Potenciální úspory evokované zavedením takového systému pro správu dokumentů se s rostoucím množstvím informací stále zvyšují. Zaměstnanci dnes často tráví 20 - 40 % času pouhou správou dokumentů, které nespadají do žádného automatizovaného systému pro Document Management (DM) - toto číslo bude přitom s přibývajícím počtem nul a jedniček dále růst.
Implementací automatizovaného celopodnikového systému pro správu dokumentů tak dnes společnosti mohou ušetřit nejméně polovinu času a peněz vynakládaných na manuální DM. Investice se jim tak vrátí během dvou až tří let od pořízení. Tento a další poznatky zazněly ve dnech 25.-27. května ve Vídni na události „Managing The Challenge" pořádané společností Hewlett-Packard.
Proč?
Často je kladena otázka na cenové opodstatnění systému pro správu dokumentů. „Jaká je návratnost taková investice," ptají se lidé z vedení. Bez jasného odůvodnění zkrátka DM neschválí. Vzhledem k vysokému, a stále rostoucímu počtu transakcí lze konstatovat, že se nacházíme v éře informačního supertoku. Obecně zaměstnancům tvorba, vyhledávání, získávání, přepracovávání a vyplňování dokumentů zabírá stále větší část z času, který by mohli trávit produktivněji.
Implementace systému DM má největší smysl ve společnostech, kde se hojně pracuje s dokumenty, namátkou jmenujme například subjekty z oblasti bankovnictví, pojišťovnictví nebo zdravotní péče. Nepodaří-li se těmto - a nejen těmto - podnikům dostat pod kontrolu externí i interní informace, vzroste postupně průměrný čas potřebný ke zpracovávání dokumentárních informací na neúnosnou mez. O „zbytečných" nákladech na lidské zdroje spjatých s ručním zpracováváním dokumentů nemluvě.
Na Managing The Challenge HP prezentovalo také výsledky nedávného průzkumu společnosti Gartner, z nějž vyplynula následující zajímavá zjištění vztahující se na společnosti bez systému pro správu dokumentů:
- Průměrný dokument je kopírován - ať již fyzicky nebo elektronicky - 9krát až 11krát, což generuje náklady vhodnotě asi 18 dolarů
- Archivace dokumentu stojí okolo 20 dolarů
- Opětovné nalezení a získání špatně založeného dokumentu vychází vprůměru na 120 dolarů
- Existuje spousta skrytých i na první pohled patrných nákladů spjatých sruční správou dokumentů - úložiště, elektronická média, fyzický prostor, poštovní náklady a další náklady na distribuci dokumentů
Pro úplnost nutno upozornit, že dokumenty v elektronické podobě a DM není jedna a tatáž věc. Vícero verzí téhož elektronického dokumentu nahraného na několika pevných discích a dalších úložištích přináší další zbytečné náklady a ztěžuje správu dokumentů - lépe řečeno, činí ji časově náročnější. Bez implementovaného systému pro správu dokumentů mohou tedy elektronické dokumenty paradoxně podniku i přitížit.
Hlavní výhody přijetí systému pro správu dokumentů jsou následující:
- Nižší náklady na tvorbu dokumentů
- Odstranění duplicitních dokumentů
- Lepší možnosti znovuvyužití existujících dat, což vede knižším nákladům a úspoře času při tvorbě a distribuci dokumentů
- Širší a snazší přístup zaměstnanců ke znalostní databázi firmy má pozitivní vliv na produktivitu
- Kvalitnější dokumenty
- Na správu dokumentů je díky vyšší produktivitě potřeba méně zaměstnanců
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU