Microsoft Outlook: 7 důvodů, proč jej ve firmě nevyužívat

Okamžitě si vyslechnete spoustu protichůdných názorů a osobních zkušeností, které ovšem většinou mají malou souvislost s všední realitou. A ta je taková, že vpustit tohoto klienta elektronické pošty na desktopová PC nemusí být zrovna ten nejlepší nápad. A my si hned povíme proč (pokud vás zajímá pohled z druhé strany - tedy proč Outlook používat - podívejte se na náš článek http://businessworld.cz/rady-nazory/tema_outlook_proc_jej_pouzivat-4303):

1. Vaši uživatelé nemají neomezeně času

Outlook nikdy nepatřil mezi nejrychlejší klienty, Outlook 2007 však v tomto ohledu připomíná hlemýždě. Máte-li veliké soubory s koncovkou .PST či .OST (problémy zde začínají již u 2GB souborů a katastrofa nastává, jakmile dosáhnou 4 GVB), Outlook při práci s e-mailem vesele zamrzá. Na ten samý problém můžete narazit, využíváte-li Outlook 2007 pro čtení RSS feedů.

Ačkoli existuje aktualizace, která tento problém do určité míry napravuje, jsou některá z doporučených řešení sama o sobě problematická. Kdo má kupříkladu dostatek času na to, aby ručně procházel a čistil položky z mailboxu, jehož velikost dosahuje několika GB?

Outlook 2007 může mít problémy také se sběrem e-mailů přes protokol POP3. Kontrola příchozí pošty tak díky nesprávnému použití příkazu AUTH trvá bolestně dlouho.

2. Nechcete ztrácet vaše zprávy

Soubory .PST, které Outlook využívá, jsou často porušené. Pokud ve starších verzích Outlooku (Outlook 97 až Outlook 2002) .PST soubor dosáhl velikosti 2 GB, hrozilo, že se spontánně poruší. Tento problém byl tak rozšířený, že s vlastní opravou přišla celá řada společností.

Za všechny jmenujme například Outlook Mail Recovery společnosti Disk Doctors (http://www.diskdoctors.net/repair-corrupt-2gb-pst-file.html), který dokáže spravit porušené soubory .PST a obnovit smazané položky (zprávy, kontakty atd.)

3. Vaši uživatelé dostávají a čtou spoustu HTML zpráv

Z nějakého důvodu Outlook 2007 využívá HTML engine z Microsoft Word namísto toho v Internet Exploreru - a všichni dobře známe „elegantní a přehledný" HTML kód, který pro nás Word vytváří. Výsledkem je, že odesíláte či dostáváte-li velké množství HTML e-mailů, zjistíte, že se vám obrázky na pozadí nezobrazují správně, nemůžete přidávat či vyplňovat formuláře, Flash a další plug-iny nefungují, různé vlastnosti CSS nejsou podporovány, nemůžete využívat obrázkové odrážky a nedisponujete ani podporou pro animované soubory .GIF. Nadto nelze do zprávy v Outlooku přidávat HTML kód.

Lidem, kteří jsou přesvědčeni o tom, že e-mail má obsahovat jen text, může toto být srdečně jedno. Ostatní, například jejich kolegové z marketingového oddělení, kteří potřebují posílat uhlazené zprávy doplněné grafikou, ovšem mají smůlu. Microsoft sice nabízí separátní HTML a CSS validátor, je však trochu s podivem, že Outlook 2007 automaticky vždy nesplňuje tyto široce rozšířené standardy.

4. Outlook neignoruje jen standardy HTML

Těžko očekávat, že Outlook bude v souladu s HTML standardy, když není v souladu ani se standardy e-mailu. O to „vtipnější" je, že nastane-li chyba z důvodu jeho nesouladu se standardy, svaluje chybové hlášení vinu na vašeho administrátora.

Například zprávy uložené v souborech .PST jsou v proprietárním formátu Microsoftu - MAPI -, nikoli ve formátu MIME, takže pro antivirové a antispamové nástroje může být problém skenování jejich obsahu.

5. Vaši uživatelé pracují na více platformách

Outlook je dostupný pouze pro Windows. Máte-li také uživatele s počítači Mac, budete potřebovat verzi Microsoft Office pro Mac a k tomu Entourage. A pracují-li někteří lidé ve firmě také s Linuxem, budete jim buďto muset sehnat nějaký emulátor pro spuštění Windows verze Outlooku, nebo na jejich desktopech provozovat jiného e-mailového klienta. Oproti tomu, například takový Thunderbird (klient elektronické pošty od společnosti Mozilla) podporuje Windows, Mac i Linux...

6. Váš rozpočet na hardware není neomezený

Outlook je velký program. Masivní. A postupně se dále nafukuje jako horkovzdušný balón, jako monstrum, které vysává systémové zdroje a zkracuje životnost baterie. To pocítí hlavě uživatelé přenosných počítačů. Máte tedy dvě možnosti - investovat do výkonnějšího hardwaru nebo změnit klienta elektronické pošty na něco úspornějšího (Thunderbird, Eudora, Pegasus Mail apod.)

7. Outlook je skvělým terčem pro všechny nekalé živly

Jelikož má Microsoft stále programy na většině stolních počítačů a Outlook má z e-mailových klientů největší tržní podíl, je jen logické, že se každý spammer snaží najít slabiny právě v softwaru společnosti z Redmondu. K tomu připočtěte, že většina IT oddělení uživatele nenechá aplikovat updaty na vlastní pěst a mnoho firem stále využívá starší (a méně bezpečné) verze Outlooku, a zjistíte, že si mnohé firmy docela koledují...

Pokud se přesto rozhodnete pro Outlook, začněte s tím, že tento krok zkonzultujete s profesionály. Zařiďte školení či konzultace také pro budoucí koncové uživatele (především pro ty z helpdesku, aby mohli kvalifikovaně radit ostatním). A pak vám pomáhej Bůh...