Neexistuje univerzální recept, ale vaše firma může a měla by přijmout opatření na ochranu důležitých souborů a aplikací pro případ neočekávané události.
V současné době jsme jak v oblasti DMS, tak i v oblasti tvorby a distribuce dokumentů svědky zajímavých posunů a paradoxů. Jednak se množství papírových dokumentů významně nezmenšuje, zároveň zde máme nové způsoby distribuce dokumentů, které bývají často méně využívány, než by být mohly, a v neposlední řadě masivně nastupují mobilní zařízení, která si ovšem s mnohými DMS řešeními příliš nerozumí. Lze vypozorovat, že pokud by se podařilo výše zmiňované výzvy vyřešit, a to nejlépe současně, můžeme se v oblasti DMS významně posunout.
To, že mnohá agenda vyžaduje nebo produkuje papírové dokumenty, je nejčastěji procesní problém. Řešením je vážně se zamyslet nad tím, zda nastavené postupy jsou stále aktuální, zda je opravdu nutné při jejich aplikaci vyprodukovat nebo přijmout papírový dokument a není zde prostor pro digitalizaci.
Při této analýze můžeme zároveň odpovědět i na to, zda dokument, který je bezpodmínečně požadovaný v papírové podobě, má vzniknout v rámci naší organizace, nebo je tuto činnost možné svěřit významným tiskovým střediskům. Jistě to zvládnou za zajímavější ceny, a to nejen samotný tisk, ale i případnou distribuci. Pro potřeby naší organizace dostačuje, pokud takový dokument bude dostupný v rámci DMS. Zajímavou oblastí týkající se distribuce elektronických dokumentů jsou datové schránky. Není pochyb o tom, že v případě komunikace s orgány veřejné moci lze tímto způsobem významně snížit množství papírové korespondence. V komunikaci mezi komerčními subjekty se tento způsob předávání dokumentů prozatím příliš neprosadil, přestože datové schránky nabízejí možnost tzv. poštovní datové zprávy.
Pokud tedy z libovolného důvodu dochází v komerční praxi k výměně doporučené korespondence, pak právě tato možnost nabízí zajímavou alternativu k papírové korespondenci, a to nejen v procesním zjednodušení, zvýšené efektivitě a rychlosti, ale i v podstatné úspoře nákladů. V případě, že vaše DMS slouží i jako důvěryhodný archiv, pak se použití datových schránek přímo nabízí.
Autor pracuje jako IT konzultant ve společnosti IBA CZ.
Čtěte také:
→ Kam kráčí DMS: Mobilita
Zásadní pro budoucí rozvoj a efektivní využívání DMS je ovšem podpora mobilních zařízení.
→ Světový trh DMS dále poroste
Byznys s DMS systémy (Document Management Systems) vzroste podle průzkumu společnosti Research and Markets do roku 2016 o čtrnáct procent.
Zaujal vás tento článek?
Zaregistrujte se k odběru našeho e-mailového newsletteru. Každý týden tak pohodlně získáte přehled o důležitých událostech v IT branži.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU