Nakupujeme tisková řešení

Náklady na tisk představují až překvapivě velkou část firemních rozpočtů. Jejich redukce ovšem nebývá snadnou záležitostí a často je přímo kontraproduktivní. Stále větší část totiž činí celkové náklady na tisk a podíl pořizovací ceny samotné tiskárny neustále klesá. My vám poradíme, jak vybrat tu správnou technologii, zda přemýšlet o outsourcingu a na jaké chytáky si dát při výběru pozor.

Nákup tiskového řešení je záležitostí strategickou, takže při výběru je jedním z kritických faktorů strategie růstu firmy do budoucnosti: „Růst firmy, změna interních procesů či organizace s sebou přináší změny v rozsahu tisku, změny v organizaci práce s dokumenty či změnu počtu uživatelů apod. a všechny tyto faktory mají samozřejmě vliv na správné nastavení tiskového řešení. V případě předimenzování na začátku je situace jednodušší než v případě poddimenzování,“ přibližuje situaci Jiří Paleta, Category Manager ve společnosti HP.

„Při nákupu tiskárny si v první fázi musí uživatel uvědomit, zda chce tisknout běžné dokumenty, barevné dokumenty či obchodní katalogy. Dále by měl odhadnout, kolik stran měsíčně hodlá tisknout, zda je tiskárna určena pro jednoho uživatele či skupinu, zda bude potřeba duplexní tisk a v jakém prostředí se bude tisknout,“ vypočítává Zdeněk Kapusta, obchodní ředitel společnosti Brother International CZ.

Ideálním způsobem je podle Marcela Divína, Account Managera společnosti Epson, nakupovat produkty jedné značky s výhledem na možnost kompletní podpory z jednoho zdroje: „Bohužel je velmi složité najít řešení od jednoho výrobce, a to z důvodu specializace některých výrobců pouze na určité segmenty, kde jsou jimi nabízené produkty v porovnání s komplexním dodavatelem na výrazně vyšší úrovni, nebo ve srovnatelné kvalitě s výrazně nižší pořizovací cenou či tiskovými náklady.“

Podle názoru Václava Novotného, marketingového konzultanta Oki Systems, by si zákazník měl rozvážit, kolik stran černobíle a barevně za měsíc potiskne, zda bude přístroj využívat sám nebo ve skupině a jak náročné dokumenty bude tiskárna zpracovávat: „Podle toho pak lze vybrat nejvhodnější model. Řada uživatelů jen těžko odhaduje, kolik stran potiskne. Pomůckou jim může být počet spotřebovaných balení papíru. U barevného tisku je třeba zvážit, jak velké barevné plochy bude potiskovat, a na základě toho zvolit tiskárnu s vhodnou kapacitou tonerů.“ Při výrazném poklesu cen barevných i černobílých LED/laserových tiskáren jsou podle Novotného pořizovací náklady stále méně důležité, podstatné jsou celkové náklady vlastnictví.

V případě výběru dodavatele tiskových a kopírovacích systémů pro větší společnost nedoporučuje Dušan Novotný, produktový manažer společnosti Xerox, řídit se pouze cenou zařízení: „Mnohem důležitější je hodnotit celkové náklady na vlastnění a provoz zařízení. V případě instalace většího množství zařízení je vždy efektivnějším řešením, pokud jsou všechna zařízení dodána a servisována jedním dodavatelem.“

Podle Palety nelze jednoduše říci, které kritérium je při výběru nejdůležitější: „Zkušenost dodavatele se standardizovanými tiskovými řešeními je samozřejmě základním požadavkem, ale na druhou stranu její hodnota nemusí být tak vysoká v případě specializovaných řešení, která jsou vytvářena podle požadavku uživatele.“ V případě implementace složitějšího tiskového systému složeného z produktů více výrobců totiž prý bude zkušenost s řízením projektů a koordinací také velmi důležitá. Technologický vývoj všech výrobců se podle slov Palety pohybuje cyklicky mezi fázemi „nejlepší na trhu“ a „průměrný produkt“, takže v každém případě lze najít aktuálně nejlepší technologii.

LASER, INKOUST A BARVA
Nejrozšířenější platformou pro maloformátový tisk jsou podle Palety laserové technologie: „Převážná část kancelářských dokumentů je černobílá, ale stále narůstá využití barevného tisku pro zvýraznění a oddělení informací. Nejčastěji je používán formát A4, černobílý tisk na formát A3 je spíše výjimkou. Barevný laserový tisk se uplatňuje především u in-house tisku publikací nebo reklamních dokumentů.“
„Nejpopulárnějším řešením je v této chvíli černobílý laserový tisk, který postupně nahrazuje barevný laserový tisk. Pro střední a menší společnosti je nadále zajímavá i inkoustová technologie, a to primárně z důvodu flexibility,“ tvrdí Divín. V oblasti inkoustového tisku podle jeho slov došlo v posledním roce k úpravě cen na inkoustové náplně, a to velmi agresivně. Výsledkem jsou velmi nízké náklady na tisk, které jsou konkurenceschopnými s levnými osobními laserovými tiskárnami.
„Technologie na bázi inkoustu nejsou pro podniková řešení vhodné zejména s ohledem na nutnost použití vysoce kvalitního, a tudíž drahého papíru. Určitým kompromisem je technologie pevného inkoustu, která umožňuje dosáhnout špičkové kvality tisku i na obyčejný kancelářský papír,“ podotýká Dušan Novotný.

VÍCE FUNKCÍ POHROMADĚ
V dnešní době jsou podle Kapusty populární multifunkční modely, které přinášejí úsporu místa na stole a uživateli nebo malé skupině uživatelů poskytují možnost kopírování, skenování, případně faxování, čímž se odlehčí centrální kopírka, případně při výbavě více multifunkčními modely již nebude kopírka potřebná. Kritéria výběru jsou podobná jako u tiskáren.
Mezi výhody multifunkcí podle Divína patří, že všechny nejpoužívanější funkcionality, jako je tisk, kopírování, skenování, případně faxování, můžete ovládat z jednoho místa: „Navíc dochází k několika zásadním úsporám, jako je úspora místa, úspora nákladů spojených se skladem různých typů spotřebního materiálu, úspora nákladů spojená se servisním zajištěním.“

Multifunkční zařízení podle Václava Novotného zabírá méně místa a nabízí více užitečných funkcí najednou: „V současné době jsou profesionální multifunkční zařízení na velmi vysoké kvalitativní úrovni. Důležitou roli hrají při nástupu Document Managementu v malých a středních firmách.“
Multifunkční zařízení mají podle Dušana Novotného typicky nižší provozní náklady, přináší zjednodušení činností a zpřístupňují služby, jako je například síťové skenování širšímu spektru uživatelů: „Nutnou podmínkou je však opravdová multifunkčnost zařízení, kterou zdaleka ne všichni výrobci garantují. V praxi to znamená, že multifunkce musí být schopna v okamžiku tisku snímat další kopírovací úlohu, faxovat, skenovat a odesílat dokumenty elektronickou poštou. Stroj, na jehož displeji je po většinu pracovní doby nápis ’čekejte na dokončení právě probíhající úlohy’ je prakticky nepoužitelný.“