Identifikace potenciálních problémů s IT projekty, které nepozorovaně doutnají v podpalubí vašeho projektu, se může zdát nemožná. Konečně, kdo z projektových manažerů by měl dostatek času na neustálé určování stavu projektu, který se skládá z mnoha pohyblivých částí, když je celkový průběh realizace naplánován se značnou mírou časové agresivity?
Ve skutečnosti však existuje snadná cesta vedoucí k identifikaci problémů dříve, než se stihnou vymknout z rukou vedoucího projektu. Rob Prinzo, CEO ve společnosti The Prinzo Group, která se zabývá školením a konzultacemi v oblasti projektového řízení, doporučuje, aby se do určování stavu projektu zapojili všichni členové řešitelského týmu.
„Buďte důslední a zapojte do průběžné komunikace všechny klíčové účastníky projektu. Politické prostředí, které se tímto otevře, vám pomůže včas odhalit, kde celý projekt začíná drhnout,“ říká Rob Prinzo.
Dotazování členů týmu v souvislosti s potenciálními problémy je ale pouze jednou částí procesu, který Prinzo používá k diagnóze zdravotního stavu projektu. Dále se snaží v pravidelných intervalech identifikovat případný nesoulad mezi vznikajícím dílem a projektovým zadáním, prověřovat, jestli bude v jednotlivých etapách projektu k dispozici dostatek lidských zdrojů a zda bude dostatek času na zaškolení koncových uživatelů. Sleduje také veškeré změny, které se v projektu objevují, a porovnává je s původním zadáním i plánem, aby zjistil, zda nemohou ohrozit úspěšnou implementaci systému, upgrade softwaru nebo nasazení nového hardwaru.
Další kroky zahrnují revizi kvality projektové dokumentace, aby bylo zřejmé, že je kompletní a dostačující. Pokud naleznete v libovolném z výše uvedených bodů nesrovnalosti, měli byste je sdílet s klíčovými účastníky projektu, aby se zabránilo poškození jejich zájmů, s nimiž nemusíte být dokonale srozuměni, a veškeré problémy tak budou moci být rychle vyřešeny.
Pokud se setkáte s nekompletní dokumentací, měli byste tuto skutečnost vnímat jako červenou vlajku, která signalizuje, že část projektu nemusela být zcela důkladně promyšlena. Pokud například projektová dokumentace detailně nevysvětluje, jakým způsobem budou do nového systému zaškoleni koncoví uživatelé, měli byste počítat s tím, že se právě tato oblast může stát zdrojem budoucích problémů. Pokud totiž nebudou uživatelé dostatečně proškoleni, nebudou chtít nový software používat a ten tak může být po čase označen za „nefunkční“.
Podobné nesnáze mohou přinést také nedbale definované požadavky na funkčnost nebo rozdíly mezi potřebami uživatelů a tím, co je nejvhodnější podle IT. Takový zdánlivě banální nesoulad se může v průběhu času stát příslovečným posledním hřebíčkem do rakve. Třetí častý zdroj problémů představuje oblast požadavků, které by měl projekt řešit. Pokud nejsou již na samém počátku řádně zaznamenány, může se stát, že snaha o provedení změny bude u vedení společnosti nebo koncových uživatelů slábnout – a spolu s ní také podpora nového systému.
Pokud IT oddělení pracují na projektech, které byly naplánovány již dříve, ale došlo k jejich odložení kvůli hospodářské krizi, a k realizaci se proto společnost dostala až nyní, je účelné se ujistit, zda je jejich realizace proveditelná podle původního plánu. IT oddělení totiž v posledních letech často prošla řádnou odtučňovací kúrou, a lidské zdroje tak mohou vykazovat zcela odlišné stavy a projektové kapacity než před několika lety.
„Čím dříve a čím pravidelněji budete tyto skutečnosti kontrolovat v průběhu životního cyklu projektu, tím vyšší budou jeho šance na úspěšnou realizaci,“ myslí si Prinzo.
„Lidé často říkají, že tyto procesy jsou do projektu přidány jaksi navíc a že jim pouze přidělávají práci. Pokud však budete používat tuto metodologii pro průběžné ujišťování se, že se projekt těší dobrému zdraví, budete schopni identifikovat případné nesrovnalosti včas, a v konečném důsledku tak můžete zabránit neúnosnému protahování projektu nebo překročení jeho rozpočtu,“ uzavírá Prinzo.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU