Snad každý, kdo pracuje s osobním počítačem, má sadu oblíbených aplikací, bez kterých by se sice obešel, ale jen velmi těžko a nerad, protože rapidně zvyšují jeho produktivitu. Výběr takových utilit ve firmě musí být kompromisem mezi uživateli, IT oddělením a managementem. Protože ne každý nákup se nakonec projeví jako smysluplný.
Zákazník by se při výběru PC softwaru podle Radka Vondráčka, který se ve společnosti Jimaz zabývá problematikou sharewaru a nákupem méně běžného softwaru, měl v první řadě řídit tím, co opravdu potřebuje: „Je až zarážející, kolikrát zjistím, že software, který jsme dodali, zákazník vůbec nevyužívá. Přitom nejde jen o drobné utilitky – nedávno jsem s úžasem zjistil, že korporátní zákazník, kterému jsme v prosinci 2005 dodali roční podnikovou licenci na jeden antispywarový program, začal s jeho skutečným nasazením v září 2006! Tedy v okamžiku, kdy bylo 75% původní investice víceméně zmařeno, protože v prosinci bude nutné zaplatit za aktualizace na další rok.“
„V první řadě by měl zákazník začít přesnou identifikací potřeby – tedy jakou funkcionalitu má software splňovat. Teprve potom začít srovnávat dostupné varianty podle funkčnosti a ceny. A do ceny samozřejmě započítat i náklady na implementaci a údržbu,“ radí Luděk Šafář, který působí jako Services Team Leader v Novellu.
„Především by si měl zákazník všechny deklarované vlastnosti softwaru ověřit, případně smluvně ošetřit. Doporučit můžeme i testování a pilotní provoz před plošným nasazením,“ radí Novotný.
Výběr dodavatele
Zákazník by si podle Petra Tošnera, který pracuje jako Software Marketing Strategist v IBM, měl vybrat software, který je od stabilního a prověřeného dodavatele, jež mu nejenom prodá licence, ale bude schopen mu poskytnout i kvalitní technickou podporu, školení a software nasadit v jeho konkrétním prostředí. Důležité je, aby dodavatel poskytoval software, který podporuje otevřené formáty a je platformově nezávislý – jedině tak si zákazník uchová dostatečnou flexibilitu a svobodu v případné změny dodavatele.
Vodítkem pro zákazníka při výběru dodavatele softwaru by podle Jana Novotného, obchodního ředitele společnosti AEC, měly být reference na obdobné dodávky a také služby poskytované k produktu, úroveň technické podpory či reakční doba: „Zákazník musí mít jistotu, že v případě problémů s produktem se mu dostane ze strany dodavatele odborné pomoci. Při výběru softwaru je dobré brát zřetel také na možnost zákaznických úprav v aplikaci.“
Vondráček sám by při pořizování softwaru dbal na to, jakou za sebou má ten či onen produkt historii – jde-li o zavedený a průběžně vyvíjený produkt nebo alespoň o zavedeného výrobce softwaru: „Pročetl bych si diskuse na internetu a snažil se získat určitý obrázek o tom, jestli uživatelé narážejí při používání produktu na nějaké problémy a jak se k jejich řešení staví výrobce.“
Důležité podle Tošnera je, aby dodavatel poskytoval software, který podporuje otevřené formáty a je platformně nezávislý: „Jedině tak si zákazník uchová dostatečnou flexibilitu a svobodu v případné změně dodavatele. Důležitá je také komplexnost služeb, které dodavatel nabízí včetně technické podpory, školení a dalších.“
Komerční, či bezplatný?
„Drobné utility se v 99% případů dají pokrýt pomocí freeware softwaru. U komplexních balíků je nutné dbát na licencování, podporu a také cenu. V obou případech musí software poskytovat požadovanou funkčnost v dostatečné kvalitě a musí se vzít v potaz i náklady na implementaci a provoz,“ radí Petr Bůva, ICT Specialist ve společnosti Unicorn.
Proprietární software podle Šafáře obecně bývá lépe specializovaný na specifickou činnost, ale je samozřejmě dražší. Otevřený software nemá zpoplatněné licence a používá výhradně otevřené komunikační standardy a formáty souborů. To umožňuje přizpůsobovat strategii zapojování dalších komponent – jedním rozhodnutím není firma vázaná na dlouhé roky dopředu k technologii jednoho výrobce.
„Vždy je třeba poměřovat hodnotu, kterou software přináší firmě, s cenou, za kterou je možné jej provozovat,“ radí Šafář. Téměř vždy se podle něj dá v libovolné oblasti najít lepší aplikace, nicméně ti, kteří ji chtějí nasadit, většinou nemají sebemenší přehled o tom, kolik by její pořízení a provoz stál: „Při sledování hodnoty aplikace nesmíme zapomínat na čas uživatelů, který stojí nemalé peníze – hlavním faktorem je tudíž to, jak efektivně přispívá aplikace ke zvolenému účelu.“
„Úpravy, implementace a následná údržba bezplatného softwaru stojí peníze v podobě dodavatelských prací a interních lidských zdrojů. Někdy není jiné cesty, protože komerční produkty nevyhovují nebo na ně nejsou peníze, jindy se i open source ukáže jako nejlepší řešení,“ tvrdí Hofer.
„Budu-li předpokládat, že má potenciální uživatel dostatečné finanční zdroje -- nemá-li, je výhoda open source a free softwaru zřejmá -- pak bych příliš nerozlišoval placený a neplacený software. Nabízí-li neplacený software to, co hledám, je obtížné hledat důvody, proč za totéž někde jinde platit. Neodvážil bych se třeba tvrdit, že placený software garantuje lepší podporu nebo rychlejší přizpůsobování novým trendům a technologiím – někdy to pravda je, jindy ne,“ všímá si Vondráček.
Nyní už není podle Vondráčka žádný zásadní rozdíl mezi komerčním softwarem a sharewarem. Shareware se kdysi od komerčního softwaru lišil tím, že uživateli umožňoval program legálně vyzkoušet ještě před zaplacením licenčního poplatku.
Dnes už je ale existence demoverze nebo zkušební, časově omezené verze programu natolik běžná i u komerčních produktů, že se v podstatě nedá říci, co je ještě shareware a co už ne – obyčejně podle Vondráčka záleží víceméně jen na rétorice výrobce, jestli se k principům shareware hrdě hlásí, nebo je jen tiše vyznává.
Školení za to stojí
Podle Šafáře je až s podivem, jak ve specializovaných provozech, kde se pracuje výhradně s aplikacemi ušitými na tělo (například jen pro zadávání dat), je každou změnu naprosto nutné provázet důkladným proškolením – zejména proto, že uživatelé už mají postupy zažité a provádějí je automaticky: „Na každou změnu, třeba jen jednu klávesovou zkratku nebo rozložení obrazovky, se pak musí doslova přeučit. Naopak na místech, kde se vykonává množství různorodých činností v různých aplikacích je nasazení nových jednodušší, protože uživatelé jsou zvyklí průběžně objevovat a učit se i nové funkce ve starých aplikacích.“
Obecně podle Novotného platí, že proškolený uživatel způsobí podstatně méně problémů a škod: „Současně také záleží na složitosti softwaru a jeho důležitosti pro chod organizace.“
Školení je podle Petra Šika, Sales Representative v Unicornu, nutné v každém případě: „U jednodušších nástrojů stačí kratší elektronická prezentace hlavních funkčností, u složitějších produktů je nezbytné prezenční školení. Budoucí uživatelé musí pochopit filozofii systému a nejvíce používané funkčnosti, které jim pomohou zefektivnit jejich práci. K danému nástroji se také doporučuje vytvořit i odpovídající knowledge base včetně FAQ.“
Dnes je podle Tošnera k dispozici mnoho kvalitního softwaru různých dodavatelů: „O úspěchu jeho nasazení v organizaci rozhoduje právě implementace jako celek – včetně přípravy a školení uživatelů, technické podpory a dalších služeb.“
Foto: Wikipedia, OpenOffice.org
Rozličné velikosti
Menší organizace jsou podle Tošnera citlivější na cenu, a proto je pro ně vhodný open source software s výrazně nižšími TCO (Total Cost of Ownership) než komerční software.
„Čím menší zákazník, tím větší důraz na cenu a uživatelskou přívětivost. Čím větší zákazník, tím větší důraz na předprodejní ověření funkčnosti a rozsah a kvalitu poprodejních služeb,“ všímá si Hofer.
„Čím menší firma, tím citlivější je na cenové parametry, protože jejich požadavky nemají extrémní parametry, co se týká výkonu. Jsou také schopnější se drobně přizpůsobit ve chvíli, kdy software ne zcela přesně vyhovuje původnímu zadání. Velké firmy hledají software, který vyhoví přesněji jejich požadavkům a potýkají se s problémy se škálovatelností a hrubým výkonem.
Co funguje dobře pro 20 uživatelů nemusí fungovat stejně dobře pro 2 000. Cena je většinou méně důležitý (i když samozřejmě ne nepodstatný) faktor,“ říká Šafář.
Malé firmy podle Bůvy oproti velkým nepotřebují software primárně pro správu sítě a její údržbu: „Například problém distribuce softwaru na jednotlivé počítače malá firma řešit nemusí, protože nainstalovat software na pět počítačů je něco diametrálně odlišného než na 5 000 počítačů.“
Malé a střední firmy jsou podle Novotného cenově senzitivnější, nekladou takový důraz na nabízené služby a také preferují řešení levnější před komfortnějšími.
Piráti na zteči
„Pokud je běžný stav používat i relativně drahé aplikace zadarmo, dojde k deformaci celého trhu a velkým nesouladům v porovnávání užitečnosti aplikací pro jednotlivé firmy – co je pro některou výhodné, protože porovnává s drahou alternativou, je pro některou nevýhodné, protože porovnává s tou samou alternativou, ale nelegálně používanou,“ tvrdí Šafář.
„Nelegální software nepřipravuje výrobce jen o zisk. Často působí i přímé škody čerpáním služeb, za které výrobce krvavě platí – například v našem případě distribuce aktualizací,“ stýská si Hofer.
Nelegální software je i podle Bůvy problém: „Menší firmy používají software, na jehož koupi nemají peníze, ale potřebují ho pro své podnikání. Mezi další problémy patří porušování licenčního ujednání například vlastnictví dvou licencí softwaru, který je licencován na jednoho uživatele a pracují s ním čtyři zaměstnanci. Dále pak používání trial verzí delší dobu, než je povoleno v EULA, využívání evaluation a trial verzí pro produkci či používání licence, která je k volnému použití pro domácí uživatele, pro komerční účely.“
„Čím méně uživatelů za software platí, tím více musí platit ti poctiví – a paradoxně také tím více ti poctiví „trpí“, protože výrobci se snaží nejrůznějšími způsoby ztížit nelegální užívání svého produktu. Snad všechny ochrany proti nelegálnímu užívání, které znám, totiž ztrpčují život i legálním uživatelům,“ podotýká Vondráček.
Klamy reklamy
„Software je zboží jako každé jiné, doprovází ho standardní reklamní kampaně. Ale reklama by měla uživatele k danému zboží pouze navést. O jeho vhodnosti by se měl uživatel následně sám přesvědčit,“ upozorňuje Hofer.
Jedním z nejrozšířenějších nešvarů při nákupu softwaru přes internet je podle Vondráčka účtování jiných cen v USA a Kanadě a jiných v Evropě: „Je běžné, že číselně stejná cena se za mořem účtuje, a na webu výrobce inzeruje, v amerických dolarech a v Evropě v eurech, což je v současně době pro českého zákazníka efektivní rozdíl kolem 20%. Srovnávám-li cenu dvou produktů, musím si dát pozor, jestli srovnávám srovnatelné – tedy v obou případech evropskou cenu.“
Oblíbeným lákadlem podle Vondráčka bývají také tak zvané „mail-in rebates“ (slevové kupóny, které musí uživatel vyplnit a zaslat výrobci), přičemž výrobce velkým písmem inzeruje cenu už po slevě: „Nebudu se pouštět do vysvětlování proč, ale tyto slevy pro zákazníky z Česka v 99% případů neplatí nebo jsou v podstatě nepoužitelné.“
Obezřetně je podle Vondráčka třeba přistupovat také k předplácení různých služeb do budoucna – většinou jde o předplacení nových verzí programu, případně i technické podpory na určitou dobu: „Existují produkty, u kterých je takové předplatné zcela zásadní a vlastně se nedá nezaplatit -- antiviry a bezpečnostní software obecně. Pak existují další produkty, u kterých se vyplatí předplatné uhradit, protože výrobce za něj skutečně poskytuje odpovídající protihodnotu. Ale také existují programy, u kterých se může předplatné ukázat jako prakticky bezcenné – tady mě napadá např. WinZip, u něhož zákazníci, kteří před rokem připlatili 18% za roční ‚maintenance‘ či ‚upgrade assurance‘, nedostali za celý rok vůbec nic. Určit výhodnost různých předplatných bývá složité – je třeba průběžně sledovat vydávání nových verzí, případně předem vyzkoušet úroveň a ochotu technické podpory výrobce nějakým dotazem ještě před nákupem licence.“
Při nakupování většího množství licencí jednoho produktu se také podle Vondráčka vyplatí zkontrolovat, jestli nelze za stejné, či dokonce menší peníze pořídit větší počet licencí: „Je s podivem, jak často zákazník objedná třeba 35 licencí, protože má celkem 35 počítačů, přestože by ho 50 licencí vyšlo levněji díky množstevní slevě, kterou výrobce poskytuje.“
Foto: Sony
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU