Kulatý stůl: Cesta k bezpapírové kanceláři

Účastníci kulatého stolu:

RD: Pánové, vítám vás u kulatého stolu. Jak to podle vás vypadá s realitou bezpapírové kanceláře? Měla dorazit před lety, ale mám pocit, že se tiskne stále více a více.

PD: Pro nás to realita je. Pracujeme na projektech ve velkých organizacích, kde se řeší veškerá dokumentace dodavatelsko-odběratelského řetězce výhradně elektronicky. Ale samozřejmě to neznamená, že to je stoprocentně platné pro celou organizaci. Ale platí, že významné procesy jsou zpracovávány bezpapírově.

PN: Souhlasím s tím, že takový záměr bezpapírové kanceláře mají i naši klienti. Ale pak narážejí na různá omezení, která jim v tom brání. Základní procesy se ovšem dají bez potíží dělat v elektronické formě.

MS: My se potkáváme více s tím, že společnosti jsou spíše paperlight než paperless. Tedy vnitřně fungují bezpapírově, ale problematický je vztah s okolním světem, který s nimi komunikuje hlavně pomocí potištěného papíru. A to ani ne v případech, který se přímo týká jejich core byznysu, ale podpůrných procesů. Zákazníci Y Softu se tak potýkají hlavně s převodem/skenováním papírové dokumentace do elektronické podoby.

RD: Vnější svět je tedy překážkou bezpapírové kanceláře?

PN: S tím naprosto souhlasím. Spousta našich klientů přešla implementací document management systemu (DMS) na bezpapírový provoz lusknutím prstu. Ale právě styk s okolním světem je často papírový.

PD: Řešení i tohoto problému existují, je jen na každé firmě, jestli se rozhodne do něj zainvestovat.

MS: Hodně také záleží, na jakém trhu se daná firma pohybuje. Máme klienty třeba v Německu, kde se běžně používá pro komunikaci s úřady fax. Digitalizace je dlouhodobý proces v několika fázích a většina našich zákazníků je na začátku toho procesu a stále nemá vyřešeny procesy kolem práce s papírovými dokumenty, s čímž se jim snažíme radit.

RD: Ujasnili jsme si tedy, že existují dostupné nástroje pro vytvoření digitální kanceláře. Pojďme se ještě zamyslet nad tím, k čemu je to dobré.

PD: Je to rychlejší a levnější. Příklad z pojišťovny: v případě papírové dokumentace vyřízení škodní události trvá sedm až deset dní, v okamžiku digitálního procesu je to záležitost jednoho dne, což má samozřejmě i pozitivní zákaznickou odezvu. Firmy však chtějí často jen ten výsledek rychlého procesu a neuvědomují si, že je za tím spousta věcí, které je třeba vyřešit, aby byl celý proces legislativně v pořádku a obhajitelný v případě nějaké kontroly nebo soudního sporu.

PN: Kromě toho je to i přehledné. Už se nestane, co se stává běžně, že nějaký dokument se někde na cestě schvalovacím procesem ztratí. V elektronické formě ho nikdo nemůže omylem hodit do koše s jinými papíry nebo vytrousit někde na chodbě.

RD: Jaké kroky by měla organizace udělat, pokud se rozhodne pro digitalizaci?

PN: Nejdříve zmapovat své procesy. Pokud to udělá důkladně, je schopná vyčlenit části vhodné pro digitalizaci. Největší odezvu většinou nachází digitalizace content managementu, a to nejen v těch velkých, ale i menších firmách. Nejsou to totiž již řešení za miliony, ale za statisíce a v případě cloudových řešení dokonce i tisíce.

MS: Je nezbytné mapovat i procesy kolem digitalizace dokumentů. Nesmí se to řešit nahodile, ale procesně. Musí se skenovat pravidelně za daných pravidel, a ne jednou za rok, když chcete poklidit kancelář.

RD: Jak donutíte uživatele, aby přešli na digitální stránku věci?

PN: Uživatelé mohou být brzdou nasazování těchto systémů. Špatně proškolený nebo naimplementovaný systém je pro uživatele strašně nepříjemný. Stejně tak je problém, pokud management firmy udělá polovičaté rozhodnutí bez ambice dotáhnout věc do konce.

Je dobré začít od jednoduchých procesů – třeba digitalizace došlých faktur, která je jednou ze základních.

PD: Podotkl bych, že není cílem měnit procesy. Jenom měníme jejich hranice. Firma bude fungovat úplně stejně v digitální podobě, jen rychleji. Důležité také je abstrahovat uživatele od procesů na pozadí, aby je to nijak neotravovalo. To, že se na pozadí dějí složité věci, které zaručují, že digitalizované procesy budou mít právní platnost, ho nemusí nijak trápit a omezovat, protože s tím prakticky nepřijde do styku. Jestli samozřejmě má k dispozici správné rozhraní.

MS: Z našich zkušeností vyplývá, že je dobré nedat uživatelům příliš mnoho voleb na výběr. Pokud přijdou skenovat fakturu, neměl by se jich skener ptát, jestli chtějí skenovat barevně, v jaké kvalitě a kam chtějí sken uložit. Po identifikaci osoby by měl skener nabídnout, který typ dokumentu chce skenovat – fakturu, objednávku, a automaticky pak zvolit vhodný styl skenu i uložení dokumentu. Proč zatěžovat člověka tím, kam má dokument uložit, když to jde automatizovat…

RD: Není lepší tedy lidem vůbec neříkat a nevysvětlovat technikálie ukryté za digitalizací?

PD: Záleží na povaze systému. I firmy podléhají módním trendům. Kdysi chtěly všechny portály, dnes chtějí DMS, a přitom často ani netuší, jestli ho potřebují. Zejména pro velké firmy jsou DMS ohromné systémy s mnoha funkčnostmi, ale řada organizací je nepotřebuje. Jim by stačil nějaký jednoduchý nástroj pro jednotný přístup a ukládání dokumentů. A jak se tomu říká, je vlastně jedno. Efektivnější je to nabízet zaměstnancům jako službu a celé procesy schovat do pozadí.

Pokud ale chceme využívat sofistikovanější nástroje a mít digitalizované dokumenty s právní validitou, zde by už měla přijít edukace uživatelů. Musejí vědět, co to znamená, když podepíší nějaký elektronický dokument, že se musejí starat o svou čipovou kartu. Pokud chtějí fungovat v nové době, musejí se takové věci naučit.

Všichni totiž mají očekávání, že v elektronickém světě musí být vše dokonalé a superbezpečné. Přitom ale v papírovém světě to tak zdaleka není. Kdo dnes kontroluje, jestli tu fakturu podepsal opravdu správný člověk? Nikdo. V digitálním systému to zjistíte a zaručíte snadněji. Od digitalizace mají všichni neúměrná očekávání, protože tomu moc nerozumějí.

PN: Musí se ale počítat s tím, že elektronický proces neodpouští výjimky. Kupříkladu byla-li firma zvyklá, že schvalovala některé dokumenty ex post, pak v době elektronické to prostě nejde a musí se tomu přizpůsobit.

RD: Pojďme zpátky k procesu digitalizace. Trochu jsme utekli od otázky, co musí firma udělat pro to, aby se zdigitalizovala. Dostali jsme se zatím jen k mapování procesů. Co tedy dál?

PN: Určitě se vše bude odehrávat v etapách. Postupně elektronizovat jednotlivé procesy a přidávat bezpečnostní prvky.

PD: Pokud se firma jednou rozhodne, že bude třeba podepisovat dokumenty biometricky, měla by současně vyřešit i problematiku uchovávání takových dokumentů. Bez úschovy by to bylo bezcenné. Čili některé fáze se dají dělat postupně, ale jiné už musejí být opravdu komplexní, jinak se firma vystavuje provoznímu riziku.

RD: To jsou ale záležitosti pro velké firmy. A co malé a střední podniky?

PN: Velké firmy jsou dál, řeší už elektronické podepisování. Malé a střední společnosti se zatím potýkají s DMS. Pro ně to je hlavně skenování dokumentů a jejich ukládání pro optimalizaci procesů. Kontakt s vnějším světem elektronicky je teprve čeká.