Naučte se „vytěžovat“ IT

Jednou z takových oblastí je i vnitřní infrastruktura, tedy jakési „podhoubí“ pro běh všech informačních systémů...

Většina státních organizací již v mnoha oblastech funguje podobně jako soukromé komerční subjekty. Jednou z takových oblastí je i vnitřní infrastruktura, tedy jakési „podhoubí“ pro běh všech informačních systémů uvnitř organizace či systémů zajišťujících spojení organizace s okolním světem. Dnešní organizace bývají na těchto technologiích závislé, ať už se jedná o ministerstvo, soukromého podnikatele nebo městský magistrát.

Dlouhá léta je oblast informačních systémů v organizacích vnímána spíše jako nákladové středisko, ne jako oblast, která se může efektivně podílet na fungování daného subjektu a přinést mu výhody při plnění vlastních cílů. Je to dáno několika faktory, mezi které patří kromě nedostatečného provázání IT a strategie také neustálé vnímání informačních technologií (IT) ze strany managementu jako neproniknutelné technologické disciplíny. Využívají pak jen základní služby, které může výpočetní technika přinést, a sami tak často nevědomky degradují počítač do role inteligentního psacího stroje a nástroje pro psaní e-mailů a přístup na internet.

Přitom neustále rostoucí komplexnost informačních technologií se v kombinaci s jejich výše zmíněnou degradací odráží negativně především v těchto oblastech:

• Neúplné a tedy neefektivní využití již pořízených technologií.

• Vysoké náklady na údržbu a provoz infrastruktury.

• Nekoncepční plán investic do dalšího rozvoje infrastruktury.

Infrastruktura mnohdy také není chybně vnímána jako kritická část celkového informačního systému, jelikož je to něco, co není vidět, pokud dobře funguje a umožňuje nepřetržitý běh aplikací nad sebou. Organizace se tedy často soustředí spíše na rozvoj projektů, které přímo souvisejí s koncovým uživatelem, aniž by právě k tomu měly nutnou infrastrukturu připravenou.

Jaké je současné IT ve státní správě?

Takovou situaci mnohdy způsobuje právě samo IT oddělení, které se spokojilo s rolí nákladového střediska a nemá ambice se více podílet na výsledcích organizace. Nejčastějšími úkony, kterými se takové IT oddělení ve státní organizaci dnes zabývají, jsou pak instalace základních produktů, jako je kancelářský software, elektronická pošta, ekonomický software a nástroje pro sdílení souborů a tisk.

K těmto službám dále poskytuje základní dohled a podporu uživatelů. Místo dalšího rozvoje se pak spíše věnuje řešení nastalých problémů. Dle celosvětových průzkumů směřuje 70 % celkových nákladů na IT do údržby a pouze 30 % do rozvoje.

Proč měnit co (většinou) funguje…

Současné trendy, ale především větší tlak na efektivní řízení organizace ovšem vyžaduje změnu takového provozu informačních technologií. Přicházejí nové požadavky na vyhovění pravidlům a regulacím, přicházejí nové a nové technologické inovace, zvyšuje se nutnost udržet systémy v chodu bez zbytečných výpadků, zvyšují se nároky na bezpečnost a ochranu dat proti zneužití či ztrátě.

Nejvyšší vedení pak od IT oddělení vyžaduje zvýšení produktivity uživatelů, snížení nákladů na provoz, zvýšenou orientaci na externího i interního uživatele a samozřejmě aktivní spolupráci při plnění cílů organizace. Navíc pochopitelně očekává i možnost kontroly fungování IT oddělení a poskytovaných služeb. Proto je třeba začít vnímat IT infrastrukturu jako ucelenou oblast – celek poskytující definované služby uživatelům, nezaměřovat se na funkce, ale potřeby uživatelů a firem řešit komplexně náklady IT a adoptovat osvědčené postupy a zkušenosti pro zlepšení fungování a snížení náročnosti.

Stačí málo - koncepce

Instituce, které si uvědomují potřebu změny koncepce IT oddělení a jeho transformace do jednotky, která je součástí strategie organizace, má dnes vlastně dvě možnosti, jak podniknout první kroky. První možností je spolehnout se na externí subjekt, většinou poradenskou firmu, která může v dané organizaci provést audit stávající infrastruktury a procesů a navrhnout kroky, které povedou k optimalizaci IT služeb a investic do IT.

Druhou možností je provést optimalizaci vlastními silami. Zde je ovšem třeba držet se několika předpokladů. Především je nutné najít si jednu určitou metodiku, které se bude organizace při optimalizaci držet. Příkladem takové metodiky může být například celosvětově uznávaný standard ITIL, který využívají mnozí přední dodavatelé, či metodiky společnosti Gartner pro definici maturitní úrovně jednotlivých oblastí infrastruktury. Je velice důležité, aby se organizace pokusila nastavit si co nejobjektivnější obraz infrastruktury včetně procesů a personálního obsazení.

Součástí hodnocení stavu infrastruktury pak musí být také návrh řešení klíčových oblastí, ať už se to týká lepšího využití stávajícího technologického vybavení, změny procesů či politiky, nebo nákup nové softwarové nebo hardwarové technologie. Z toho vyplývá, že především v krátkodobém horizontu nemusí nutně znamenat optimalizace infrastruktury náklady na pořízení nových technologií. Na základě takového hodnocení pak může organizace sestavit jakýsi dlouhodobý plán dalšího rozvoje IT, kterého se bude držet při dalších plánovaných investicích.