Outsourcing tiskových služeb

Teorie říká, že outsourcovat je možné všechny procesy firmy, které nejsou hlavním předmětem podnikání, ale praxe v oblasti ICT je poněkud složitější.

Velmi často se setkáváme s IT procesy vyvíjenými dlouhou dobu přesně „na zakázku“ dané firmy nebo s korporátním prostředím, které je sdíleno s centrálami společnosti. Zajímavou variantou ale zůstává možnost outsourcingu části IT systému, například služeb zajišťujících tiskové prostředí.

Výhoda outsourcingu tiskového prostředí spočívá především v tom, že se jedná o relativně univerzální služby. Každý dodavatel má pochopitelně určité specifické řešení, ale technické odlišnosti jsou z komplexního pohledu zanedbatelné. Klíčový je přístup. Důležité také je, že se jedná o oblast jednoduše měřitelnou a ocenitelnou. V případě dodávky služeb tiskových řešení je cenovou jednotkou vždy vytištěná stránka (černobílá nebo barevná) nebo sken. Dá se tedy říci, že účtování nákladů bude velmi průhledné. V oblasti nastavení SLA jsou základní parametry popsány a známy. Klíčem je vždy nastavení doby pro zprovoznění nebo odstranění závad, případně kritéria pro garanci dostupnosti tisku. Nadto existuje bohatá nabídka dalších služeb. A na závěr to nejdůležitější – optimalizace tiskového prostředí je skutečně potencionálním zdrojem významných úspor. Celkové zjednodušení systému, přesunutí tisku na chodbové multifunkční zařízení a sjednocení tiskového prostředí firmě kromě zpřístupnění řady nových vlastností (mj. rychlý barevný tisk, třídění, vázání…) pravděpodobně přinese úsporu 30–50 % nákladů na tisk. Proces outsourcingu tiskového řešení lze shrnout do tří hlavních fází:

1. Detailní analýza požadavků zákazníka a současného stavu – dodavatel tiskového prostředí by měl kompletně zmapovat současný stav, zakreslit plánek současného rozmístění tiskových zařízení, prověřit skutečné objemy tisku a náklady na údržbu. Zatímco náklady na stránku jsou u tiskáren na trhu relativně známé, odhad objemů tisku je větším „oříškem“. Ideální je, pokud se po dohodě s IT dočasně nainstaluje monitorovací software, který tisková data sleduje.
2. Návrh cílového tiskového řešení a popis procesů – v této fázi se projeví, jak moc toho firma, nabízející outsourcing, „umí“. S konceptem optimalizace dnes přichází většina velkých dodavatelů tiskových zařízení, ale zdaleka ne všichni umějí připravit srozumitelnou a přehlednou analýzu s popisem cílového stavu. Nejlepší firmy mají pro tuto oblast specializované konzultanty, kteří pomocí softwarových nástrojů připravují modely cílového stavu. Ze strany zákazníka je třeba učinit především rozhodnutí o míře centralizace tiskových služeb, které bude následně potřeba i prosadit uvnitř vlastní organizace.
3. Detailní návrh úrovně a cen služeb služeb – nastavení SLA vypadá jako jednoduchá věc, stanoví se rychlost opravy multifunkce a garance zprovoznění tisku, hlavně ať to moc nestojí… Podstatně efektivnější a ve výsledku přínosnější bude právě v této oblasti získat další výhody outsourcingu. Ptejte se svého dodavatele služeb na následující:

• Jak můžete zautomatizovat správu našich zařízení, umějí si sama nahlásit požadavky na opravu?
• Jak řešíte dodávky spotřebního materiálu? Lze dodávat až na místo, ke strojům? Automaticky, bez nutnosti někam telefonovat? A umíte to už dopředu, aby se nestalo, že stroj stojí a čeká na spotřební materiál?
• Kdo vlastně provádí vámi nabízené služby, jsou to vaši zaměstnanci, nebo máte další smlouvy se subdodavateli? Neliší se náhodou SLA v Praze, Ostravě, Zlíně či ve Vimperku?
• Můžeme zadávat naše požadavky přes webové rozhraní? A umíte na webu zobrazit i aktuální stavy našich požadavků?
• Jak budou procesy fungovat s našim interním helpdeskem?
• Umíte úroveň služeb také vyhodnocovat?
• Jaká je vaše nabídka na školení uživatelů a personifikace prostředí?

Vzhledem k tomu, že oblast dodávek tiskových služeb obsahuje i velmi úzké propojení na dodávky hardwarových zařízení, je třeba stanovit odpovídající model outsourcingu služeb, který vás zbaví starostí, ale bude interně „zapadat“ do vašich klíčových procesů.

Rozhodnete-li se outsourcovat tiskové řešení, jste na nejlepší cestě ušetřit si náklady a získat řadu výhod. Na rozdíl od interních IT aplikací se s výsledkem bude denně setkávat většina zaměstnanců včetně managementu. Extrémně důležité je vytrvat a dotáhnout změny do konce. Přesvědčete uživatele, že mají používat chodbové stroje tím, že začnete sami u sebe. Trvejte na kvalitním SLA a kompletní garanci služeb. Komfort používání, automatizace a garance provozu vám v důsledku přinesou podstatně větší efekt než haléřové rozdíly v ceně za list papíru nebo vytištěnou stránku.

Autor pracuje jako ředitel služeb ve společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech.