Tabulkové kalkulátory (spreadsheet) jsou všestranným nástrojem k provádění rychlé ad hoc analýzy dat, pro vývoj prezentačních materiálů, k vytváření malých znalostních databází a pro spolupráci s malými týmy.
Když se ale začnou využívat jako provozní nástroje v opakujících se firemních procesech, může být manuální úsilí potřebné k udržení kvality dat a vývoje pracovních postupů nákladné a náchylné k chybám.
HP Knowledge HUB pro moderní firemní IT
NOVINKA Navštivte novou speciální on-line zónu CIO Business Worldu, kde vám ve spolupráci s HP budeme průběžně radit, jak snadno a bezpečně pracovat na cestách, jak si usnadnit život používám správných nástrojů, jak zvládnout přechod z kanceláří domů a zase nazpátek a jak se přitom chovat ekologicky.
Pomoc a inspiraci pro moderní IT najdete v našem HP Knowledge HUBu.
A když se stanou součástí probíhajícího procesu, je načase, aby všichni jejich uživatelé – firemní manažeři, architekti řešení, datoví vědci i vývojáři softwaru – začali hledat možnosti přechodu na robustnější platformy.
Vzhledem k tomu, že jsou tabulkové kalkulátory v oblasti kancelářských nástrojů obdobou švýcarských armádních nožů, patří vhodné alternativy do několika různých typů platforem.
Některé tabulky lze nahradit konfigurovatelnými nástroji SaaS (software jako služba), zatímco jiné vyžadují více přizpůsobitelná řešení. Možnosti nástrojů low-code pak vývojářům umožňují snadněji vytvářet a podporovat vylepšení, zatímco možnosti no-code dovolují uživatelům vytvářet vlastní řešení.
U větších a složitějších pracovních postupů mohou vývojové týmy zvážit využití aplikací vytvářených na míru, využití platforem BPM (Business Process Management) a dalších frameworků pro vývoj podnikových aplikací.
Jakmile pracovní postup plní potřebu specifickou pro danou oblast nebo obor a začne ho využívat více oddělení, vyplatí se poohlédnout se po platformách specifických pro danou činnost spíše než nahrazovat tabulkový kalkulátor méně propracovanými nástroji.
V závislosti na typech dat, pracovním postupu, požadavcích na prezentaci, bezpečnostních aspektech a požadované spolupráci je vhodné zvážit různá řešení. V mnoha případech totiž některé platformy pokrývají více než jen jeden typ případu použití a mnoho z nich může patřit do několika kategorií.
Zde je pět přístupů k nahrazení tabulkových kalkulátorů s využitím různých druhů produktů. Většina organizací bude potřebovat několik možností, aby své široké využití tabulkových kalkulátorů dostatečně pokryla.
1. Informační a řídicí panely a vizualizace dat
Pokud se tabulkový kalkulátor využívá převážně k zobrazení tabulek a grafů, může být jednou z možností vytvořit vizualizace dat pomocí samoobslužné platformy business intelligence (BI).
Nejlepším přístupem je revize základních požadavků a nové vytvoření informačních a řídicích panelů, které slouží firemní potřebám, na rozdíl od přenášení existujících grafů a tabulek na novou platformu.
Vývojáři a řadoví datoví vědci by měli uvážit vyhledání osob využívajících uživatelské účty, zdokumentovat potřeby pokrývané informačními a řídicími panely, řešení problémů s kvalitou dat a dodržování standardů pro vizualizaci dat.
Některé platformy jsou samostatnými nástroji pro vizualizaci dat, ale mnohé umožňují vkládat vizualizace přímo do aplikací a dalších řešení.
Zajímavými produkty pro tento typ užití jsou například Domo, Knime, Looker, Power BI, Qlik, Sisense, Tableau nebo ThoughtSpot.
2. Migrace na databáze SaaS a low-code
Pokud tabulkový kalkulátor ukládá původní data znalostní databáze či pracovního postupu, budete pravděpodobně potřebovat pro migraci a správu dat databázi.
Za předpokladu, že jde o strukturovaná data (listy řádků a sloupcových dat), můžete je importovat do spravované databáze veřejného cloudu, jako je např. relační databázová služba AWS RDS nebo Azure SQL, ale bude vás ještě čekat další vývojářská práce týkající se nástrojů pro pracovní postupy a DataOps.
Další možností je najít databáze SaaS nebo low-code, které vám umožní vytvářet databázové struktury, načíst data, tvořit pracovní postupy založené na rolích či informační a řídicí panely. Zajímavými platformami v této oblasti jsou Caspio, Kintone nebo Quickbase.
Kromě SaaS, low-code a cloudových databází mohou architekti a vedoucí IT také uvážit specificky zaměřená datová jezera a datové sklady, které podporují plné pracovní postupy end-to-end.
Příklady zahrnují platformy pro zákaznická data, řešení AIOps pro provoz IT či řešení pro automatizaci marketingu nebo pro podnikové vyhledávání. Tyto produkty umožňují snadnější připojení k běžným zdrojům dat ve svém oboru a následně poskytují kombinaci funkcí pro pracovní postupy, strojové učení a reportování.
3. Spolupráce oddělení a pracovní postupy
Podívejme se na případ použití, kdy firemní oddělení nebo tým používají k řízení pracovního postupu tabulkový kalkulátor. Pracovním postupem by mohl být kalendář marketingového týmu, vizuální systém typu Kanban produkčního oddělení pro řízení příjmu a vykonávání činnosti nebo řešení pro sledování práce terénního týmu služeb.
Tabulkové kalkulátory obvykle ukládají dostatek dat pro řízení pracovního postupu, ale postrádají konfiguraci pro sledování a řízení tohoto procesu.
Nástroje SaaS a no/low-code se zaměřují na podporu hybridní kombinace pracovního postupu a spolupráce. Jde například o platformy Airtable, Asana, Jira Work Management, Monday, Smartsheet nebo TrackVia.
Pro větší rozsah a složitější pracovní postupy vás budou zajímat oborově specifické platformy s datovými modely, konfiguracemi pracovních postupů a vestavěnými osvědčenými postupy. Patří mezi ně široká řada platforem včetně plánování podnikových zdrojů (ERP), správy vztahů se zákazníky (CRM), správy obsahu, správy IT služeb, agilní spolupráce, správy talentů a finančního plánování.
4. Hyperautomatizace integrací a datových toků
Někdy se tabulkové kalkulátory používají také jako mezistupeň datových toků, integrací či nízkoúrovňové automatizace. Obchodník by mohl například použít tabulkový kalkulátor ke slučování e-mailových seznamů, zatímco provozní technik IT k dokumentování kroků k restartování aplikačního serveru.
Existuje mnoho případů využití tabulkových kalkulátorů uprostřed procesů, kdy slouží k propojení dvou konců toku a vykonávají přitom manuální práci.
Tabulkový kalkulátor uprostřed procesu lze nahradit několika typy platforem:
- Nástroje extrakce, transformace a načítání ETL (Extract, Transform, and Load), příprava dat a další platformy jako např. Alteryx, Informatica, Tableau a Talend podporují datové toky a potrubí.
- Nástroje robotické automatizace procesů RPA (Robotic Process Automation) jako např. Automation Anywhere, Blue Prism a UiPath umějí automatizovat extrakci informací z webových serverů, SaaS a dalších zdrojů.
- Integrační technologie pro řadové uživatele podporují integrace podmíněného zpracování pro nástroje SaaS, cloud a další nástroje – jde například o Zapier, IFTTT nebo Tray.io.
- Integrační platformy podporující data, rozhraní API a integrace pracovních postupů – patří mezi ně robustní řešení jako třeba Boomi, Celigo, Jitterbit, MuleSoft či SnapLogic.
- Automatizace IT, automatizace testů pro zajištění kvality, CI/CD a konfigurace infrastruktury jako kódu (IaC) jsou příklady IT platforem používaných ke konsolidaci skriptů, manuální práce a tabulkových kalkulátorů do opakovatelných a automatizovaných procesů.
5. Aplikace low-code nebo no-code
Pokud tabulkový kalkulátor vykonává více funkcí, jako třeba načítání dat, jejich zpracování, usnadnění spolupráce či prezentace výsledků, možná budete muset vyvinout aplikaci, která ho nahradí.
Samozřejmě můžete naprogramovat aplikaci, nasadit ji do architektury serverless a udržovat ji prostřednictvím agilního vývojového procesu.
Jedním z důvodů, proč se tyto pracovní postupy vyvinuly tak, že využívají tabulkové kalkulátory, je, že oddělení IT nedokážou snadno udržet krok s firemními požadavky na nové aplikace a zlepšení.
V současné době se ale na platformách low-code a no-code už vyvíjí významné procento aplikací. Mezi platformy, které pomáhají vývojářům a běžným zaměstnancům vytvářet tabulkové kalkulátory přímo v aplikacích, patří: Appian, Betty Blocks, Bizagi, Caspio, Claris, Creatio, Google AppSheet, Mendix, Microsoft PowerApps, Oracle Apex, OutSystems, Pega, Quickbase, Retool, Unqork nebo Vantiq.
Dobře se rozmyslete
Přestože existuje mnoho možností, jak nahradit tabulkové kalkulátory, mějte na paměti, že alternativní aplikace nemohou snadno nahradit otevřenost a veškerou flexibilitu jejich používání.
Lidé zkrátka milují univerzálnost tabulkových kalkulátorů, jejich schopnosti přidávat sloupce, měnit data a vytvářet vzorce za běhu. To budete muset pravděpodobně vzít v úvahu při přesunu dat a pracovních postupů na jiné platformy. Znamená to totiž, že lidé si budou muset zvyknout na nové prostředí, nástroje, uživatelské rozhraní a myšlenku, že dřívější manuální práce se teď bude vykonávat automaticky.
Než začnete s přesunem, je důležité spolupracovat s primárními uživateli. Zjistěte, jak v současné době pracují, a znovu sepište požadavky na to, čeho se snaží dosáhnout s ohledem na firemní potřeby, kvalitu a rozsah.
Teprve poté dává smysl hledat platformy, prototypové přístupy, vyvíjet řešení a přemýšlet o dalších vylepšeních.
CIO Business World si můžete objednat i jako klasický časopis (v tištěné i v digitální podobně) Věnujeme se nejnovějším technologiím a efektivnímu řízení podnikové informatiky. Přinášíme nové ekonomické trendy a analýzy a zejména praktické informace z oblasti podnikového IT se zaměřením na obchodní a podnikatelské přínosy informačních technologií. Nabízíme možná řešení problémů spojených s podnikovým IT v období omezených rozpočtů. Naší cílovou skupinou je vyšší management ze všech odvětví ekonomiky.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU