Úvodní slovo na konferenci s podtitulem „Jízda světem Enterprise Content Management za 30 hodin“ pronesl výkonný ředitel společnosti Syconix, Štěpán Pšenička. Ten za cíl konference označil vytvoření platformy pro sdílení informací mezi zákazníky a partnery, kteří se o oblast ECM zajímají. S ohledem na to, že konference koná již čtvrtým rokem, se lze domnívat, že se tento cíl daří naplňovat.
Aktuální trendy a přístupy v oblasti ECM
V úvodní sekci konference vystoupil Daniel Frémund, obchodní ředitel společnosti Sabris. Ten se ve svém vstupu věnoval problematice sbližování ECM a ERP, které označil za nevyhnutelný krok v soudobém vývoji podnikových informačních systémů. Podle analytické společnosti Gartner je kýženým stavem souběhu ERP a ECM vzájemná integrace obsahu s obchodními procesy a výsledky. Sabris v těsné kooperaci se Syconixem chce být vnímán jako středoevropský systémový integrátor, který přinese vyšší přidanou hodnotu u dodávaných řešení.
Dalším přednášejícím byl Piotr Jankiewicz, obchodní ředitel společnosti Open Text Software pro střední Evropu. Podle něj všechny změny v oblasti technologií probíhají velmi dynamicky, a tak je pro společnosti, které tyto technologie používají, nutné být neustále připraven na změny. Vývoj technologie prezentoval na příkladu počítače UNIVAC, vyrobeného v roce 1955. Jeho výkon srovnal s herní konzolí PlayStation 3 z roku 2005. Kdyby chtěli vědci v roce 1955 dosáhnout výkonu jedné PS3, museli by sestrojit počítač, jehož rozloha by byla asi 150 000 km2. Totéž se podle něj děje v oblasti dokumentů, jejichž množství exponenciálně narůstá. Pokud je dnes na „viditelném“ internetu dostupných asi 9 bilionů dokumentů, mimo veřejnou síť jich v podnikových infrastrukturách existuje přibližně 65 bilionů. V takovém množství dokumentů a informací, které obsahují, je velmi obtížné se orientovat. Obsah se dnes navíc stává mobilním, přesouvá se do cloudu a působí na něj i rozvíjející se sociální sítě. Je nutné přihlédnout také ke změnám v preferencích koncových uživatelů, jejichž zájem se stále více posouvá od stolních počítačů a notebooků směrem k tabletům a smartphonům. To vše vede k radikálním změnám v pojetí ECM. Stále častější je proto vytváření portálů, které umožňují efektivní práci s dokumenty. OpenText proto koupil společnost, která se na vytváření mobilních aplikací zaměřuje, přičemž dokáže pokrýt většinu platforem, jež se na mobilním trhu vyskytují.
Fotografie z akce jsou k dispozici zde
Krátký vstup na téma „Práce s nestrukturovaným obsahem v prostředí SAP Business Suite“ pronesl Vladimír Heřt, Presales Principal z SAP ČR. Původní cíl SAP, aby podniky měly jediný informační systém, se podle něj ukázal jako nesplnitelný. Proto se SAP vydal cestou akvizic dalších společností, například BusinessObjects (reportingové a analytické nástroje) a Sybase (mobilní řešení a správa mobilních zařízení), od nichž čerpá potřebnou funkcionalitu. Dále uvedl, že vnímání hodnoty obsahu ve firmách se mění. Zatímco dřívější model podle Vladimíra Heřta fungoval na bázi řízení obsahu mimo klíčové business procesy, nové modely se snaží o integraci obsahu do business procesů. Vývoj aplikací pro správu obsahu integrovaných v SAP probíhá v kooperaci se společností OpenText. Za důležitou označil dostupnost jednoho přístupového místa, ze kterého může uživatel přistupovat ke strukturovaným i nestrukturovaným informacím.
Propojení světů SAP a Microsoftu se věnoval Vladimír Tesař, konzultant ve společnosti Microsoft. Ten se zaměřil na Duet Enterprise, interoperabilitu prostředí Microsoft SharePoint a SAP. Z pohledu Microsoftu je podle jeho názoru výhodné, že uživatel může pracovat s daty z SAP zcela stejně, jak je zvyklý z SharePointu. To umožňuje jednotnou administraci a správu obou platforem, vyhledávání a sdílení identity pro přihlašování uživatelů, to vše bez ohledu na různé použité verze SAP. Workflow není nutné udržovat v SAP, lze procesně standardizovat například schvalování ve SharePointu. Implementace v ČR zatím neproběhla, protože finální verze produktu byla uvedena teprve letos v létě. Více informací lze nalézt na www.duet.com.
Po krátké přestávce následoval blok přenášek s názvem
Zkušenosti zákazníků s výběrem a nasazením ECM řešení
Luděk Louda, Business Development Manager ve společnosti Xerox, prezentoval dvě případové studie zahrnující společnosti Point Park Properties a Komerční pojišťovna (člen skupiny Societé General). Společným jmenovatelem byla problematika digitalizace stávajících dokumentů, tvorby jejich identifikačních znaků a vyhledávání v informacích, které obsahují.
O manažerských výzvách při implementaci ECM ve společnosti Tristone Flowtech ČR (výrobce automobilových díků) pohovořil Vítězslav Čepelka z pohledu CFO. V průběhu projektu probíhalo mnoho změn najednou, navíc pod vedením francouzského managementu, jednalo se tedy o velice náročný úkon. Na začátku bylo nutné utvořit přesnou specifikaci požadavků na zaváděný systém, a to dříve, než mezi jednotlivými řešeními začneme vybírat vhodné řešení pro konkrétní společnost. Po výběru dodavatele je velmi důležitá specifikace rozsahu řešení včetně metrik, jimiž se bude měřit jejich úspěšnost. Výhodné je již na začátku požadovat po dodavateli demonstraci funkčnosti výsledného systému, může to odstranit případné nejasnosti nebo naopak ujasnit další požadavky. Školení pracovníků probíhalo spíš ve smyslu zavádění nových procesů než jejich zaškolování na specifický software. Klíčové bylo uživatelům systému ukázat, že jim nový způsob práce ušetří námahu. Vítězslav Čepelka rovněž připomněl význam hesla „co měřím, to řídím“ v souvislosti s důležitostí vytváření precizních reportů.
Charismatický Rudolf Pavlíček, vedoucí projektové kanceláře v Raiffeisen stavební spořitelně, před vypuknutím obědové přestávky pohovořil o svých zkušenostech s projektem implementace ECM. 260 zaměstnanců a tisíce obchodních zástupců v kombinaci s více než 800 000 klientů vytvářejí obrovské množství obsahu, který je nutné důsledně archivovat. V současnosti Raiffeisen stavební spořitelna spravuje asi 69 milionů stran dokumentů, přičemž denně jich přibývá dalších 11 000. V analytické fázi bylo identifikováno přibližně 70 procesů, s nimiž bylo nutno začít pracovat. Od uživatelů vzešel požadavek na technologickou demonstraci „jak s tím budeme pracovat, jak to bude vypadat, co všechno bude možné dělat“. Tak vznikl demo vzorek od dvou potenciálních dodavatelů, kteří postoupili do finálního kola výběru. Požadováno bylo propojení dvou dílčích systémů, aby se jednotlivé úkony nemusely provádět duplicitně. Po vzájemném vyjasnění detailů projekt dospěl do stádia akceptace, k realizaci však již nedošlo, neboť vznikl problém se záměry Ministerstva financí na změnu legislativy v oblasti stavebního spoření. Velká diskuze se strhla na téma „úplné likvidace papírových dokumentů“ a jejich nahrazení elektronickými protějšky. Závěrem bylo konstatování, že s ohledem na právnickou praxi je vhodné klíčové dokumenty jako např. smlouvy ponechat v papírovém provedení, ale u méně důležitých dokumentů (které nebudou vstupovat např. do případných soudních procesů) již lze tuto formu archivace zcela odbourat.
Přínosy v procesu schvalování a tvorby smluv
Po obědové přestávce na konferenční scénu nastoupil Matej Mihálik, Junior Lawyer z Heineken Slovensko s tématem „Přínosy elektronizace v procesu schvalování a tvorby smluv v Heineken Slovensko“. Heineken se potýkal se ztrácením požadavků na smlouvy, jejich ztrácením, nepřehledností v procesu tvorby a schvalování. Existovaly excelovské tabulky, do nichž měly přístupy jednotlivá oddělení, což však způsobovalo neustálé nesrovnanosti a zdržení. Při zavádění ECM bylo hlavním cílem snížení časové náročnosti při schvalování smluv, což se podařilo, když se průměrná doba zpracování snížila ze dvou měsíců na tři týdny. V současnosti není možné přejít výhradně na elektronickou formu evidence smluv, ale lze maximálně omezit zjednodušit manipulaci s papírovými dokumenty tím, že se většina operací provádí s elektronickou verzí. Použité technologie zahrnují například OpenText a Microsoft SQL Server. Projekt byl zadán a realizován přibližně za 6 měsíců, v současnosti probíhá jeho rozšiřování do všech poboček na Slovensku.
Jednotlivé prezentace jsou k dispozici zde
Posledním přednášejícím, jehož výstup jsme na Docuride 2011 sledovali, se stal Ivo Hladký, vedoucí IT oddělení ze společností Xella CZ a IT CZ. Výchozí stav ve společnosti Xella zahrnoval skenování došlých faktur na osobních skenerech. Interní audit v roce 2008 odhalil rizika plynoucí ze stávajícího procesu, a tak vznikl požadavek na realizací řešení. Došlo k nasazení řešení Kofax Capture s profesionálním skenerem Fujitsu s technologií VRS. Požadavkem na další řešení bylo zachování stávajícího procesu a schvalování na základě organizační struktury a kompetencí. Informační systém SAP je v rámci skupiny hostován v Německu, identity společností v České republice a na Slovensku jsou oddělené. Dále je používán CMS ImageMaster od T-Systems. Bylo definováno 7 druhů dokumentů, 8 druhů schvalovacích procesů, 5 profilů skenování. Analýza proběhla v listopadu 2010, ostrá nasazení v červenci 2011. Nedosaženým cílem se stal pevně schvalovaný proces schvalování dokumentů, což hodlá společnost ještě v budoucnu řešit. V budoucnu dojde k nasazení elektronických podpisů a časového razítka. Z hlediska propojení ERP a ECM Ivo Hladký konstatoval, že ve společnosti Xella prostředí Lotus Notes není provázáno do ERP od SAP, další data se vyskytují ve skupinovém CRM řešení a dalších různých řešeních.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU