Jak správně kvantifikovat přínosy SharePointu ve vašem podniku

Kvantifikace přínosů a nákladů u investic do IT je vždy velice komplikovaným úkolem. Ale pokud jde o kalkulaci těchto veličin u SharePointu, jedná se o skutečnou výzvu i pro zkušené harcovníky v oboru. Celá řada přínosů je totiž jen obtížně uchopitelná – zapojení SharePointu může ve vašem podniku vést například k zefektivnění různých procesů. To s nejvyšší pravděpodobností oceníte, asi ale budete mít problém hodnotu těchto přínosů vyjádřit ve formě konkrétní sumy peněz.

Lidé z byznysu budou jistě se zaujetím poslouchat váš výklad o tom, jak nasazení ECM systému dokáže vdechnout skutečný řád dosavadnímu chaotickému nakládání s podnikovým obsahem. Po skončení přednášky vás však dříve nebo později zahrnou otázkami týkajícími se toho, co je ve skutečnosti zajímá nejvíce. A tím jsou čísla, tvrdá finanční čísla, a to navíc podpořená argumenty o tom, proč by se situace měla vyvíjet právě tak, jak navrhujete.

Ve hře jsou zejména ukazatele jako ROI (Return On Investment – návratnost investice), TCO (Total Cost of Ownership), své uplatnění zde ale nachází také metoda diskontovaného cash flow (DCF), čistá současná hodnota (NPV) a vnitřní výnosové procento. Prvním krokem k úspěšnému prosazení projektu na implementaci SharePointu tedy bude zvládnutí výpočtu těchto ukazatelů a zjištění, které z nich budete při prezentaci managementu skutečně potřebovat.

Obecně platí, že úspěšný projektový záměr na implementaci nového softwaru musí z hlediska schvalovacího procesu akcentovat minimálně tři základní hlediska: tvrdé úspory (lze přímo vyjádřit v penězích), měkké úspory (přínosy, které lze obtížně udávat v penězích) a také přihlédnutí k rizikům. U SharePointu navíc vzniká potřeba zohlednění bohaté funkcionality produktu a jeho široké uživatelské podpory, což jsou obecně jedny z hlavních prodejních artiklů tohoto softwaru. Pokud dokážete v projektovém záměru tyto veličiny vhodně vyjádřit ve formě finančních ukazatelů a komunikovat je s dostatečnou srozumitelností, budou dveře vedoucí k realizaci projektu již napůl otevřené.

Tvrdé aspekty ROI

Projektový záměr bez dobře zformulovaného modelu nákladů souvisejících s implementací a následným provozem platformy SharePoint s nejvyšší pravděpodobností nemá v konfrontaci s managementem vaší společnosti šanci na úspěch. Klíč ke zdaru spočívá ve správné formulaci nákladových úspor.

Například organizace, které používají SharePoint pro ukládání naskenovaných dokumentů, mohou snadno vyčíslit, kolik ušetří díky tomu, že již nemusejí provozovat kartotéku, v níž jsou fyzicky uskladněny papírové dokumenty. Ať už se jedná o úspory na mzdách personálu, který kartotéky obhospodařoval, pronájem patřičných prostor nebo náklady na transport dokumentů mezi jednotlivými pobočkami firmy, vyčíslení úspor je zde relativně snadnou záležitostí.

Měkké aspekty ROI

Na první pohled méně patrné přínosy nasazení určitého systému nebo projektu mohou mít na organizaci dokonce ještě výraznější dopad než přímé úspory, o nichž jsme se zmiňovali v předchozích odstavcích. V případě SharePointu se může jednat například o redukci času, který určitý pracovník potřebuje k tomu, aby nalezl patřičné dokumenty, sdílel je s ostatními kolegy a případně určité činnosti plně automatizoval.

Nejsnazší způsob, jak tyto přínosy vyčíslit, spočívá v odhadu průměrného času nutného pro vykonání určité činnosti pracovníkem před a po implementaci SharePointu. Pokud při analýze zjistíte, že úkon, který běžně zaměstnanci zabral hodinu (jít do archivu, vyhledat určitý dokument, okopírovat ho, vrátit se na pracoviště), lze se SharePointem vykonat za méně než dvě minuty, převedete ušetřených 58 minut času pracovníka do řeči peněz jednoduchým pronásobením jeho hodinovou mzdou. S úsporou času zaměstnanců lze následně naložit různě – buďto lidské zdroje přesměrujete na řešení dalších úkolů, u nichž čas nelze tak výrazně redukovat, nebo snížíte jejich stavy. Je to v zásadě podobné, jako když v průběhu průmyslové revoluce nahradil jeden stroj práci mnoha manuálně pracujících lidí. Od té doby jsme se sice již někam posunuli, ale informační revoluce ještě zdaleka neřekla své poslední slovo. Ano, odbory vás za povedenou implementaci SharePointu nemusejí mít nutně v lásce.

Zohlednění rizik

Třetí aspekt, který je nutné při výpočtech přínosů nasazení SharePointu zohlednit, představuje započtení vlivů na rizika, jež organizace při své činnosti podstupuje. SharePoint například do určité míry supluje roli redundantního úložiště dat, proto jej mnoho podniků používá jako nedílnou součást své strategie pro obnovu dat v případě havárie. Část nákladů na implementaci SharePointu lze proto bez velkých debat rozpustit do fondů, které jsou dedikovány na zajištění bezpečného nakládání s daty a jejich uchování. A jelikož je SharePoint velice rozšířenou platformou, můžete bez velkého rizika vyčíslit náklady na jeho údržbu, neboť existuje relativně dostatečné množství lidských zdrojů, které se o jeho provoz dokážou postarat.

Významnou roli v rozhodování může hrát také fakt, že SharePoint dokáže posloužit pro mnoho různých úkolů – ať už se jedná o správu webového obsahu, vnitropodnikovou spolupráci nebo extenzivní schopnosti vyhledávání. Široká síť partnerů společnosti Microsoft navíc zvládne nabídnout celou řadu nástrojů pro řešení dalších specifických informačních potřeb v podniku. Namísto mnoha různých nástrojů od několika výrobců tak lze použít jeden robustní, což v důsledku snižuje rizika spojená s provozováním IT jako celku.

Například neziskové organizaci Conservation International se po implementaci SharePointu podařilo významně snížit náklady na vývoj a provoz webového portálu. „Snažili jsme se vybudovat komplexní systém bez SharePointu – celý proces trval dvěma vývojářům více než tři roky, ale ani pak nebyl vývoj zdárně ukončen. Následně jsme tyto zdroje přesměrovali tak, abychom implementovali SharePoint 2007, a během půl roku jsme měli k dispozici plně funkční systém,“ říká Alexandre Dinnouti, ředitel sekce webových aplikací v Conservation International.

Závěrečné shrnutí

Jakmile si podle výše uvedeného scénáře připravíte argumenty vhodné pro vaši organizaci, vytvořte na jejich základě dokument, kde budou informace přehledně strukturovány. Nezapomeňte uvést rovněž veškeré předpoklady, které jste při tvorbě svých závěrů brali v úvahu, při jejich stanovení buďte opatrní a připravte se i na možnost, že s vámi o nich bude někdo polemizovat. V případě tvrdých a měkkých aspektů ROI doporučujeme vytvořit tři různé scénáře – konzervativní kvantifikaci úspor s velmi opatrným přístupem, dále jejich vyvážené vyčíslení, které považujete za nejpravděpodobnější, a nakonec i agresivní scénář, který by nastal v ideálním případě. Váš projektový záměr by se měl dotknout také managementu změn – přestože je SharePoint z uživatelského pohledu poměrně příjemnou záležitostí, stále se jedná o změnu, na kterou je nutné každého uživatele důkladně připravit.

Pokud budete postupovat podle těchto navržených kroků a promluvíte řečí čísel, které patřičná úroveň managementu rozumí nejlépe, výrazně zvýšíte své šance na to, že vaše žádosti o implementaci SharePointu již nebudou pouhým házením hrachu na zeď.