realizovaných u jejích zákazníků. „Datalan ECM suite obsahuje několik inovativních myšlenek a technologií, jež umožňují jednodušší správu podnikového obsahu bez závislosti na konkrétní technologii či platformě,“ vysvětluje vedoucí oddělení ECM v Datalan Jan Račko.
VOLBA TECHNOLOGIÍ
V rámci systémů pro správu obsahu se hojně používají různé technologie (OCR, HCR, ICR, pro rozpoznávání obrázků, snímání čárových kódů atd.). Které jsou aktuálně nejdůležitější? „Všechny výše uvedené technologie se již běžně používají a používat budou. Budou se stále více zdokonalovat, díky čemuž se bude snižovat nutnost lidské intervence. Zatímco snímání čárových kódu je dnes již naprostým standardem, který se využívá ve většině projektů, tak u technologií OCR/ICR je stále nutné si vyhodnotit přínosy takové investice, protože zde hraje roli množství dokumentů a komplexnost jejich vytěžování,“ myslí si obchodní ředitel společnosti Ixtent Stanislav Fleissig.
O důležitosti všech zmíněných technologií je přesvědčena také Věra Boušková Popovičová, Head of marketing ve firmě Kapsch a hovoří: „Rozpoznávání znaků má a bude mít bezesporu stále největší využití při skenování všemožných formulářů. Každý, kdo kdy zaváděl podobný systém, ví, že jedním z nedůležitějších kroků je právě vytvoření formuláře takovým způsobem, aby se dalo vytěžit co největší množství dat s nejvyšší možnou přesností. Výhodou je pak používat rozpoznávání značek, které usnadňují práci tomu, kdo formulář vyplňuje a snižují chybovost.“
Největší rozmach v současné době podle Petra Rašky (Logos) zažívá zpracování nestrukturovaných informací. „Jedná se o kombinaci OCR a ICR ve spojení s regulárními výrazy, pomocí kterých hledáte v dokumentech informace. Např. zpracování platebních příkazů u bank – zpracováváte dokumenty, o kterých víte, co obsahují za informace, ale nevíte, kde přesně se ta informace nalézá. Stejný případ je u zpracování faktur,“ doplňuje Raška. O tom, že jsou aktuálně díky vysokému podílu ručně psaného textu nejdůležitější metody ICR (jako nástupce OCR a HCR), je přesvědčen i Petr Medřický (Cleverbee), jedním dechem však dodávám, že věří v postupný pokles významu této technologie, neboť „až na výjimky budou podstatné dokumenty vytvářeny v digitální podobě a i formuláře budou vyplňovány a podávány elektronicky.“ O tom Medřický na dálku mírně polemizuje s Alešem Růžičkou (Microsoft), který věří, že ručně psané texty najdou své využití i v budoucnosti: „Osobně si myslím, že do budoucna dojde k daleko většímu využití formulářových systémů anebo dokonce systémů stojících na rozhraní formulářů a textových editorů. K vyplňování těchto formulářů bude využito inteligentních menších PC, které budou ovládat HCR i ICR, a budou tak schopny převádět lidské písmo do zpracovatelné podoby.“
Podle Jana Račka z Datalanu je nejprogresivnější oblastí klasifikace vstupních dat a automatizované třídění obsahu do předem definovaných tříd či kategorií. V praxi to vypadá tak, že jsou informace přicházející do firmy (papírové dokumenty, e-maily apod.) podrobené analýze obsahu, která pomocí sofistikovaných algoritmů určí, do jaké kategorie bude daný dokument zařazený. „Kategorizace obsahu je prostředkem, jak snížit poměrně vysoké náklady na ruční třídění a manuální kategorizaci dokumentů podle typů formulářů (faktura, stížnost, žádost apod.), dodavatele, čísla smlouvy a dalších informací,“ podotýká Račko.
IMPLEMENTACE SYSTÉMŮ PRO SPRÁVU OBSAHU
Jak postupovat při zavádění systémů pro správu obsahu/dokumentů? Co všechno organizaci může přinést jejich úspěšná implementace? „Byť rozhodně doporučujeme ECM nasazovat po etapách, přičemž začínáme tam, kde je to nejnutnější, tak je třeba si stanovit dlouhodobou koncepci rozvoje ECM, která nám řekne, jaké oblasti chceme řešit a co od takového řešení očekáváme,“ říká Stanislav Fleissig (Ixtent) a pokračuje: „řešení ECM pak přináší především konkurenční výhodu. Společnosti jsou schopny nejen zvýšit produktivitu a efektivitu svých činností a reagovat lépe na požadavky zákazníků, stávají se také pružnějšími a dynamičtějšími, což jim dává schopnost rychleji se přizpůsobit změnám na trhu.“ K eventuálním ziskům z implementace systému pro správu obsahu hovoří také Viktor Němec, Solutions Architekt firmy Oracle: „Přínosů ECM může být spousta. Tak například to může být eliminace množství papírových dokumentů a výrazné usnadnění práce s informacemi v dané organizaci. Protože žijeme v informační společnosti, hrají tyto přínosy rozhodující roli v tom, zdali bude daná organizace na trhu úspěšná, nebo ne.“
Podle ředitele divize ECM společnosti Autocont Jana Janoty musí organizace v první řadě vědět, proč chce ECM systém implementovat a co je jejím cílem. „Bez toho není možné vypracovat plán nasazení ECM řešení a následně vyhodnotit dosažení cílů. Při neexistenci uvedených předpokladů se implementace ECM stává poměrně chaotickou a může ve finále přinést velké rozčarování. Přínosy pro danou organizaci jsou rozdílné, ale obecně lze uvést důvody organizační, finanční a legislativní,“ uvádí Janota. S tím do velké míry souhlasí také Věra Boušková Popovičová (Kapsch), která říká, že přínosy implementace ECM se liší případ od případu a odvíjí se z velké části od potřeb společnosti. Podle ní nelze celou problematiku zjednodušit a prohlásit, že vám ECM přinese úsporu času nebo nákladů. „V případě tak robustních a komplexních systémů je zkrátka nutné najít funkcionalitu pro konkrétní proces nebo aktivitu a vědět, jaké má zavedení systému přinést výhody,“ říká.
„Existují v podstatě tři způsoby, jak zavádět systémy pro správu obsahu,“ říká Aleš Růžička z Microsoftu. „První je asi nejvíce systémový. Jde o detailní analýzu aktuálních potřeb a stavu, na základě které dochází k implementaci a přizpůsobení systému nového. Další způsob je daleko volnější. Vytvořit v novém systému základní strukturu a ponechat na uživatelích její využití. Tato možnost se ale opírá o technické možnosti systému, například o definice šablon, kvót a typů obsahu. A konečně je tu třetí způsob, kterým je uchopení aktuální struktury dokumentů a jejich přenesení do systému nového. Tuto poslední variantu však nedoporučuji, protože z uživatelského pohledu nepřináší vůbec žádné zlepšení,“ popisuje Růžička. Podle analytika Xerox global services Viktora Masojídka se „…jedná o standardní proces jako při zavádění jakéhokoli jiného softwaru/hardwaru. Důležitá je prvotní analýza potřeb a volba adekvátního prostředku. Výsledkem je samozřejmě trvalé uchování dokumentů po přesně určenou dobu, snadná a řízená přístupnost, rychlé dohledání. Tedy prostředí připravené k využití pro další tvůrčí činnost.“
K implementaci systémů pro správu obsahu se vyjádřil také Jan Račko ze společnosti Datalan. Z jeho zkušeností vyplývá, že je zavádění většinou provázeno hlavně problémy se změnou pracovních návyků. Zpočátku se totiž velmi často zapomíná na budoucí uživatele, kteří většinou své zvyky mění jen velmi neradi. Zavedení systému pro správu dokumentů (obsahu) tedy v mnoha podnicích paradoxně provází nárůst spotřeby papíru. Na první pohled je to nelogické, jelikož jsou však uživatelé na papír navyklí, tisknou si dokumenty tak jako tak, takříkajíc „pro jistotu“. „Tento jev však přetrvá jen krátce, dokud lidé nezjistí, že systém, který mají k dispozici, jim může skutečně pomoci. Obdobných příkladů problémů, kdy je společným jmenovatelem uživatel, bychom však mohli uvést daleko více. Proto vždy doporučujeme, aby organizace budoucí uživatele systému začaly na změny připravovat včas, nikoli až po ukončení implementace – to je pozdě a lidé novinku vůbec nemusí akceptovat,“ varuje Račko.
Přehled CM/DM: 
Zapříčiní systémy ECM/DMS postupně opravdu konec tzv. papírových kanceláří? Bude vše dostupné jen v elektronické a digitalizované podobě, nebo jde jen o utopickou vizi? Zeptali jsme se zástupců vybraných firem.
Logos (Petr Raška, Solution Manager): Nevěřím v úplný konec papírové kanceláře. Věřím však v to, že v budoucnu bude převážná většina dokumentů vztahující se k obchodním případům v rámci společností digitalizována. Tak aby jejich oběh byl již elektronický a na jednotlivý případ se bylo možné dívat v kontextu. Domnívám se, že digitalizace bude výrazným nástrojem prosazování efektivity jak ekonomické, tak informační.
Microsoft (Aleš Růžička, ředitel produktové divize Information Worker): Domnívám se, že za pomocí systémů pro správu informací dojde k zásadní redukci agend, které jsou nyní provozovány papírovou formou. Zároveň dojde k redukci agend, které jsou založeny na formulářích a dnes plní stoly v našich kancelářích. Veškeré schvalovací a připomínkovací procesy, verzování a správa a archivace dokumentů jsou díky podpoře systému nesrovnatelně přehlednější, strukturované a především rychlejší pro vyhledávání a řízení správy. Na druhou stranu samozřejmě papírová forma některých dokumentů zůstane ještě dlouho zachována i z toho důvodu, že tato forma má velmi silnou oporu v zákonech.
Cleverbee (Petr Medřický, Marketing Manager): Fakt, že vedle sebe existují rozsáhlé systémy registrů, finančních a daňových procesů, evidence majetku a zboží a vedle nich papírové dokumenty, je jasným důkazem toho, že tyto systémy mají svoji hranici. Ukazuje se, že jednodušší je nahradit papír něčím elektronickým, s čím se dá pracovat obdobně. A tím je elektronický dokument. Ideální je najít hranici mezi přístupem aplikačním a dokumentovým a vhodně je skloubit. Rozhodující faktory, jakými jsou finanční úspora, bezpečnost a podpora elektronického podpisu v legislativě, pravděpodobně výrazně sníží produkci dokumentů v papírové podobě. Papír však nikdy zcela nevymizí z našich kanceláří, vedle počítače bude mít stále mnoho lidí tužku a poznámkový blok. Ty nejdůležitější dokumenty budou s největší pravděpodobností i v budoucnosti „pro jistotu“ vytištěny a archivovány.
Kapsch (Věra Boušková Popovičová, Head of marketing): ECM by samozřejmě mohlo způsobit konec papírovým kancelářím, ale já osobně se domnívám, že se papíru nezbavíme ještě dlouho, a to zkrátka proto, že nechceme. Pamatuji si před deseti lety ohromný boom DMS, které hlásalo vizi bezpapírové kanceláře, následně začaly tahanice o uznání digitálních dokumentů jako papírových originálů a úředně akceptovatelných dokumentů. Dnes máme k dispozici nejlepší skenovací linky, rychlé sítě a počítače, elektronické podpisy a certifikační autority a stejně si jdeme dokument vytisknout, abychom si ho přečetli. Můj osobní názor je ten, že papír prostě vyhrává pro svou tradiční a mnohem příjemnější formu.
AutoCont (Jan Janota, ředitel divize ECM): Papírová korespondence je natolik „zakořeněným“ zvykem, že i v případě, kdy sama společnost bude maximálně tlačit na bezpapírovou kancelář, nemá reálnou šanci se papíru zcela zbavit. Okolní prostředí a částečně i stávající legislativa jí zkrátka ještě dlouho bude papír prostě vnucovat. V horizontu několika let je tato vize v širším měřítku opravdu utopií.
Datalan (Jan Račko, vedoucí oddělení ECM): Mnoho společností v posledních dvou až třech letech investovalo do systémů pro správu dokumentů a dalšího elektronického obsahu. A přesto každoročně narůstá objem papíru v kancelářích asi o 21 %. Trend rozvoje směrem k digitalizaci a elektronické správě dokumentů je tedy sice patrný, ale mýtus o bezpapírové kanceláři zůstává mýtem i nadále.
Ixtent (Stanislav Fleissig, obchodní ředitel): Dle mého názoru je to ideální model, ke kterému se budeme přibližovat, ale jestli to dojde až k úplné digitalizaci kanceláří, to ukáže budoucnost. ECM a jeho jednotlivá řešení má smysl nasadit pouze tam, kde je to efektivní a kde to má to jasné přínosy, a i když se zákazník rozhodne si papírové dokumenty z nějakého důvodu ponechat, tak pracovat s dokumenty může v ECM.
Xerox (Antonín Masojídek, Analytik Xerox Global Services): Praxe ukazuje, že skutečně to podstatné a trvalé bude vždy k nalezení v elektronické podobě. Papírové dokumenty však slouží k okamžité tvůrčí práci s dokumentem. Na základě tohoto poznání se v laboratořích Xeroxu vyvíjí alternativní médium pro možnost práce s dokumenty mimo počítač – tzv. elektronický papír.
Oracle (Viktor Němec, Solution Architekt): Papír bude pořád hrát svoji důležitou roli jako uživatelsky nejpřívětivější nosič informací. Jeho role ale bude sekundární a papírové dokumenty se budou pravděpodobně tisknout pouze na vyžádání. Primárně bude informace v digitální podobě. Je nezpochybnitelné, že uchovávání digitálních informací je snazší a levnější. Informace uložené v digitální podobě je možné lépe prohledávat, třídit i kategorizovat.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU