Nízká cena není vždy zárukou nejvýhodnějšího nákupu

Každý už pravděpodobně má nějakou zkušenost s pořízením tiskárny či stále populárnějšího multifunkčního zařízení. Na první pohled by se mohlo stát, že výběr lze provést obdobně jako pořízení jakéhokoliv jiného vybavení. Omyl! Tiskové zařízení se svou podstatou velmi odlišuje od běžné kancelářské techniky, k jeho provozu je kromě elektrické energie a servisní údržby nutný zejména spotřební materiál.

Tím však zpravidla nebývá pouze toner, ale i další komponenty, jako jsou tiskové válce, vývojnice, zažehlovací jednotky apod. Zajímavé je, že před výběrem automobilu se téměř každý zajímá kromě jeho vlastností o spotřebu pohonných hmot. Většina lidí si umí velmi racionálně spočítat, kolik mohou ušetřit například s naftovým motorem, a za úspornější pohon je ochotna si náležitě připlatit. Je však s podivem, že při nákupu tiskových produktů na obdobný princip velmi často zapomínají.

TCO - TO JE CO?

Total Cost of Ownership neboli celkové náklady na vlastnictví je velmi užitečný přístup, který byl poprvé představen před téměř dvaceti lety společností Gartner. Původně sloužil pro identifikaci všech nákladů spojených s pořízením, správou a rozmístěním osobních počítačů. Studie Gartner tehdy prokázala, že více jak 80 % celkových nákladů na IT se objeví až po nákupu zařízení, přičemž s více než polovinou těchto nákladů rozpočet IT vůbec nepočítá.
Cílem TCO je obecně popis přímých i nepřímých (častokrát skrytých) nákladů, které mají souvislost s pořizovaným zařízením v celém jeho životním cyklu, tzn. od nákupu přes jeho provoz a údržbu až po jeho likvidaci. Vzhledem k tomu, že TCO bylo původně vyvinuto pro analýzu nákladů osobních počítačů, velmi často uniká jeho význam ve spojitosti s tiskovými zařízeními. Této situaci navíc napomáhá řada výrobců, kteří si tak chrání jeden z nejcennějších zdrojů svých příjmů - spotřební materiál. TCO totiž zákazníkům osvětluje skutečnou výši všech nákladů, kde častokrát poměr nákladů na samotný tisk mnohonásobně převyšuje pořizovací cenu, kterou mohou být v době nákupu oslepeni.

PRVNÍ FÁZE - IDENTIFIKACE TISKOVÝCH POTŘEB

Než otevřete produktový katalog jakéhokoliv výrobce, měli byste si jasně definovat své aktuální tiskové potřeby s předpokládaným výhledem do budoucnosti.
Pokud se jedná o malou kancelář či domácnost, je vhodné si uvědomit, jestli potřebujete tisknout, kopírovat, skenovat, faxovat, nebo zdali využijete barevný tisk. Rychlost, formát papíru a připojení na síť zde nehraje příliš velkou roli, s tiskárnou však budete v přímém kontaktu, a proto je vhodné nepodcenit například maximální rozměry, hlučnost, jednoduchost ovládání či vzhled.
Rozhodování firmy ovlivňují další kritéria, která je nutné předem zvážit. Nejsložitější bývá optimální navržení síťových a lokálních zařízení. Spoustu tiskových úloh lze efektivně vyřešit jedním síťovým zařízením pro celou pracovní skupinu, mnohdy jsme však limitováni prostorem, počtem dveří, pater a vzdáleností, kterou následně uživatelé musejí zdolávat. Se síťovým tiskem navíc rostou další rizika, která u lokálních zařízení není třeba řešit, například možnost zcizení tiskového výstupu nepříslušnou osobou. Zatímco menší firmy zpravidla zvládnou své potřeby identifikovat samy, střední a větší firmy tuto problematiku řeší stále častěji nezávislými auditorskými společnostmi.

DRUHÁ FÁZE - ODHAD TISKOVÉHO OBJEMU A PŘEDPOKLÁDANÉ DOBY UŽÍVÁNÍ

Jakmile určíte počet zařízení a jejich funkcionalitu, je nutné stanovit ten nejdůležitější činitel - předpokládaný počet vytištěných/ /zkopírovaných stran pro každé uvažované zařízení. Pokud výbavu pořizujete poprvé, nezbývá než snažit se o co nejpřesnější odhad. V případě obměny zařízení lze využít sofistikovanějších nástrojů, kterými lze poměrně přesně monitorovat aktuální vytížení jednotlivých tiskových zařízení, například KYOcount 3.0. Řada podobných nástrojů bývá ke stažení dokonce zdarma, nebo s dostatečnou zkušební dobou. Pokud provozujete většinu zařízení, která nelze sledovat přes síť, pomůže alespoň odhad učiněný z počtu tonerových náplní vynásobený předpokládanou výtěžností. Pro další využití je nutné objem tisku stanovit pro celé uvažované období, po které hodláme tiskárnu použít. Nejčastěji se jedná o 3-5 let dle náročnosti klienta.

TŘETÍ FÁZE - KALKULACE TCO

Tato etapa bývá jedna z nejnáročnějších. Doposud bylo možné spolehlivě vycházet z vlastních informací a zkušeností, nyní však začínáme počítat s údaji, které si musíme opatřit od potenciálních dodavatelů, kteří mají vhodné produkty na námi již definované potřeby. Jak již bylo sděleno, TCO nebývá tou nejsilnější stránkou většiny výrobců, a proto častokrát narážíme na nepřesné či jinak zamlžované údaje.
TCO lze počítat ve zjednodušené podobě, kdy zahrneme do celkových nákladů pouze pořizovací cenu a náklady na tisk po plánovanou dobu užívání (tzn. součet všech tonerů, válců, vývojnic či dalších komponent, které je nutné předepsaným způsobem vyměňovat). Přestože hovoříme o zjednodušené podobě, brzy zjistíte, že i tak vyžaduje veliké úsilí nákupčího, aby se dopracoval k pravdivým údajům. Někteří výrobci vám výpočet mohou velmi usnadnit, například tiskárny a multifunkční zařízení Kyocera jsou založené na využití patentovaných a velmi odolných komponent, tudíž v rámci jejich provozu doplňujete pouze tonerový prášek. U vyšší kategorie strojů, které předpokládají statisícové tisky, se navíc provádí aplikace servisních sad, jejichž součástí jsou všechny komponenty podléhající opotřebení - například tiskový válec, vývojnice, zažehlovací jednotka, ale i různá podávací kolečka apod. Zde nastává zásadní problém korektního srovnání, protože spousta jiných technologií nemá sladěnu výměnu komponent v jednom intervalu, a zákazník tak musí častěji pořizovat jednotlivé komponenty zvlášť. Nejčastějším zkreslením pak bývá fakt, kdy vám prodejce nesdělí všechny komponenty, protože se v nich buď sám neorientuje, nebo je mylně pokládá za náhradní díly. Do analýzy TCO lze zahrnout řadu dalších relevantních nákladů, jako jsou náklady na údržbu, servis, správu aj. Výše popsaná zjednodušená verze však pro správné rozhodnutí většinou postačuje.

ČTVRTÁ FÁZE - OPTIMALIZACE TCO

Pomocí minimalizace TCO získáme pro každou uvažovanou kategorii produktů ten nejefektivnější. Je třeba zdůraznit, že kromě hledání minimálního TCO tiskáren různých výrobců je nutné pro daný objem tisku porovnat TCO různých produktů jednoho výrobce. V zásadě platí pravidlo, čím více tisknete, tím více se vyplácí připlatit si za spořivější a většinou dražší produkt. Při změně objemu tisku je proto nutné celou analýzu TCO znovu přepočítat!
Pro usnadnění práce s výpočtem TCO naštěstí existuje i velmi užitečný kalkulátor, který je volně k dispozici na internetové adrese www.laserovetiskarny.cz/PEC. Kromě předdefinovaných údajů tiskáren a osobních multifunkčních zařízení téměř všech značek můžete stanovit předpokládaný objem tisku, intenzitu pokrytí a následně graficky porovnat dva libovolné produkty. Aplikace umožňuje také vlastní změnu cen nebo definici dalšího produktu.

PÁTÁ FÁZE - KONEČNÝ VÝBĚR

Poté, co nalezneme nejlevnější stroj pro každou kategorii, můžeme přistoupit k doladění celkového nákupu. Zde můžeme přihlédnout k tomu, že je vhodné mít produkty jedné značky, protože je s tím většinou spojena jednodušší správa, různé podpůrné utility a uniformní logika ovládání. Není to však pravidlo a v řadě situací by takové rozhodnutí mohlo být velmi neekonomické. Můžeme také optimalizovat počet typů strojů,což je spojeno například se snížením pojistných rezerv spotřebního materiálu a navíc i snadnější nahraditelností v případě výpadku.

Autor je generální ředitel společnosti Janus.