Konec mýtů o MDM

Před mnoha lety padl klíčový distribuční sklad nejmenované globální průmyslové společnosti za oběť požáru. Tehdejší CEO se, ve snaze udržet dobré vztahy se zákazníky, rozhodl rozeslat nejvýznamnějším distributorům dopis s vysvětlením, proč budou jejich dodávky opožděny a kdy se situace opět vrátí do normálu.

Sepsal dopis a požádal svůj operační tým, aby vše "uskutečnil". Podřízení tedy vyrazili ke svým CRM, ERP, billingovým a logistickým systémům hledat seznamy zákazníků. A výsledek? Každá z aplikací poskytla odlišný seznam a v žádném ze systémů nebyly skutečně kompletní údaje o zákazníkovi. Když se CEO dozvěděl o těchto zmatcích, vcelku pochopitelně se naštval: Jaká jsme firma, když ani nevíme, kdo jsou naši zákazníci?

Bohužel většina firem nemá k dispozici kompletní náhled na své zákazníky, výrobky, dodavatele, skladové zásoby či dokonce zaměstnance. Podniky totiž často při zavedení nové podnikové aplikace pro "správu" zákaznických dat nechtěně přispívají ke zmatení celofiremního pohledu na vlastní podnikání. Právě proto byl vyvinut koncept MDM (Master Data Management), tedy centrální datové sklady. Jak je už ve světě IT zvykem, kdykoliv je definován nějaký významný problém, objeví se jak houby po dešti řada dodavatelů, nabízejících sofistikovanou technologii, která má poskytnout "řešení na klíč". Předpoklad je takový, že připojením MDM k existujícím aplikacím (CRM, ERP, logistika, billing a další) je možné vytvořit onen "jednotný pohled", který posléze těmto systémům poskytne konzistentní, přesná a spolehlivá data.

Jak ale první z firem, které se rozhodly vydat cestou MDM, zjišťují, samotné technologické řešení nestačí. Přestože technologie MDM mohou mít významný vliv na výkon firmy, žádný software nedokáže mávnutím kouzelného proutku vyřešit problémy s podnikovými daty. Na počátku těchto problémů stojí totiž nekvalitní data a především způsoby, kterými jsou tato nekvalitní data vytvářena. Například podle nedávné zprávy Data Warehousing Institute se celých 83 % firem potýká s nekvalitními daty z důvodů, které nemají nic společného s technologií. Mezi příčinami vzniku nekvalitních dat dominuje zejména nepřesný reporting, interní neshody o tom, která data jsou správná, a nesprávné definice, jež činí data nepoužitelnými.

Podniky musejí pochopit, že pro vylepšení kvality dat a vytvoření kvalitních základů pro MDM je třeba nejprve vyřešit vnitřní neshody a nefunkční či narušené procesy. Zaměstnanci se musejí shodnout na definicích "zákazníka" a "partnera" i na způsobech, jak řešit neshody mezi obchodními jednotkami. Oddělení a divize musejí odsouhlasit hierarchie zákazníků a výrobků, spolu s postupy řešení duplicitních záznamů či zdrojů. Spíše než technologickým se tak celý projekt stává politickou strategií a vytvářením konsenzu uvnitř firmy. Pro CIO, který zvažuje MDM strategii, je tak důležité začít s málem a vyladit nejprve správné postupy. Typický podnik má pochopitelně obrovské objemy dat rozmístěné v několika databázích a odděleních. Pilotní projekt na podmnožině aplikací může ukázat, co při integraci dat z několika zdrojů funguje a co ne.

Slučování tak velkého objemu informací nemůže pochopitelně probíhat ve vakuu. Nejlepším způsobem, jak získat kontrolu nad daty, je pracovat přímo s IT analytiky, s těmi, kteří ve firmě s daty pracují, a s jejich vlastníky - ti totiž vědí, kde jsou data držena a jaké problémy existují. Důležité je vytvořit pracovní skupinu složenou z IT i obchodních uživatelů, která povede MDM projekt a bude mu zajišťovat podporu. Vytvoříte tak pocit vlastnictví a odpovědnosti a zároveň zvolíte strategii zaměřenou na ověřené postupy (best practices) z různých divizí a oddělení.

Tato pracovní skupina může následně definovat parametry pro MDM a spustí kontrolní mechanismy určující, kdo smí vkládat a měnit systémová data. Jasné definice pro data vám umožní snadno se orientovat při jejich kontrole a zároveň určit standardy pro jejich budoucí vkládání. Až poté, co máte jasně formulované tyto klíčové parametry, můžete naplno využít technologie MDM.

Tím, že vám poskytuje jediný "pravdivý" náhled na vlastní data, může MDM výrazně pozitivně ovlivnit vaše podnikání. Budete mít přesné informace o tom, jaké produkty vaši zákazníci mají, jaké zboží kupujete od vybraných dodavatelů a jak velké zásoby potřebujete pro uspokojení poptávky. A když se váš generální rozhodne rozeslat dopis všem zákazníkům, není důvod se nervózně potit. Vaše IT systémy vám totiž poskytnou přesné informace (konečně).

Autor je prezidentem a CEO společnosti DataFlux.