Proč se ale vlastně společnost, která dosud úspěšně využívá ERP v klasické podobě, tedy t. zv. „on premis“ čili přímo ve firmě na vlastním serveru, rozhodne, že jí nestačí a proč se rozhodli pustit do „cloudu“?
Důvodů je hned několik. Jestliže se například jedná o firmu, která operuje ve dvou, případně více zemích a všude potřebuje zajistit přístup k systému jak svým zaměstnancům, tak externím uživatelům – zákazníkům, je první důvod nasnadě. V takovém případě se řešení na bázi cloudu přímo nabízí.
Dalším důvodem, proč firma zvolí cloud nebo jeho kombinaci s ERP „on premis“, je zájem managementu přenést zodpovědnost za aplikaci a její správu mimo firmu, na dodavatele systému. S tím souvisí i otázka bezpečného uložení citlivých dat, které jsou v případě cloudového řešení také mimo firmu, na místě, které je profesionálně zabezpečeno – často lépe, než to dokáže zajistit běžný uživatel. To si však zatím umí připustit jen málo majitelů a manažerů.
Dalším důvodem k pořízení cloudového řešení je i možnost jasného řízení a predikování nákladů. Požadavkem velmi často bývá i to, aby zákazník platil výhradně na základě reálného využívání aplikace, jinak řečeno: kolik uživatelů v daném období systém využívá, tolik firma zaplatí. To je velmi zajímavé například pro účetní či auditorské společnosti, kde zejména přístupy uživatelů zvenčí jsou do velké míry ovlivněny roční dobou a dalšími proměnnými.
Zevnitř i zvenku
Mluvili o tom, že cloudové řešení využívají jak zaměstnanci společnosti, tak její zákazníci. Podívejme se nyní, co konkrétně mohou jedni či druzí v systému využívat. V případě, kdy komunikaci prostřednictvím systému mají využívat dvě odlišné skupiny lidí, je ideální vytvořit dvě v podstatě samostatné aplikace - jednu pro interní účely a druhou pro účely komunikace se zákazníkem.
Interní aplikace, kterou mohou využívat oprávnění zaměstnanci firmy, může například umožňovat evidenci smluv se zákazníkem a uchovávat obchodní informace k nim. Dále zaměstnanci, kteří pracují na konkrétním projektu, by měli mít možnost prostřednictvím této aplikace též vyplňovat výkazy práce. Velmi praktickou funkcionalitou může být i možnost vyplněné výkazy práce na základě informací o smlouvách automaticky přesouvat k fakturaci.
Externí aplikace, sloužící uživatelům z řad zákazníků, pak například pomáhá při administrativním zajištění procesů, souvisejících s personalistikou a mzdami. Může umožnit vytváření reportů o zaměstnancích a to přímo u klienta. Ten v takovém případě zadává informace sám ze svého PC, což snižuje náklady na administrativu a klient má navíc jistotu, že má svá data výhradně ve své režii.
Nové řešení k původnímu
Vzhledem k tomu, že většina firem již řadu let používá ERP systém „on premis“, bylo by zajisté velmi náročné a drahé jej najednou a v podstatě bez dostatečného důvodu vyměnit za kompletní cloudové řešení. Je nutné velmi pečlivě zvážit, které firemní procesy je lépe řešit pomocí cloudu a při kterých naopak cloud nepředstavuje žádnou podstatnou výhodu. V takovém případě se ideálně hodí takzvané „hybridní řešení“, které zahrnuje všechny výhody cloudu a současně „pevného“ ERP a současně jeho zřízení není tak finančně náročné, jako pořízení celého zbrusu nového systému. V jiné situaci jsou samozřejmě firmy, které si budou teprve pořizovat celý nový systém. Těm lze obvykle doporučit, aby celá nová aplikace byla řešena v cloudu.
Příkladem prvního typu firem, tedy takové, která už pevné ERP má řadu let – konkrétně od roku 2004 - je společnost Mazars. Je to mezinárodní organizace poskytující auditorké, účetní a daňově poradenské služby. Jejích celkem 200 poboček najdete v 61 zemích a pracuje v nich 13 000 zaměstnanců. V poslední době zde čím dál častěji vyvstávala potřeba propojení české a slovenské pobočky přímo prostřednictvím informačního systému a současně zákazníci začali požadovat možnost přístupu ke svým datům „online“. Společnost se obrátila na dodavatele svého informačního systému se žádostí o vyřešení obou těchto požadavků, přičemž důraz kladl management především na maximální ochranu dat svých klientů.
Požadavek bylo možné řešit dvěma způsoby – buď doprogramováním příslušných funkcionalit do stávajícího systému a nebo vytvořením řešení na bázi cloudu. Ovšem programovat do stávajícího systému funkcionality pro Čechy i pro Slováky a navíc ještě pro zákazníky zákazníka by byl dost ošidný běh na dlouhou trať. O výměně celého systému byl nesmysl uvažovat. Vhodným řešením se ukázalo být právě vytvoření hybridního systému. (Ostatně, jsem přesvědčen, že pro blízkou budoucnost budou takové systémy představovat nejvhodnějším řešení pro celou řadu firem.)
Data jako v trezoru
Samostatnou kapitolou, kterou musí dodavatel ať už cloudového nebo hybridního systému řešit, je bezpečné uložení dat. Přitom je možné jít dvěma cestami. První je uložení dat v datovém centru, které provozuje sám poskytovatel systému. Ten pak musí mít vlastní kompletní infrastrukturu, jejíž pořizovací náklady nese pochopitelně on, nikoli zákazník. Druhou možností je jejich uložení na vzdáleném úložišti některé specializované společnosti. V obou případech musí provozovatel úložiště garantovat vysokou úroveň bezpečnosti dat a současně jejich bezproblémovou dostupnost pro oprávněné uživatele.
Mazars se rozhodl pro první z obou variant. V jeho případě se jedná o práci s obzvláště citlivými daty, jak klientů, tak vlastních zaměstnanců, je přístup k nim zajištěn prostřednictvím zabezpečovacích certifikátů a data jsou současně zabezpečena šifrováním.
Hybridní řešení pro společnost Mazars je jedním z pilotů, které v poslední době vyšly z dílen českých tvůrců ERP. Ukázalo tak, že právě tento typ řešení je vhodným směrem pro nejbližší budoucnost, a to samozřejmě nejen pro společnosti z účetní a auditorské branže. Pilotní řešení má samozřejmě za cíl být základem pro univerzální řešení hybridního či cloudového typu, které bude možné nabízet zákazníkům z nejrůznějších oblastí podnikání.
Autor působí jako Obchodní ředitel pro SME ve společnosti Asseco Solutions.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU