Původní řešení dosluhovalo
Společnost Globus ČR využívá elektronické zpracování dokumentů již více než 15 let. Postupem času původní systém stále více zastarával, což se projevovalo nejen obtížnou přizpůsobitelností novým požadavkům a s tím souvisejícími extrémními náklady na změny, ale zejména vysokou chybovostí a potřebou manuálních oprav. Problémem byl také nedostačující výkon systému sloužícího takřka výhradně jen ke zpracování účetních dokumentů.
Z dnešního pohledu byl původní systém triviálním řešením vyvinutým na zakázku. V posledním období jeho životnosti bylo zpracováváno na 15 milionů účetních dokumentů. Při takto velkém objemu dat představovala jednu ze zásadních nevýhod také absence pokročilého řízení oběhu dokumentů – možnosti definovat vlastní workflow byly naprosto nedostatečné.
Hledá se nové řešení
Vedení společnosti se proto rozhodlo zahájit proces výběru nového DMS, který by splňoval nároky na moderní řešení včetně garance výkonu, vysoké bezpečnosti a maximální spolehlivosti. Klíčovými požadavky byla vysoká uživatelská přívětivost a možnost automatického zpracování včetně zohlednění vazeb mezi jednotlivými dokumenty. Výběrový tým složený z řadových uživatelů i IT specialistů nakonec doporučil systém eDoCat.
Vysoký výkon
Implementaci předcházela detailní analýza a ověření požadované funkčnosti, takzvaný Proof of Concept. Předání části řešení se uskutečnilo v červnu 2020 s tím, že aktuální konfigurace DMS eDoCat garantuje dostatečný výkon pro 2.000 uživatelů a zpracování 10.000 dokumentů za hodinu s možností výkon dále navýšit. Součástí řešení jsou také přísné podmínky SLA odpovídající tomu, že jde o kritický informační systém společnosti.
„Původní řešení jsme používali více než patnáct let a již bylo vysoce neefektivní a finančně náročné. Problémem byla manuální náročnost i vysoká chybovost a s tím související nároky na lidské zdroje,“ říká Ing. Petr Řehák, CIO společnosti Globus ČR. „Již na počátku rozhodování o nové platformě jsme proto pečlivě definovali požadavky nejen na funkcionalitu, ale také na podporu bezproblémového provozu. Již v první fázi nasazení se ukazuje, že rozhodnutí pro DMS eDoCat bylo správné.“
Automatizace oběhu
Součástí implementace eDoCat byla kromě migrace 15 milionů dokumentů i integrace se SAP FI a SAP Retail a napojení na centrální číselníky. Mezi pokročilou funkcionalitu patří například modul pro práci s datovou schránkou včetně robota zajišťujícího automatické směrování doručených zpráv ke zpracování podle předem definovaných a plně přizpůsobitelných workflow.
Důvěryhodné úložiště
Řešení společnosti Onlio také splňuje legislativní požadavky na tzv. důvěryhodné úložiště, které umožňuje dlouhodobé ukládání dokumentů bez nutnosti jejich pravidelného „přerazítkovávání“ i výmaz dokumentů, například v souvislosti s plněním povinností podle nařízení GDPR. Právě důvěryhodné úložiště výrazně snižuje provozní náklady řešení při souladu s legislativou, díky čemuž je možné zcela opustit papírový archiv.
Klíčové vlastnosti
- eDoCat je provozovaný na vlastní infrastruktuře
- Systém bude sloužit pro zpracování účetních dokladů a souvisejících agend
- Významné zvýšení komfortu a efektivity, a to nejen díky automatickému vytváření vazeb mezi dokumenty
- Součástí implementace byla migrace 15 milionů dokumentů z původního řešení a integrace na SAP FI a SAP Retail
- 2.000 interních uživatelů a výkon až 10.000 dokumentů za hodinu
- Řešení splňuje legislativní požadavky na tzv. důvěryhodné úložiště, díky čemuž lze opustit papírový archiv
- Globus považuje eDoCat za jeden z kritických IS a buduje vlastní kompetenční centrum
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU