ERP dá podniku srdce

Podnikové informační systémy označované zkratkou ERP (Enterprise Resource Planning) jsou oprávněně brány jako informační srdce firem. V jejich modulech se stékají informace ze všech končetin společnosti a do mozkového centra předávají ty nejdůležitější údaje, výstupy a pohledy. Management mozkového centra díky tomu může řídit podnik v de facto reálném čase a správně reagovat na aktuální dění i budoucí vývoj. Zapomeňte na účetní software, správné řešení má název ERP.

Pravděpodobně neexistuje jasná hranice, podle které by se dalo říci – toto je ještě účetní program, ale toto už je ERP. „ERP zcela jistě nabízí jiný pohled na firmu – účetnictví jako takové je pro něj sice důležitou součástí, ale mnohem větší důraz klade na celkový přehled o firmě, jejích zdrojích nebo procesech,“ porovnává účetní a ERP software Robert Kuzma, marketingový ředitel společnosti Abra Software.

„Už z názvu je zřejmé, že ekonomický systém řeší pouze agendy zaměřené na ekonomiku a účetnictví, kdežto ERP systém řeší pokud možno všechny procesy v dané firmě,“ v krátkosti shrnuje Martin Korejs, PR manažer společnosti JKR.

„ERP systém pokrývá řízení všech procesů ve firmě, zatímco účetní program slouží pouze ke zpracování účetní agendy. Dnes už ovšem existují i systémy, které mají přívlastky „ekonomické informační“, a ty, ač jejich hlavní úkol spočívá v účetnictví, mohou mít i několik dalších funkcionalit, například CRM,“ říká Michal Froněk, manažer informačního systému Helios Orange ve společnosti LCS International.

„Systémy ERP jsou navíc v dnešní době často přizpůsobovány konkrétním průmyslovým odvětvím. To se o samotných účetních systémech rozhodně říci nedá,“ podotýká Alexandr Pomazal, Applications Presales Manager společnosti Oracle.

Účetní program je podle Marka Hejny, produktového manažera společnosti Karat Software, jednoduchý a disponuje malou provázaností jednotlivých částí bez možnosti přizpůsobení: „Naproti tomu ERP systém je větší a hlavně komplexní řešení, má větší funkčnost a vzájemnou provázanost jednotlivých částí systému a nechybí mu možnost přizpůsobení konkrétním potřebám klienta.“

Plnohodnotný ERP systém pokrývá podle Vladimír Heřta, který působí jako Business Consultant Manager ve společnosti SAP, podstatně širší množinu firemních procesů než účetní program: „Kvalitní ERP systém dnes pokrývá minimálně procesy z oblasti finančního řízení, procesy zásobovací, výrobní a distribuční logistiky, prodeje a řízení lidských zdrojů.“

„Účetní program je určen pro zpracování účetních operací, ať už zadaných manuálně nebo importem. ERP systém je komplexní software pro zpracování a řízení více procesů ve firmě, většiny nebo všech. Účetnictví je součástí ERP systému a měly by tam přicházet transakce z ostatních částí/modulů systému maximálně automatizovaně,“ shrnuje hlavní rozdíly mezi účetním a ERP softwarem Martina Marešová, regionální ředitelka společnosti Epicor.

Rozdíl mezi ERP systémem a účetním programem je podle názoru Lenky Kašpárkové, vedoucí produktu ze společnosti CCA Group, patrný: „ERP překonává osamocené programy ve financích, výrobě, skladu či HR a nahrazuje je integrovaným systémem, který umožňuje snadné sdílení informací a rychlou komunikaci.“

„Účetní program sumarizuje a poskytuje výsledky pro naplnění zákonných povinností firmy. Průběžně lze s jejich pomocí řídit firmu, ale pouze z pohledu účtů a vyhodnocení pohybů nad nimi,“ shrnuje základní specifika účetního softwaru Pavel Motan, obchodní ředitel K2 atmitec, a doplňuje: „Zásadní rozdíl tedy spočívá v tom, zda program jen poskytuje výsledný účetní obraz pro výkaznictví, nebo zda je schopen řízení celého provozu firmy, jehož součástí je i ekonomický pohled.“

Plnohodnotný ERP systém pokrývá podle Aleny Pribišové, vedoucí marketingu společnosti Minerva, svou funkcionalitou většinu důležitých procesů v podniku: „Počínaje komunikací se zákazníky přes plánování a řízení výroby, nákupu a konče například řízením skladů. To vše s dopady na ekonomické moduly, potažmo na hlavní účetní knihu.“

Požadavky malých a velkých firem

Každý podnik je podle Kašpárkové jedinečný a specifický stejně jako jeho ERP systém. Z pohledu velikosti podniku představuje prý velký rozdíl způsob práce se samostatným systémem: „V malém podniku je na ERP systému požadováno, aby několik málo pracovníků zvládalo celé zpracování. Naproti tomu ve velkém podniku používá systém větší množství zaměstnanců a z pohledu práce jsou požadovány takové funkce jako například přístupová práva až na úroveň dokladových řad a podobně, což vyplývá z toho, že pracovník je plně zodpovědný za svoji oblast působení.“

Rozdíly v požadavcích na funkčnost řešení nebývají podle Heřta mezi malými, středními a velkými firmami zásadní: „Nicméně, velké podniky své požadavky většinou definují velmi detailně. Kladou rovněž větší důraz na komplexní podporu finančního a personálního řízení. Aplikace se v rámci implementace parametrizují a upravují přesně na míru jejich požadavkům.“

U malých a středních podniků je podle Pribišové jednoznačný požadavek na „plnohodnotný“ oborově zaměřený ERP systém. U velkých podniků jde spíše o širší požadavky a více požadavků, které musí systém splňovat: „Patří mezi ně mezinárodní konsolidace, elektronická komunikace, řízení dodavatelských řetězců, fungování v různých jazykových a legislativních prostředích a častější požadavky typu SOX a IFRS, pokud chtějí uspět v mezinárodním prostředí.“

Podle Motana nepanují zásadní rozdíly ve funkcionalitě ERP pro malé, střední a velké firmy, ale ve způsobu ovládání a v koncentraci funkcionality pro jednotlivé uživatele: „Velké společnosti mají více specializovaných pracovišť, potřebují složitější systém práv v systému a často jsou funkční procesy sledovány procesy workflow, kdy se jednotlivé kroky rozpadají na více uživatelů, středisek či oddělení firmy.“

Malý podnik podle Hejny vyžaduje jednoduchý a přehledný systém, bez nutnosti velké automatizace a vzájemné provázanosti a bez nutnosti zvládat velké objemy dat. Středně velké společnosti pak poptávají přehledný systém s požadavkem na automatizaci a vzájemné provázaní dat z celého systému. A konečně velké podniky kladou důraz na automatizaci a vzájemné provázání dat z celého systému, přehlednost systému není základním požadavkem, požadují dostupnost výstupních informací napříč celým systémem, nutnost zvládat velké objemy dat či možnost přizpůsobení systému konkrétním požadavkům klienta často v jeho vlastní režii.

S čím může ERP pomoci

Podle Motana může ERP ke zlepšení výkonnosti firmy přispět především tím, že vychází z provozu a marketingu na rozdíl od výsledků z ekonomických modulů: „Jestliže se mi daří dobře predikovat budoucí stav odbytu, pak mohu velmi efektivně koordinovat výrobu a sklady. Výsledkem je potvrzení zvýšení výkonnosti firmy ekonomickou částí systému. Naopak pokud ekonomika upozorní na malou výkonnost, opatření a náprava stejně leží v provozu a obchodu, takže se řešení přesune zpět k ucelenému systému.“

ERP může firmě podle Kuzmy pomoci tím, že poskytne přehled o chodu firmy: „Ať už se jedná o finance, dodávky, zákazníky nebo dodavatele – zákazník, který používá dobré ERP řešení, má v každém okamžiku přehled o tom, co se v jeho firmě děje, má tak k dispozici informace pro správná rozhodnutí k tomu, jak zvýšit výkonnost firmy.“

„V některých případech může jít o úsporu pracovní pozice, v jiném případě může dojít k lepšímu využití aktuálních a přesných dat z hlediska obchodu. Zautomatizováním některých procesů je možné věnovat se jiným, pro firmu důležitějším činnostem, které mají v důsledku větší efekt,“ říká Korejs.

„ERP systém implementovaný v podniku automatizuje a integruje podnikové procesy, zvyšuje vzájemnou informovanost a schopnost komunikace v rámci podniku. Jestliže implementace ERP systému přinese zlepšení organizace výroby, zefektivní nákup či využití účetních operací, dojde také ke zlepšení výkonnosti firmy,“ konstatuje Kašpárková.

Rizika spojená s novým dodavatelem

Podle názoru Jana Šarmana, ředitele společnosti K2 atmitec, mohou být rizika spojená s přechodem na vyšší verzi ERP vysoká: „Především v případech, kdy vyšší verze představuje zcela jiný produkt. Zůstává nezodpovězena otázka, proč někdo přechází na vyšší systém. Jestliže je důvodem požadavek na vyšší kvalitu zpracování dat, kde je zaručeno, že pokud mne stávající výrobce neuspokojil, tak že se mu to povede s vyšším systémem?“

Jedním z velkých rizik při přechodu od jednoho dodavatele ERP systému k jinému je podle slov Kašpárkové lidský faktor: „Lidé nemají rádi změny a budou se podvědomě bránit implementaci ERP systému od nového dodavatele, protože bývá spojena s novým uživatelským prostředím, s novou funkčností systému a obecně s vyšší součinností pracovníků odběratele s dodavatelem v době implementace.“

„Pokud se přechází na jiný systém, je pravděpodobné, že bude nutné určité přizpůsobení ve firemních procesech uživatele. Další riziko spočívá v tom, že pokud má zákazník některé funkcionality ‚dovyvinuté‘ na míru od jiného dodavatele. Hrozí rovněž například problematický převod dat či nutnost zvykat si na jiné ovládání systému,“ říká Froněk. Z toho podle jeho slov vyplývá nutnost dalšího školení zaměstnanců včetně pochopení jiné filozofie zadávání a zpracování dat.

Největší rizika jsou podle Pomazala vždy spojena se samotnými uživateli systému, respektive s jejich konzervativností: „Zpravidla jsou totiž zvyklí na své funkce, obrazovky a procesy, které se příchodem nového informačního systému mění. Je tedy třeba velmi dobře připravit pracovníky na příchod například nového ERP, proškolit je, motivovat a vysvětlit jim, jaké oni osobně budou mít výhody nového systému.“

Froněk při výběru ERP řešení varuje například před nestabilitou dodavatele, nestabilitou dodávaného systému, negativními referencemi, chybějící funkcionalitou či špatnou ergonomií ovládání.

V součastné době už Korejs nevidí přechod od jednoho dodavatele ERP k jinému jako problém: „V době daných struktur a dobré úrovně velké části dodavatelů ERP systémů není problém převést data z jedné databáze do druhé.“

Mezi rizika spojená s přechodem k jinému dodavateli ERP patří podle Marešové spolupráce s původním dodavatelem systému: „Často tato firma spolupracuje omezeně nebo vůbec. Pokud starý systém není transparentní a neexistuje dokumentace, je velmi obtížné získat potřebná historická data a počáteční zůstatky pro nový systém. Jednou se nám stalo, že zákazník měl časově velmi omezený přístup k centrálnímu serveru v Anglii, který v rámci implementace nového systému opouštěl. Byla tam uložena data bez jakékoliv identifikace a odpovědní pracovníci už ve firmě nepracovali.“

Také Motan upozorňuje na rizika spojená s přechodem od jednoho dodavatele ERP k jinému: „Nový dodavatel musí odstranit bariéru zklamání a předsudků vedoucích ke změně. Je velmi pravděpodobné, že bude bojovat s návyky a prosazením odlišných způsobů řešení v oblastech dříve již pomocí programové podpory řešených. Současně, některé způsoby řešení mohou mít svůj důvod v množství souvislostí, takže někdy zdánlivá maličkost zcela změní návrh metodiky.“

Upgrade systému

Upgrade systému je podle Pribišové založený na převodu databáze a doba upgradu závisí na její velikosti: „Před upgradem je proto vhodné provést podle metodiky archivace a výmazu dat redukci stávající produkční databáze. Tím se minimalizuje doba potřebná pro převod databáze na novou verzi.“

Rozhodnutí o upgradu by podle názoru Pribišové mělo být vždy vyústěním situace u zákazníka, nikoli zájem dodavatele.

„Přechod na vyšší verzi obvykle s sebou nese riziko kompatibility určitých specifických funkcí,“ upozorňuje Kašpárková. Obvykle podle něj nebývá problém se základními, běžně používanými funkcemi, ale s těmi funkcemi, které byly do systému implementovány dodatečně například formou zákaznických úprav.Upgrade ERP systému je podle Korejse krok k lepšímu: „Dochází například ke zlepšení funkčnosti systému či zapracování nových prvků. Proto musí být celý proces upgradu velmi jednoduchý a uživatelsky zvládnutelný. Žádná příprava tedy není nutná.“

„Před každým upgradem je potřeba dodržet základní zásady, jež platí všeobecně. Rozhodující je úroveň upgradu, zda se jedná jen o drobné změny, nebo o technologický a funkční skok. U drobných změn nesmí upgrade zatěžovat obsluhu, u velkých je potřeba postupovat koordinovaně s dodavatelem,“ říká Motan. Dle jeho zkušeností je lepší průběžná údržba systému před skokovým přechodem s velkým časovým rozestupem. Potom se prý může velký upgrade jevit zákazníkovi jako přechod na jiný systém.

Podle Froňka záleží na rozsahu upgradu a na použité technologii upgradu konkrétního programu: „Pokud se jedná jen o aktualizaci programu a dat, může být upgrade aplikován pouhým kliknutím v programu. Pokud se jedná o změnu technologie, může být upgrade podobně náročný jako samotná instalace programu.“

Při přechodu na vyšší verzi ERP stejného výrobce by podle Marešové neměla být prakticky žádná rizika: „U vyšších verzí dochází často ke změně databáze vlivem nových funkcí a modulů. V takovém případě, a pokud zákazník používá nějaké nestandardní úpravy systému, je potřeba otestovat spolupráci s novou verzí. Může se stát, že nová verze vyžaduje silnější hardware, s novými požadavky by měl být zákazník včas seznámen.“

Upgrade ERP systému podle Kašpárkové vždy představuje činnost, která nesmí být podceněna: „Součástí převodu by měl být předem zpracovaný projekt, který popíše způsob přechodu, způsob migrace dat, časový plán přechodu a zaměří se na potenciální rizika spojená s přechodem na vyšší verzi. Tento projekt bude odsouhlasen všemi zúčastněnými stranami a bude stanoven vedoucí projektu, který bude odpovědný za průběh upgrade ERP systému.“

Nové verze by podle Marešové měly přinést mnoho nových funkcí a modulů, které jsou vyvíjeny na základě přání a požadavků zákazníků a trhu: „Proto by se firmy měly na nové verze těšit a upgradovat, jak často to jde. Z našich zkušeností probíhají upgrady jednou za 2–3 roky.“

Lidé podle Kašpárkové nemají rádi změny, proto upgrade na vyšší verzi ERP provádějí až ve chvíli, kdy je to nezbytně nutné, a to například z důvodu požadavků na rozšíření funkčnosti, kterou stávající technologie neumožňuje apod.

„Každý zákazník je již před zahájením implementace detailně seznámen s tím, co jej při upgradu na novou verzi ERP čeká – od implementačních prací, školení až po případnou výměnu hardwaru,“ tvrdí Kuzma. V Abře pracují s vlastní implementační metodologií, s označením SAFE, která by měla minimalizovat případná rizika spojená s upgradem.

Přizpůsobit procesy, nebo systém?

„Určitě jde o to, aby se v oblastech, kde je víceméně dán princip zpracování, mohl systém přizpůsobit potřebám firmy. Na druhou stranu je možné, že úvodní studie stavu zjistí, že některé operace jsou zbytečně komplikované a zastaralé, a proto je vhodné využít možnosti ERP systému tak, jak jsou postaveny v jeho základu,“ konstatuje Korejs.

„Individualizovaná přizpůsobení ERP řešení jsou vhodná u těch firemních procesů, které firmu v očích zákazníků konkurenčně odlišují. V ostatních případech je dlouhodobě výhodnější přizpůsobit firemní procesy fungování ERP systému,“ radí Heřt. Každá modifikace standardního chování ERP systému podle něj s sebou přináší vícenáklady, a to jak okamžité, tak budoucí.
Podle Motana musí fungovat obojí: „Existuje tak možnost v konkrétních případech vybrat vždy tu lepší variantu. Jsou již vyladěné oblasti, kde je účelné se přizpůsobit systému, protože praxe, zkušenosti a postupy dosáhly optima. Naopak vždy budou existovat případy, které se zobecňují velmi obtížně nebo by jejich obecné řešení bylo příliš těžkopádné.“

„Dobrý ERP systém by měl vést firmu k optimálnímu nastavení procesů v rámci systému, neboť je postaven na využívání zkušeností tisíců zákazníků po mnoho let. Přizpůsobovat ERP není nikdy výhodné z hlediska následné údržby systému, ale někdy je to nutné a může to představovat dobrý kompromis mezi oběma přístupy,“ radí Marešová.

„V případě, že jsou ve firmě procesy správně nastaveny, je rozhodně lepší přizpůsobit systém ERP procesům. Respektive pokud firma vybírá nový ERP systém, přihlíží pochopitelně při jeho výběru k tomu, aby maximálně podporoval stávající firemní procesy. Pokud se však firma chystá měnit a správně nastavit své firemní procesy, může některé nastavit právě s ohledem na ERP systém,“ radí Froněk.

„V každém podniku existují specifické procesy, které vymysleli lidé daného podniku a díky kterým je jejich podnik lepší než konkurence. Zde se musí ERP systém přizpůsobit. Nesmí jít však o svévoli daného uživatele, ale o zájem celého podniku,“ radí Pribišová.

„Jsou situace, kdy je ekonomicky výhodnější přizpůsobit firemní procesy systému ERP, a naopak situace, kdy je vhodné upravit ERP systém dle firemních procesů tak, aby byl v souladu s podnikovými cíli a metodami řízení podniku,“ říká Kašpárková.

„Implementovat informační systém bez změny firemních procesů nedává smysl. Ale přizpůsobit firemní procesy informačnímu systému hrozí tím, že se firma změní podle něčeho, co jí nebude vyhovovat,“ varuje Kuzma a pokračuje: „Jsem jednoznačně pro přizpůsobení informačního systému firemním procesům, ale určitě ne těm, které ve firmě byly před příchodem dodavatele ERP, ale těm, které zákazník se svým dodavatelem po velmi důkladné analýze nově nastaví.“

Vývoj trhu s ERP v loňském roce

Na ERP trhu dochází podle Heřta k významné konsolidaci: „V posledních letech došlo k řadě akvizicí dodavatelů působících na ERP trhu, které jednoznačně znamenají, že se řada i etablovaných produktů dostala na konec životního cyklu. Před investicí do ERP řešení je třeba vždy zvážit, zdali má dané řešení budoucnost a zdali s sebou případný budoucí upgrade na novou verzi řešení nepřinese nutnost implementovat úplně jiný produkt, protože ten původní nebude dále ani rozvíjen, ani podporován.“

Segment středně velkých firem byl podle Froňka ochotný investovat do IT, což se projevilo zvýšeným počtem nových prodejů ERP systémů: „Zákazníci poptávají stále větší funkcionalitu, která byla dříve jen u velkých firem. U malých firem platí v podstatě to samé jako u středních. U velkých firem se čím dál více projevuje zvyšující se nasycenost tohoto segmentu a zároveň stále se prodlužující rozhodovací proces v otázkách větších investic.“

Podle Motanova názoru ERP trh dále krystalizoval, což znamená, že se váha přesunula více ve prospěch hotových a propracovaných řešení spíše než k možnosti si většinu aplikací v rámci ERP uzpůsobit: „Je stále hmatatelnější, že systémy musejí mít možnost modifikace svého standardu uživatelem. Současně roste tlak na předkládání již hotových řešení k použití.“

Obrázek: Wikipedia, licence obrázku public domain