Nástrojů ze sféry firemních sociálních sítí už máme k dispozici spoustu. Ať už jde o interní webové stránky, diskuzní fóra, wiki, blogy, firemní adresář či jiné aplikace pro spolupráci a sdílení informací. Ovšem loňská studie portálu InformationWeek ukázala, že očekávaný úspěch těchto novinek se jaksi nedostavil. Jen 13 % ze 452 oslovených profesionálů hodnotilo jejich zavedení jako velice úspěšné. Ostatní o nich mluvili spíše vlažně. Co ovšem autora studie Mikea Healyho udeřilo do očí bylo, že naprostá většina oslovených běžně používala veřejné sociální sítě jako Facebook nebo Twitter. Logicky se proto ptá: kde se stala chyba?
Odpověď na tuto otázku nachází v tom, co se nám na veřejných sítích líbí. A zjišťuje tři základní vlastnosti, kterými vynikají a které naopak interní aplikace pro spolupráci postrádají. Za prvé jsou v dobrém slova smyslu jednoduché a snadno se v nich orientuje. Za druhé mají funkce, které rádi používáme. Patří mezi ně například tlačítko „líbí se“. A třetí vlastností je integrace, a to zejména integrace do nejpoužívanějšího komunikačního nástroje – e-mailu. To znamená, že nám stačí jediné kliknutí na odkaz v e-mailu a jsme tam, kde chceme, případně odpovíme na zprávu přímo z e-mailové schránky. A nemusíme si pamatovat žádné uživatelské jméno ani heslo.
Hledá se východisko
Těmito vlastnostmi oplývá například Yammer. Vypadá jako Facebook, používá se jako Facebook a dokonce ho lze používat i zdarma. Jediný rozdíl spočívá v tom, že Yammer je určen speciálně pro interní použití ve firmách. A co vám Yammer může nabídnout? Klasickou zeď, na kterou píšete příspěvky, přidáváte komentáře, „lajkujete“ a kde sdílíte soubory. Přitom můžete využít praktické třídění do skupin, jednoduše vyhledávat ve všech příspěvcích, přidat externí uživatele nebo Yammer integrovat do některé cloudové aplikace, kterou už používáte. Yammer samozřejmě není jediný – na podobném principu fungují například i Chatter od Salesforce.com a řada dalších. Ovšem určitě není náhoda, že právě Yammer dnes používá už přes 5 milionů uživatelů ve více než 200 000 firmách. A že do této skupiny patří už 85 % amerických korporací s nejvyšším obratem ze žebříčku Fortune500.
S chutí do toho
Ano, zavést interní sociální síť typu Yammer po technické stránce je opravdu hračka, ale zatím zůstáváte teprve v půli cesty – a ta druhá, netechnická, uživatelská a také náročnější půlka vás ještě čeká. Aby vaše síť začala žít svým životem, zaměstnanci ji musí začít mít rádi. A i když k něčemu takovému nelze nikoho přinutit, určitě můžete alespoň chytře nastavit podmínky, aby se tak stalo:
• Vysvětlete napříč celou firmou, proč potřebujete komunitní síť a v čem to bude prospěšné firmě jako celku i jednotlivým pracovníkům.
• Usnadněte uživatelům vstup do sítě tak, že pro ně vytvoříte snadno dostupný PDF nebo video návod k použití.
• Nadchněte pro věc své manažery. Pokud existuje "podpora shora", zavádění jakýchkoliv změn je o to snazší.
• Najděte mezi svými zaměstnanci příznivce Yammeru – nejlépe aktivní uživatele veřejných sociálních sítí jako je Facebook nebo LinkedIn. Pomohou vám ze začátku rozhýbat komunikaci.
• Připravte se na to, že část lidí bude možná Yammer odmítat a budou dávat přednost tradičnějším formám komunikace, jako je například e-mail. Naštěstí vám v tomto směru vychází Yammer vstříc – posílá zprávy o dění v síti na e-mail podle osobního přednastavení uživatele. Ten, kdo „firemnímu Facebooku“ nefandí, může jen dál sledovat příchozí e-maily a odpovídat na ně přímo ze své schránky.
• Buďte trpěliví. Dejte Yammeru čas třeba i několik měsíců, než se do něj připojí více uživatelů.
• Slavte každý úspěch. Můžete například formou pravidelných reportů informovat zaměstnance o tom, co se díky Yammeru podařilo, k čemu všemu už se využívá a jak se zvyšuje počet uživatelů. Ukazujte konkrétně, v čem je sociální síť užitečná.
Michal Martoch působí jako konzultant společnosti Workline.cz.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU