Správně zvolená tisková technologie a konkrétní typy tiskových zařízení mohou firmě uspořit značné náklady, protože potřeba tisku v podnicích navzdory předpovědím o bezpapírové kanceláři neklesá, ba právě naopak. Nároky kladené na tiskárny jsou stále vyšší, stejně jako objemy tisku.
Trendy v oblasti podnikového tisku jsou podle Pavla Kelčy, Product Managera společnosti Konica Minolta Business Solutions, očividné: "Větší rozšíření barevného tisku a využívání multifunkční funkcionality tiskových zařízení. Nově se přidává sledování tiskových nákladů u jednotlivých uživatelů, což umožní nemalé snížení celkových nákladů, a především outsourcing tiskových řešení."
Podle názoru Radka Cinádra, specialisty technické podpory Oki Systems, je trendem spíše centralizace tiskových řešení: "Společnosti nahrazují velký počet malých zařízení jedním či několika většími a výkonnějšími. Na druhou stranu existují stále situace, kdy náhradu provést nelze - například přepážky bank či ordinace lékařů."
"Ačkoliv se ještě přednedávnem mluvilo o trendu bezpapírových kanceláří a velkých úsporách na tisku, ukázala se předpověď mylnou. Objem tisku je stále větší a nároky kladené na tisková zařízení vyšší. Jednou z cest, jak snížit nebo eliminovat neefektivní náklady, je i nákup nového tiskového řešení či služby," říká Kelča.
Při výběru technologie záleží podle Cinádra v první řadě na oboru, jímž se společnost zabývá, a pro jakou aplikaci poptává konkrétní tiskové řešení: "Například v logistice firmy preferují jehličkové tiskárny a grafická studia pracují poslední dobou častěji s laserovou technologií."
Podle Jiřího Skopového, Business Solutions Managera společnosti Konica Minolta Business Solutions, není třeba vybírat více značek a kombinovat jejich produkty. Následná správa tiskového parku by pak prý byla mnohem náročnější a dlouhodobě dražší než u jednoho dodavatele: "Při výběru dodavatele je proto třeba soustředit se na několik důležitých věcí. Jednak je to pokrytí regionu České republiky nejen distributory, ale především servisními techniky. S tím souvisí i záruka provozuschopnosti a garantovaná reakční doba. Dalším - velice důležitým - faktorem je schopnost dodavatele provést ekonomickou analýzu tisku a vytvořit optimální tiskové zázemí podle potřeb společnosti. V neposlední řadě je také namístě schopnost spolupráce s informačním systémem firmy."
Jestli zákazník uvažuje o koupi většího počtu tiskáren, je podle Cinádra vhodnější zvolit jednoho dodavatele: "Také pokud firma už nějaká zařízení vlastní, měla by se snažit o jejich integraci do jednoho celku. Takový postup snižuje nároky na správu, obsluhu a řízení tisku a zároveň přispívá k redukci TCO."
"Dosáhnout nižších nákladů na tisk je přáním prakticky každé společnosti, efektivním řešením je centralizace tisku. Stávající technologie společně s možností vzdálené správy tiskových zařízení umožňují plnou kontrolu tisku jednotlivých uživatelů, přidělování oprávnění k tisku konkrétních úloh či jejich omezení. Díky centralizaci tisku je zajištěna i větší bezpečnost citlivých dat, samotný tisk proběhne až po ověření uživatele, tím je minimalizováno riziko zhlédnutí obsahu neoprávněnou osobou," říká Kelča. Podle něj inovace již pokročily natolik, že k tisku zvolené úlohy stačí pouze přiložit prst na biometrický snímač.
Cinádr rozeznává čtyři aspekty, podle kterých se vybírá vhodná tisková technologie: "Rychlost, kvalita, provozní náklady a objem tisku. U dodavatele je pak třeba zohlednit ještě kvalitu servisu, dostupnost spotřebního materiálu, reference a další.
Barevné multifunkční stroje mají podle Skopového stejné náklady na černobílý tisk, jako monochromatické, obdobně je tomu i u pořizovacích nákladů - není tudíž důvod pro koupi černobílých tiskových strojů: "Multifunkční zařízení navíc umožňují barevné skenování, které usnadňuje tok a archivaci důležitých informací uvnitř firmy." Kombinovaná multifunkční zařízení podle Skopového převažují ve většině případů, samostatné tiskárny se používají pouze ve specifických případech.
Samostatná zařízení podle Cinádra volí zákazníci, kteří zpravidla nepotřebují integrované funkce: "Naproti tomu multifunkční zařízení jsou vhodná pro malé kanceláře či domácnosti." Barevný laser se pak podle Cinádra v Česku dobře zabydluje: "Cenově jsou zařízení dostupná i pro malé firmy, náklady na tisk jsou nízké, kvalita je srovnatelná s inkoustem a rychlost je vyšší než u jiných technologií. Podobně jako byl standardem černobílý laser, tak se jím nyní stává barevný."
CENTRALIZACE?
„Obecně lze říci, že centralizovaný tisk je výhodný pro větší společnosti, kde lze centralizací tisku ušetřit mnoho zbytečných nákladů spojených například s technickou podporou, servisním zajištěním či nutností mít odpovídající kapacitu IT oddělení pro řešení jednotlivých problémů,“ říká Divín. Decentralizovaný systém je podle něj obecně flexibilnější a více odolný proti výpadkům jednotlivých tiskáren. „Ale i zde vznikají dodatečné náklady spojené primárně s řešením různorodých problémů na různorodých typech tiskáren, což způsobuje velké nároky na IT oddělení, které musí být schopno rychle a kvalitně zákazníkovi pomoci.“
Základem spokojeného uživatele je podle Palety precizní a vhodné specifikování rozložení produkčních tiskáren pro dané oddělení: „Precizní z pohledu měsíčního zatížení tiskáren, vhodné umístění je pak z pohledu uživatele – tedy především vzdálenost uživatele od tiskárny a její rychlost tisku. Z pohledu celkového vlastnictví tiskárny pak centralizace přináší významné úspory jak při pořizování tiskáren, tak i v nákladech na stránku. Velmi se také zjednoduší rozpočítávání nákladů na tisk pro jednotlivé uživatele, pokud to tiskárna nebo tiskové řešení umí.“
„Obecně samozřejmě platí, že centralizace tisku do výkonných multifunkčních systémů přináší nejvyšší úspory. To však nelze paušalizovat. Často jsme svědky naprosto nevhodné centralizace tisku v provozech, které svou povahou vyžadují decentralizovaný tisk,“ varuje Dušan Novotný.
OUTSOURCING PŘICHÁZÍ
Kompletní outsourcing je podle Dušana Novotného ideálním řešením pro větší společnosti, které se nechtějí zabývat činnostmi souvisejícími s podpůrnými aktivitami. Na kompletní outsourcing však nelze pohlížet pouze optikou samotné tvorby dokumentů: „Takto zúžený pohled často vede k nesprávným zadáním a úsudkům ohledně výhodnosti či nevýhodnosti outsourcingu.“
Pod pojem částečný outsourcing je podle slov Novotného ne zcela korektně zahrnováno poskytování plného servisního zabezpečení k zařízení, které je v majetku dodavatele, provozovatele nebo třetí strany: „Zde je nutné se při posuzování nabídek důkladně seznámit s rozsahem služeb, které takováto servisní smlouva pokrývá. Jedná se zejména o různá omezení maximální spotřeby toneru, limity objemů tisku, výše paušálních plateb, reakční dobu v případě servisního zásahu a podobně.“
Výhodu outsourcingu tiskových služeb vidí Divín ve výrazném zjednodušení všech činností souvisejících s provozem tiskových řešení. Nevýhodou je obecně cena za tuto službu, která je v mnoha případech neúměrná ke garancím, které zákazník využívající této služby požaduje.
Předávat tisky pro zpracování externí firmě se podle Kapusty vyplatí jen pro velké objemy konkrétního souboru, jako jsou například manuály k výrobkům: „Standardně zadávat běžné tisky jiné organizaci by jen komplikovalo a zpomalovalo práci bez jakéhokoliv finančního efektu.“
JAK SE VYBÍRÁ PODLE VELIKOSTI
Menší a střední firmy jsou podle Divína flexibilnější v rozhodování o technologii, případně typu tiskové periferie, kterou chtějí používat. Pozorně sledují trendy a jsou ochotny částečně experimentovat formou nákupu nových technologií. U velkých firem je pak prý hlavní důraz kladen na koncepčnost řešení, tedy kontinuální nákup prověřené technologie, respektive prověřených produktů. Implementace nových technologií vyžaduje delší dobu na ověření použitelnosti a funkčnosti přímo v dané společnosti.
„Větší firmy jsou zpravidla ochotny více investovat do vyšších modelů tiskáren s nižšími náklady na provoz. Ve firmách všech typů přitom neustále rostou požadavky na výkon a kvalitu tisku. Ve všech firemních segmentech také můžeme pozorovat růst obliby barevného tisku,“ všímá si aktuálních trendů Václav Novotný.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU