Kde ERP nestačí, EPS přikvačí

Zatímco zkratka ERP (Enterprise Resource Planning) patří k těm zavedeným, EPS bylo vytvořeno za účelem výstižnějšího titulku. Má ale svou logiku, neboť by mohla představovat Electronic Procurement System. Tedy software, jehož cílem je automatizace nákupního procesu od správy katalogů, vytvoření požadavku, schvalování a generování objednávek, přes elektronickou komunikaci s dodavatelem až po příjem a fakturaci.

Důvody k jeho pořízení mohou být různé. Jednou je to třeba nutnost posílat podrobné reporty nadřízeným složkám, podruhé snaha udělat si pořádek v nákupech, dokázat průběžně kontrolovat skutečné náklady na jednotlivé výrobky ve srovnání s plánovanými.

Světovou jedničkou v oblasti systémů pro řízení nákupního procesu je americká společnost Ariba. Ta k nim dodává i síť smluvních dodavatelů pro oblasti výrobků, které zákazník potřebuje. „V České republice zatím tak daleko nejsme, ale i my můžeme do systému vložit katalogy výrobců kancelářského materiálu a s dalšími dodavateli o možné spolupráci jednáme,“ konstatuje Radan Picek ze společnosti Digi Trade, která tato řešení vytvářela pro různé typy zákazníků z oblasti bankovnictví, farmacie, ale i strojírenství.

OD NÁKUPNÍHO POŽADAVKU

Většina organizací ocení, že ve srovnání se systémem ERP řešení eProcurement podchycuje životní cyklus objednávky daleko dříve, a to již od nákupních požadavků. Ty mohou obsahovat více položek přiřazených k různým podnikovým rozpočtům. Již na úrovni nákupního požadavku lze implementovat konkrétní nákupní pravidla, například vyžadovat výběrové řízení u nákupních požadavků s částkou vyšší než je předem stanovená mez.

Nezávislé workflow jádro aplikace umožňuje realizovat různé typy oběhů, schvalovací cesta může být větvena podle potřeby. Průběh schvalovacího procesu lze řídit podle různých atributů objednávky nebo faktury. Mohou to být například:

• zařazení objednatele v organizační struktuře,
• výše finanční částky (v přepočtu na referenční měnu),
• přiřazení objednávky k produktu nebo projektu,
• čerpání rozpočtu, do kterého objednávka spadá,
• specifické role uživatelů pro zvláštní druhy nákladů (produktoví manažeři, marketing, procurement manager atd.).

Při každém schválení systém eviduje uživatele a čas, kdy ke schválení došlo. Uživatel může obdržet e-mailové upozornění na objednávku čekající na jeho schválení, a to i s odkazem na příslušný dokument. V organizacích, kde je schvalovací proces složitější, dochází po nasazení eProcurementu k výraznému zkrácení průměrné doby potřebné ke schvalování.

AUTOMATICKÉ OBJEDNÁVKY

Zajímavou možností jsou automatické objedávky, které nacházejí uplatnění u dodavatelů fakturujících své služby (například telekomunikační) na základě dlouhodobé smlouvy, nikoli jednotlivých objednávek. eProcurement System k takovým typům nákladů umožňuje vytvořit šablonu objednávky na pravidelně se opakující období, takže pak už není třeba každou objednávku schvalovat zvlášť a na tyto předvídané náklady se nezapomene ani v rozpočtu.

Při sledování nákupních nákladů lze zajistit jejich provázání na jednotlivé rozpočty. Je možné zavést přímou kontrolu, která nepovolí iniciovat čerpání rozpočtu v případě, že v něm pro dané časové období není dostatek prostředků.

HODNOCENÍ DODAVATELŮ

Řešení eProcurement umožňuje nákupnímu oddělení sledovat a vyhodnocovat jednání dodavatelů, takže získá přehled o tom, jak rychle a kvalitně kdo plnil své kontrakty. Typicky bývá také evidence kontaktních osob nebo i dodavatelů integrována s CRM systémem společnosti, případně je zajištěna integrace aktivních dodavatelů s účetním systémem.

eProcurement System není v žádném případě krabicové řešení, dodavatel jej z větší části dotváří přímo na základě potřeb klientské organizace. Začíná se analýzou současného stavu a hledají se cesty, jak co nejvíce zvýšit efektivitu procurementu. Obvykle se na počátku stanoví pravidla pro výběr dodavatelů a postup schvalování objednávek. Zpravidla pak dochází ke snížení počtu dodavatelů s větším důrazem na dodavatele preferované a smluvní.

Automatizace pomocí eProcurement řešení je zatím dosti opomíjenou, nicméně velmi perspektivní oblastí. Při vhodném nasazení může zlepšit vnitřní procesy organizace, a přinést tak reálné úspory.