Nástroj, který firma Software602 instalovala, zároveň umožnil automatizovat některé činnosti, jež dosud vyžadovaly značný čas manažerů (například hromadné podepisování a vytváření záznamů v podpisové knize). Řešení detailně přizpůsobené požadavkům banky bylo nasazeno za méně než dva týdny.
Zákazník:
Česká národní banka je centrální bankou České republiky a ústředním orgánem dozoru nad finančním trhem. Ústředí a 7 regionálních poboček zaměstnávají celkem asi 1500 lidí.
Zaměstnanci jsou vybaveni kvalifikovanými zaměstnaneckými certifikáty uloženými na čipových kartách.
Situace před zahájením projektu:
ČNB postupovala podle podpisového řádu, který vyžadoval v mnoha situacích aplikovat metodu čtyř očí (dokument kontrolují dvě osoby nezávisle na sobě). Byla vedena papírová podpisová kniha se záznamy o tom, kdo kdy podepsal který dokument.
Centrální banka potřebovala vyhovět požadavkům zákona o eGovernmentu (300/2008Sb. a novely) a zákona o archivnictví (499/2004Sb. a novely). Mezi těmito požadavky je i komunikace datovou schránkou a tudíž nutnost vytvářet elektronické dokumenty odpovídající všem legislativním požadavkům. Z toho vyplynula mimo jiné nutnost připojit více elektronických podpisů k jednomu dokumentu tak, aby všechny byly ověřitelné a aby bylo možné opatřit dokument elektronickým časovým razítkem.
Jednalo se zejména o dokumenty vytvářené:
* v rámci správního řádu
* v rámci zákona o svobodném přístupu k veřejným informacím
* v rámci zákona o střetu zájmů
* dokumenty pro elektronickou podatelnu
* dokumenty pro datové schránky
Kromě toho plánovala ČNB pokrýt i některé interní schvalovací procesy. Ukázalo se, že není snadné najít softwarový nástroj, který by tyto požadavky skutečně splňoval, byl dostatečně uživatelsky jednoduchý a bylo možné jej přizpůsobit specifickým požadavkům ČNB.
Situace po nasazení řešení:
Centrální banka udělala podstatný krok od papírových dokumentů k elektronickým. V některých odděleních se už prakticky nepoužívá ruční podpis.
Zaměstnanci mají k dispozici nástroj, který přesně odpovídá podpisové knize, na kterou byli zvyklí. Tento nástroj umožňuje:
* připojit k dokumentu elektronický podpis a poslat kolegovi k dalšímu podpisu
* přidávat k témuž dokumentu neomezený počet podpisů
* opatřit dokument elektronickým časovým razítkem
* podepsat celou složku naráz
* podepsat pouze vybrané dokumenty ze seznamu
* zobrazit údaje o předešlých elektronických podpisech
* převést dokument z jakéhokoliv formátu do PDF/A
Zároveň s podepisováním je automaticky vytvářena podpisová kniha.
Do května 2010 bylo datovou schránkou odesláno 3 900 dokumentů vytvořených pomocí tohoto nástroje. Kromě toho jsou právně relevantní elektronické dokumenty užívány pro vnitřní potřebu banky, zejména pro schvalování zpráv, výkazů, projektové dokumentace, interních oběžníků apod.
Dodané produkty a služby:
* Elektronická podpisová kniha. Jedná se o inteligentní formulář 602XML, který umožňuje přidat další podpis k neomezenému počtu elektronických dokumentů a poté tyto dokumenty odeslat k dalšímu podpisu nebo archivaci. Zároveň s tím jsou automaticky vytvářeny záznamy o podepisování.
* Nástroj pro konverzi dokumentů Print2PDF
* Bezplatná aplikace pro práci s inteligentním formulářem 602XML Filler
* Konzultace a podpora
Průběh projektu a hodnocení:
Po zjištění situace na trhu ČNB volila mezi produkty firem Sofware602 a Adobe. Pro první možnost se rozhodla zejména kvůli ochotě přizpůsobit nástroj specifickým požadavkům banky a uživatelské přívětivosti.
Náměstek ředitele sekce IT v ČNB Ing. Milan Zirnsák shrnul hlavní přínosy takto:
* Rychlá a bezproblémová implementace. Nasazení nástroje, včetně zaškolení uživatelů, netrvalo více než dva týdny.
* Standardizované řešení pro neomezený počet podpisů
* Flexibilní workflow. Podepsané dokumenty je možné poslat do dalšího oběhu emailem nebo pomocí specializovaného systému.
* Źádné nároky na formát a obsah zpracovávaných dokumentů. Nástroj převádí do PDF a podepisuje dokumenty vytvořené v jakémkoliv formátu používaném ČNB.
* Nulové nároky na integraci s dalšími IS. Nástroj byl tak připraven, že nebylo třeba řešit žádné integrační záležitosti.
„Je pro nás důležité, že i kdyby došlo k dalším změnám v legislativě, budeme se umět přizpůsobit. Vím, že když potřebuji změnu, prostě zavolám do Software602 a tam to provedou obratem,“ uzavřel Ing. Milan Zirnsák
hodnocení projektu ve svém vystoupení na semináři o elektronických dokumentech v květnu 2010.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU