Podle výsledků průzkumu společnosti Accenture tráví zástupci středního managementu více než čtvrtinu své pracovní doby hledáním informací, které potřebují ke své práci. Když je konečně naleznou, často zjistí, že jim jsou k ničemu. Je jednodušší nalézt informace o konkurentech než o jiných částech vlastní firmy…
Účelem tohoto on-line průzkumu provedeného mezi více než tisícem manažerů ve Spojených státech amerických a ve Velké Británii bylo odhalení skutečnosti, jak tito lidé získávají, užívají a analyzují informace.
Hlavní závěry hovoří o tom, že manažeři stráví v průměru dvě hodiny denně hledáním nejrůznějších dat, přičemž 50 % takto získaných informací pro ně nemá žádnou hodnotu.
Jenom polovina manažerů věří, že jejich společnosti si při distribuci informací uvnitř firmy počínají úspěšně nebo že mají v tomto směru adekvátně nastaveny procesy.
Alarmující poznatky
Téměř 60 % respondentů uvedlo, že v důsledku špatné distribuce informací skoro každý den postrádá informace, které by mohly být důležité pro jejich rozhodování, přestože někde ve firmě existují.
Dále: 42 % dotázaných říká, že nejméně jednou za týden nešťastnou náhodou použijí špatnou informaci, 53 % účastníků zmínilo, že nějakou hodnotu má pro ně méně než polovina informací, které získají.
Celých 45 % manažerů uvedlo, že získávání informací o tom, co přesně dělají jiné části jejich firmy, je pro ně velkou výzvou, zatímco pouze 31 % dotázaných míní, že je obtížné nalézt informace o konkurentech.
Více než polovina (57 %) respondentů považuje nutnost skládat požadovanou informaci ze střípků nalezených v různých zdrojích za obtížný aspekt jejich práce.
V průměru pak musí manažeři navštívit tři informační zdroje, aby získali informaci o konkurentech, zákaznících, projektech nebo jiných odděleních. Za překvapivou lze označit odpověď více než 40 % dotázaných, kteří uvedli, že jiná oddělení jejich firmy nemají zájem sdílet informace, 36 % uvedlo, že nalezení té správné informace z velkého množství shromažďovaných dat je obtížné a trvá dlouhou dobu.
„Výsledky ukazují, že společnostem se nedaří dostat ty správné informace ke svým zaměstnancům,“ říká Royce Bell, ředitel Accenture Information Management Systems (AIMS). „Lidé ani organizace nejsou schopny držet krok s rychle narůstajícím objemem dostupných dat, které přináší technologický pokrok. Zvláště manažeři mají velké potíže s orientací ve velkém množství informací a tato situace se bude pouze zhoršovat.“
Kde je zakopaný pes?
Jádro problému lze spatřovat ve způsobu, jakým manažeři shromažďují a ukládají svá data. Například většina těch z našeho průzkumu uvedla, že ty nejdůležitější informace má uloženy na svém počítači, popřípadě na svém individuálním e-mailovém účtu. Pouze 16 % dotázaných používá integrované prostředí pro spolupráci (collaborative workplace), například firemní intranetový portál.
„Informace se stávají břemenem zaměstnanců pracujících se znalostmi. Tento stav bude pokračovat, dokud společnosti nekonsolidují způsob, jakým s poznatky pracují,“ říká Greg Todd, vedoucí pracovník AIMS. „Pokud to udělají, jejich zaměstnanci znovu získají zpět část své pracovní doby díky lepšímu řízení, doručování, integraci a archivaci informací.“
----------------------------
Oblast průzkumu
Účastníci on-line průzkumu byli vybráni z pěti oblastí:
- zákaznické oddělení,
- oddělení financí a účetnictví,
- lidských zdrojů (HR),
- informačních technologií (IT),
- oddělení marketingu a prodeje.
Někdo si počíná lépe a jiný hůře
Výsledky ukázaly, že téměř všichni respondenti jsou frustrováni správou informací, nicméně některá oddělení si počínají lépe, nebo naopak hůře než jiná.
Například:
- IT a HR manažeři nejpravděpodobněji řeknou, že jejich schopnost nalézt požadované informace je ztížená, protože „mají tolik informací“ (odpovědělo 42 % IT manažerů a 40 % HR manažerů)
- IT manažeři se nejméně cítí těmi, kdo mohou říct, že jimi nalezená informace má nějakou cenu (i když strávili spoustu času jejím hledáním). Taktéž uvádějí, že méně než polovina (44 %) informací, které se jim podaří získat, je hodnotných. Mimo to téměř polovina (47 %) z nich – více, než v kterémkoliv jiném ze zkoumaných oddělení – stráví skoro 30 % své pracovní doby hledáním relevantních informací potřebných pro jejich práci.
- Polovina (51 %) manažerů zákaznických oddělení – více manažerů než v jiných oblastech – považuje hledání informací o jiných částech svých společností za výzvu. Krom toho 40 % respondentů z této skupiny uvádí nutné prohledávání několika informačních zdrojů jako nejtěžší aspekt správy informací.
- Pouze 11 % manažerů finančních a účetních oddělení – méně než v jiných odvětvích – věří, že jejich společnosti dostatečně investovaly do technologií, které jim mají pomoci dostat se k informacím potřebným pro jejich práci. Stejně tak nejméně manažerů z tohoto odvětví (12 %) si myslí, že jejich společnosti si při distribuci informací počínají úspěšně.
- Manažeři marketingových oddělení a oddělení prodeje nejméně užívají moderních technologií ke komunikaci – pouze 19 % z nich používá zasílání krátkých zpráv (instant messaging) – mnohem méně, než v ostatních odděleních. Stejně tak zřídka pracují i s PDA – tato zařízení se těší oblibě pouze u 19 % manažerů, o něco více než u manažerů finančních a účetních oddělení (16 %).
- Manažeři z finančních a účetních oddělení spolu s IT manažery zdaleka nejvíce (v 31 resp. 30 % odpovědí) uvádějí, že postrádají kvalitní informace více než 5x za týden.
Výsledky provedeného průzkumu odhalily, že největší problém je spatřován v rozdrobenosti informačních zdrojů, což ztěžuje získávání a správu dat. Zjištění vymezila oblasti, ve kterých by společnosti měly mít definované procesy, které jim umožní vyřadit nepotřebná data a naopak hodnotné informace směřovat na správná místa. To jim pomůže vypořádat se s narůstajícím množstvím informací zaplavujících pracovní plochu – ať už pocházející z emailu, systému pro zasílání krátkých zpráv nebo mobilních zařízení (PDA či „chytrých telefonů“ – smartphones).
Možnosti, kterými disponují nové a stále se rozvíjející vyhledávací technologie, uspoří jejich zaměstnancům mnoho času stráveného každý den zbytečným hledáním.
Metodologie
Webového průzkumu provedeného v červnu 2006 se zúčastnilo přesně 1009 manažerů ze společností v USA a Velké Británii, které vykázaly roční příjmy nejméně 500 milionů USD.
Všichni respondenti měli titul manažer, nebo vyšší.
Nastavené kvóty zaručily, že mezi respondenty bylo nejméně 100 manažerů v každé oblasti z každé země.
Článek není p. r. článkem. Business World on-line ho poskytla - jako exkluzivní zhodnocení výsledků svého průzkumu - společnost Accenture, jíž tímto děkujeme, a zpracovali ho její zaměstnanci.
IDG on-line pouze provedlo minimální korektury a doplnilo mezititulky.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU