CIO Business World: Jakým směrem se v posledním roce v České republice změnila poptávka po ECM/DMS systémech? Liší se české trendy od vývoje v okolních zemích?
Stanislav Novák: Český trh je poměrně nasycen z pohledu komplexních ECM/DMS řešení určených pro velké firmy (např. ECM Documentum a IBM FileNet). Růst tohoto segmentu je střídmý a víceméně se jedná o aktualizace již implementovaných řešení a nástavby k nim. V segmentu méně robustních řešení, která vyžadují nižší počáteční investici, je dynamika vyšší (např. Microsoft SharePoint). V důsledku výrazného nárůstu objemu dokumentů a již kompletního legislativního rámce, týkajícího se oblasti elektronické dokumentace, očekáváme v následujících letech narůst implementace ECM/DMS systémů.
Lze podle Vás se vytipovat nějaký typický problém, který je nutno překonat pro úspěšné zavedení systému ECM/DMS ve firmách?
Dle našeho výzkumu mezi koncovými uživateli ve firmách, které ECM/DMS zavedly, je pozoruhodně hlavní překážkou nechuť uživatelů zažít změnu. Zaměstnanci se často zdráhají změnit své pracovní návyky a mají obavy, že nebudou umět s novým systémem pracovat a že bude docházet k poruchám. Panují také zvýšené obavy z bezpečnostích rizik. Z tohoto důvodu považujeme za zásadní, aby vedení společnosti probíhající změny a jejich dopad na činnost firmy zaměstnancům včas objasnilo a poskytlo potřebné školení.
Zavedení systému ECM/DMS představuje významnou jednorázovou investici a komplexní a relativně dlouho trvající změny v podnikových procesech. Vzhledem k velké fluktuaci IT manažerů, chybí mnoha firmám dlouhodobá strategie včetně plánování investic. Manažeři upřednostňují řešení dílčích a krátkodobých úkolů, jako je elektronický podpis a úložiště dokumentů. Řešení těchto úkolů je snažší a méně riskantní a lépe se jejich prostřednictvím vykazuje úspěch. Z celkového pohledu se však jedná o nesystémové utrácení, jelikož jednotlivé komponenty takto sestaveného systému nemusí být vzájemně kompatibilní.
Funguje dostatečná standardizace tak, aby výměna elektronických dokumentů fungovala bez problémů i mezi subjekty z různých zemí?
Ano, v loňském roce vstoupilo v platnost nařízení Evropského parlamentu a Rady EU o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu (tzv. elDAS), jež se právě tímto zabývá.
Jaká legislativní opatření na úrovni ČR nebo EU ještě potřebujeme, aby se zjednodušila komunikace pomocí elektronické dokumentace (a narostl zájem o implementaci takových řešení)?
Pole mého názoru je potřebný legislativní rámec kompletní. Máme zákon o elektronickém podpisu, důvěryhodné archivaci, ochraně osobních údajů a již zmíněné nařízení elDAS.
Daří se v praxi zaváděním DMS/ECM systémů omezit ve firmách objem potištěného papíru? Máte nějaké konkrétní příklady z praxe? Daří se to i ve státní správě?
Podle našeho výzkumu mezi koncovými uživateli, je spokojenost se zavedenými DMS/ECM systémy vysoká. Téměř 45 % dotázaných dosáhlo plánované návratnosti investice (ROI), a dokonce 30 % dosáhlo rychlejší návratnosti, než byla očekávaná. Průměrná návratnost sledovaných DMS/ECM projektů byla 3,4 roku. Uživatelé také potvrdili, že zavedení DMS/ECM systému přispívá k úspoře nákladů, a to jak úsporou provozních nákladů (tisk, energie, doprava, poštovní poplatky), tak prostřednictvím zvýšené produktivity zaměstnanců a optimalizované hardwarové infrastruktury.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU