Pokud se někdo snaží elektronizovat proces bez elektronizace dokumentů, může to znamenat pouze dvě věci. Buď se jedná o proces, který není tak významný, aby se úřady nebo externí či interní auditoři vyptávali, jak je to s jeho dodržováním. Pak je velmi pravděpodobné, že takový proces má z hlediska řízení organizace podružný význam, a nabízí se otázka, zda vůbec investovat do jeho elektronizace.
Kromě toho je možné, že v organizaci počítají s tím, že se někdy později výstupy vytisknou, ručně podepíšou a budou archivovat na papíře. Což přínos elektronizace pro efektivitu minimálně problematizuje. Informace mezi pracovníky mohou v takovém případě proudit informačním systémem rychleji než prostřednictvím papírů, ovšem za cenu zvýšení pracnosti. Někdy je tomu i tak, že vzniká několikaměsíční právní vakuum – třeba mezi vyplacením odměn a dnem, kdy je přidělení peněz schváleno řádným podpisem.
Pokud se chceme těmto problémům vyhnout, musí být základem elektronizace dokument. To znamená objekt, který má samostatnou existenci (nejen v rámci nějakého informačního systému), který může být podepisován, archivován, může obíhat mezi uživateli a lze jej předložit úřadu nebo auditorovi. To je to, co všichni známe jako smlouvu, fakturu, potvrzení, žádost, dopis, výkaz nebo třeba výpis. Aby bylo možné s takovým elektronickým dokumentem smysluplně pracovat, musí splňovat určité podmínky.
Data, nebo dokumenty? Obojí!
Už při jeho vzniku musí být vytvářena strukturovaná data, a to taková, která mohou být importována do informačního systému. Jinak bude zapotřebí dříve či později přepisovat nebo znovu zadávat stejné údaje. Pokud dokument vzniká uvnitř organizace, je situace relativně jednoduchá – k jeho vytváření se použije inteligentní formulář. Obtížnější je situace tam, kde jsou zpracovávány dokumenty od zákazníků, dodavatelů, občanů či kohokoliv jiného. Tam nezbývá než „dojít si pro data“ – tedy začít proces řídit již v okamžiku vzniku dokumentu. To znamená poskytnout partnerům interaktivní formuláře pro vytváření dokumentů a pojistit si tak, že vzniknou data ve správném formátu. V době datových schránek k tomu partner nepotřebuje dokonce ani elektronický podpis. Data mohou chodit přes webové služby, mohou se načítat přes dvourozměrný čárový kód, může být využit formát ISDOC (pokud se jedná o fakturu) či jakkoliv jinak – záleží na procesu a na systému, do nějž mají být data načítána.
Dokument musí podporovat elektronický podpis nebo průchod datovou schránkou. Bez toho nebude možné zpětně doložit, kdo je jeho autorem nebo kdo jej schválil.
Více podpisů, časové razítko a správná verze PDF
Možnost připojit více elektronických podpisů. V řadě případů je nezbytné, aby dokument podepsalo více jednatelů společnosti, několik členů představenstva nebo třeba dvě smluvní strany. To se neobejde bez připojení několika elektronických podpisů na tentýž dokument, a to tak, aby připojením dalšího podpisu nebyla omezena průkaznost předchozích. To není zcela elementární úkon, nicméně dnes už jsou dostupné nástroje, s nimiž to je na pár kliknutí.
Vědět, kdy použít časové razítko, je úplně stejně důležité jako vědět, jak správně podepisovat například firemní dokumenty. Pokud dokument prochází datovou schránkou, je elektronické časové razítko součástí datové zprávy a ve většině případů není nutné se jí zabývat. Je však třeba si uvědomit, že v případě elektronického podpisu není možné určit, kdy byl dokument podepsán. To je důležité například tam, kde je potřeba doložit, že v okamžiku vzniku elektronického podpisu byla osoba, která dokument podepsala, k tomu oprávněná. Použitím časového razítka se také bráníte proti situacím, kdy byl někomu ukraden elektronický certifikát, uživatel jej nechal zneplatnit a škůdce pokračuje v podepisování odcizeným certifikátem i proti možnosti, že by sám uživatel upravil své původní dokumenty.
Správný formát dokumentu. Správnost zahrnuje dva aspekty. Dokument musí splňovat veškeré požadavky zákonů a vyhlášek. Vedle toho je důležité mít také jistotu, že jej bude možné otevřít beze ztráty informace i po letech. A že k tomu nebude zapotřebí udržovat v některých počítačích historické verze softwaru. To jsou požadavky, které ukazují k PDF/A.
„Později se uvidí“ není řešení
Logika a pravidla pro oběh vestavěné v dokumentu. Zkušenost z mnoha projektů ukazuje, že tato pravidla by měla být nezávislá na uživateli. Vždy a v každé organizaci se najdou uživatelé, kteří jsou nedbalí, potřebují obejít pravidlo nebo jej třeba ani neznají. Dokument by měl po vyplnění žít vlastním životem a sám si hledat dalšího schvalovatele.
Tím je dáno, že dokument nemůže obíhat e-mailem. Mimo jiné proto, že v emailových schránkách se dokumenty ztrácejí stejně snadno jako papíry na psacích stolech a není možné mít centrální přehled o tom, že všechny procesy probíhají správně. I když přechodně mohou e-maily být rozumným řešením, je dobré se naučit, že e-mail je nástrojem pro dopisování si a pro posílání notifikací, že určitý případ čeká na vyřízení. Ale není to nástroj pro schvalovací oběh.
Zbytečná polovičatá elektronizace
Elektronizace, která takové zásady respektuje, je elektronizací, která reálně šetří práci i náklady. Proti tomu stojí polovičatá elektronizace, se kterou jsme se všichni někdy setkali. Taková elektronizace může vypadat tak, že si uživatel stáhne z firemního intranetu vzor dokumentu v kancelářském programu, vyplní jej, vytiskne, podepíše inkoustem a položí do přihrádky svého šéfa ke schválení. Nebo se může jednat o posílání tabulek e-mailem s tím, že další schvalovatelé e-mail přeposílají, případně píšou poznámky do těla e-mailu nebo dělají změny přímo přiložené v tabulce.
Jiná polovičatá varianta spočívá v tom, že proces je pokryt informačním systémem, dokud nedojde na závazné a prokazatelné schvalování. Tehdy je výstup ze systému vytištěn a obíhá na papíře postupně opatřován ručními podpisy až do určitého kroku, kdy je papír uložen do archivu a případně ještě naskenován. Další poměrně rozšířená varianta spočívá v tom, že papíry, které do organizace přicházejí, jsou skenovány a ukládány do archivu. Zde stačí připomenout, že sken, který potom po organizaci obíhá, není skutečným elektronickým dokumentem, ale pouze náhledem.
Proč se podniky smiřují s elektronizací bez skutečných elektronických dokumentů? Někdy proto, že o tom nepřemýšlejí, ale častěji proto, že je jejich dodavatel IT přesvědčí, že by to bylo příliš složité, drahé nebo náročné pro uživatele.
Poučení z Czech Pointu
Nic z toho není pravda. Stačí se podívat na síť Czech Point, což je gigantický informační systém propojující tisíce uživatelů a desítku databází provozovaných různými ministerstvy. Nové agendy Czech Pointu přibývají jako na běžícím páse. Zpravidla ani nevyžadují školení uživatelů. Kolik běžných informačních systémů provozovaných v podnicích je schopno přidávat procesy se srovnatelnou snadností?
Funkční elektronizace rozhodně není krokem do neznáma. Na trhu jsou k dispozici komerční produkty, které lze nasadit velmi rychle, a s nimi i metodiky a zkušenosti. Právě zkušenosti většinou hrají rozhodující roli. Takže rada na závěr je – pokud se chcete do podobného podniku pustit, začněte tím, že se podíváte, jak to vyřešili jiní. Takové příběhy najdete na webové stránce Business Worldu nebo třeba na specializovaném portálu bezpapiru.cz. A nenechte se od svého dodavatele uchlácholit, že to nebo ono není zapotřebí, že prozatím stačí dokumenty občas vytisknout a později se uvidí.
Autor je člen představenstva Software602
Vyšlo v CIO Business World 9/2010
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU