Implementace nového ERP má dopady na fungování celé společnosti

Jakou roli hraje podle vašeho názoru správa změn (change management) při implementaci ERP systému?

Vzhledem ke stále převažujícímu modelu implementace fix price / fix scope je řízení rozsahu projektu klíčové jak pro dodavatele, tak pro zákazníka. Správné stanovení rozsahu projektu a odpovědností obou zúčastněných stran je nezbytným předpokladem pro hladký průběh projektu, ale i řízení změn rozsahu po dobu projektu. Změny přijdou na každém projektu, ale jedině jasným počátečním stavem (rozsahem projektu) a transparentním průběhem změnového řízení s řádným uvedením dopadů do harmonogramu případně rozpočtu, lze projekt udržet v řízeném stavu a neztratit nad ním kontrolu.

Jaká jsou dnes z hlediska zákaznické firmy největší rizika plynoucí ze zrušení projektu implementace ERP systému?

Implementace nového ERP má dopady na fungování celé společnosti a vyžaduje významné úsilí nejen od dodavatele, ale i od zákazníka. A pokud se již firma rozhodla investovat, do nového systému, předcházela tomu řada úvah o možných budoucích zlepšeních a také interní příprava nebo informování. V okamžiku začátku výběru ERP systému má již typicky zákazník za sebou řadu schůzek s dodavateli nebo nezávislými procesními poradci, investoval řadu dní do úvah, příprav i interní motivace klíčových zaměstnanců. Pokud je projekt následně zrušen nebo výrazně odložen, nebude toto úsilí využito a díky relativně rychlým změnám (většinou jak na straně zákazníka, tak na straně dodavatelů ERP) se většina zmíněných činností opakuje. Zároveň se tím významně snižuje motivace a nadšení na straně zaměstnanců, kteří jsou pro úspěšnou implementaci nezbytní.

Jak může robotická automatizace procesů RPA oživit starší ERP systémy? Na co by si podniky při jejím nasazování měly dát pozor?

Zkusím použít příměr - když dáte prvky chytré domácnosti do starého domu, tak to sice bude lepší pro uživatele domu, ale chátrání domu to nezastaví a do sklepa bude zatékat pořád. RPA neřeší většinu problémů a překážek, které zastaralé ERP klade podnikům do cesty a přijde mi daleko důležitější investovat do inovace ERP systému než do jedné technologie.

Na co by se měly organizace především zaměřit při implementaci a provozu ERP systému využívaného zaměstnanci vzdáleně? Jaká jsou největší úskalí tohoto režimu?

Vzdálené používání ERP systému není záležitost nová a spojená s koronavirovou epidemií. Většina moderních systémů pracuje s tenkými nebo webovými klienty s příslušným zabezpečením a vzdáleně lze funkčnosti ERP systému využívat již celou řadu let. Prvním úskalím může být dostatečná internetová konektivita jak serveru tak jednotlivých koncových uživatelů – v případě, že velké množství uživatelů začne pracovat vzdáleně, může jejich činnost vyvolat poměrně velký datový provoz. Druhé úskalí, obvykle větší, je zabezpečení domácích sítí koncových uživatelských zařízení, která nebývá zdaleka na takové úrovni jako zabezpečení v rámci podniku a může vést k bezpečnostním incidentům.