Bezpečnost tisku se SafeQ

Podívejme se, jak důsledně zajistit bezpečnost pomocí vhodného tiskového řešení, v tomto případě SafeQ společnosti Y Soft.

Chcete zajistit, aby se tisková úloha vytiskla pouze v případě, kdy je její vlastník u stroje?

Pomocí Zabezpečeného tisku (též odložený tisk). Jde o funkci, která blokuje úlohy poslané do tisku až do doby, než se uživatel autorizuje na tiskovém terminálu u tiskárny. Tiskovou úlohu lze vyzvednout na jakékoliv tiskárně či multifunkčním zařízení vybaveném tiskovým terminálem SafeQ. Uživatel tak má plnou kontrolu nad svými dokumenty.

Díky možnosti odeslat tiskovou úlohu ze serveru až po autentizaci uživatele jeho čipovou kartou u síťové tiskárny, je možné se kdykoliv rozhodnout, na které tiskárně chcete dokumenty vytisknout. Tato funkce se nazývá follow-me. SafeQ při využití funkce follow-me vždy kontroluje kompatibilitu „vyzvedávané" úlohy s tiskárnou a to zejména na úrovni kompatibility tiskových jazyků.

Lze zabránit zcizení pevného disku ze stroje nebo nějak zajistit bezpečné úložiště tiskových úloh?

V případě použití SafeQ serveru je úloha skladována na jednom místě (tzv. spooler na SafeQ serveru). Toto úložiště je možné pravidelně zálohovat (i rozdílově), či měnit a jednoduše rozšiřovat. Dokumenty uložené na tiskovém serveru jsou vytištěny až po autorizaci kartou na tiskovém terminálu SafeQ. Nemusíte se tedy bát zcizení pevného disku ze síťové tiskárny, či multifunkce a můžete se spolehnout, že si úlohu vytiskne pouze její vlastník (nebo člen skupiny v případě použití sdílené fronty). Tiskové úlohy tak zůstávají uložené bezpečně na tiskovém serveru a není potřeba vybavovat síťovou tiskárnu pevným diskem.

Potřebujete dohledat konkrétní vytištěný dokument a mít tak přehled nad tím co zaměstnanci dělají?

Všechny vytištěné, kopírované či skenované stránky jsou zaznamenány na serveru do databáze, odkud je možné kdykoliv vytáhnou základní informace jako počet stran, pokrytí tonerem či barevnost. Jedním z údajů, které jsou k dispozici je i náhled první stránky dokumentu.

Každá tisková úloha, která prochází přes server je po interní analýze uložena fyzicky na diskový spooler, ze kterého se dá přes webové rozhraní vyvolat i po měsíci od vytištění (v závislosti na velikosti pevného disku). Tyto funkce „již vytištěného tisku" a „zařazení úlohy znovu do tisku" lze vypnout právě v návaznosti na zákon o ochraně osobních údajů. Vzhledem k množství dat SafeQ server podrobné informace o úloze po měsíci seskupuje tak, aby byly dostupné jen statistické údaje. Časová dostupnost všech zaznamenávaných dat je nastavitelná v konfiguraci systému.

Máte více poboček a potřebujete zajistit sledování tisku na všech lokalitách. Zda je možné sbírat informace na jedno místo?

Pro organizace s rozsáhlou pobočkovou sítí umožňuje SafeQ propojit jednotlivé tiskové servery a centralizovat tak statistické a ekonomické přehledy ze všech poboček.

Centrální sběrný server (tzv. CRS - Central Reporting System) je klasický SafeQ server rozšířený o funkci obstarávající bezpečný sběr dat z ostatních tiskových serverů na jednotlivých lokalitách. Pokud není na pobočce vyžadováno adresné účtování kopií či zabezpečený tisk, lze sbírat data pomocí lokálního monitoru windowsového spoileru (YSoft SafeQ Local Monitor), který předá výsledek na SafeQ MicroServer v dané lokalitě. V praxi je možné vytvořit libovolný přehled s ohledem na aktuální potřeby klienta a to v rozsahu všech poboček.

Máte hodně uživatelů. Rádi byste se vyhnuli ručnímu zakládání účtů na tiskových zařízeních a tiskovém serveru?

Uživatelský systém SafeQ je možné použít buď interní anebo lze SafeQ napojit na již existující systémy. Nejčastějším (a standardním) způsobem napojení se na externí systémy je Active Directory, NDS nebo LDAP. Díky modularitě SafeQ je však možné naprogramovat napojení na jakýkoliv jiný systém nebo databázi.

Každý uživatel může být členem jedné nebo více skupin a zároveň je členem jednoho účetního střediska. U uživatele jsou evidovány čísla čipů karet, PIN, ale také tzv. aliasy, které umožňují identifikovat stejného uživatele s různými loginy z různých systémů (např. v SAP má uživatel login jmeno.prijmeni, ale v AD má prijmeni.jmeno). Každému uživateli je možné nastavit celou řadu oprávnění, mj. lze omezit ke konkrétní frontě maximální počet stránek na úlohu, nebo lze zakázat barevný tisk či kopírování.

Umožňuje tiskový server zabezpečit přístup a zjednodušit práci se skenovanými dokumenty?

Ano, tiskový server SafeQ kromě řízení přístupu k tiskům a kopiím umožňuje zabezpečit přístup a zjednodušit práci se skenovanými dokumenty. Přístup ke skenování je na multifunkčním zařízení řízen tiskovým terminálem SafeQ. Funkce zabezpečení a zaúčtování skenů jsou vzájemně propojené s tiskovým serverem a lze tak využít všech funkcí v rámci jednoho tiskového prostředí.

Využíváte docházkový systém a chcete čipové karty použít i pro přístup k tiskárnám a kopírkám?

Stejně jako uživatelský systém SafeQ, který umožňuje customizace (tj. konkrétní úpravu na přání zákazníka), tak i SafeQ Terminál disponuje širokou škálou podporovaný snímačů karet a napojení zcela nových typů. Sjednocené rozhraní pro připojení snímače dovoluje připojení takřka jakéhokoliv typu. Podporováno je kolem 100 různých typů snímačů. Pro hůře ověřitelný typ snímače je k dispozici testovací studio v Brně. Zašlete 3 kusy karet na otestování a obratem obdržíte vyjádření s přesným typem snímače.

Pro více infromací navštivte www.tiskovareseni.eu.