Zavádění elektronické dokumentace u Alzy zahrnuje faktury (INVOIC), objednávky (ORDERS) a avíza dodávek (DESADV), elektronickou obdobu papírového dodacího listu. V první fázi, která trvala necelé dva měsíce, se podařilo bezproblémově zapojit 30 % dodavatelů, což představuje více než 50% objednávek a přes 40% dodavatelských faktur, které byly v tomto krátkém čase převedeny z papírového do elektronického formátu prostřednictvím řešení ORION EDI od CCV Informační systémy.
ORION EDI si Alza.cz vybrala na základě dlouholetých zkušeností CCV Informační systémy s oblastí elektronické fakturace a elektronické výměny dokladů a s tím související řadou referencí velkých odběratelů. Z pozice lídra internetového prodeje tak zvolila tuzemského lídra v oblasti služeb EDI.
Papírové doklady pro dodavatele e-shopů rychle mizí
V České republice byla elektronická výměna dat dlouhou dobu doménou zejména rychloobrátkového zboží (FMCG a DIY) nebo automotive. V posledních dvou letech však CCV Informační systémy pomohly rozběhnout EDI komunikaci významných odběratelů se stovkami jejich dodavatelů v nových oborech. Úspěšné projekty elektronizace obchodních a logistických dokladů tak nachází uplatnění v nových oblastech moderního obchodu, jako jsou právě internetové obchody. Vzhledem k dynamickému rozvoji tohoto odvětví je pochopitelné, že s růstem tržeb roste i počet obchodních dokladů, které si tyto firmy se svými dodavateli vyměňují. V případě společnosti Alza.cz, která stojí v popředí tohoto inovačního procesu, platí tato skutečnost dvojnásob:
„Automatizace výměny obchodních dokladů prostřednictvím EDI se pro nás stala téměř nutností. Máme několik stovek dodavatelů, proto velmi vítáme bezchybnost a rychlost, kterou přináší strukturovaná výměna dat realizovaná napřímo mezi jednotlivými podnikovými systémy. Zpočátku jsme vnímali jako nejzajímavější rozvíjet zprávu DESADV, ale nyní bych vyzdvihnul zejména dopady na samotnou automatizaci zpracování faktur. To vše při současné redukci nákladů, které jsou s těmito procesy spojeny,“ říká Rudolf Žůrek, ředitel logistiky Alza.cz. Cílem pro rok 2015 je rozšíření elektronické komunikace i na další obchodní partnery a převést do elektronické výměny dat 80 % dokladů.
Společná řeč ke 100% pokrytí obchodních a logistických procesů
Opakovaně potvrzenou skutečností z praxe je, že plný potenciál EDI se skrývá v zapojení co největšího počtu dodavatelů a využívání co nejvíce EDI zpráv. „Jsem velmi rád, že Alza svým přístupem k elektronizaci dokladů ukazuje cestu také dalším partnerům na trhu, kteří široké možnosti a výhody využití EDI teprve objevují. Krok správným směrem jsou pak také úvahy o zavedení dalších EDI zpráv jako například ORDRSP, tedy potvrzení objednávky, ve které dodavatel zákazníkovi v odpovědi na jeho objednávku sděluje, jaké zboží dodá, jaké nikoli, případně zda došlo k nějakým změnám,“ říká David Reichel, ředitel divize eBusiness společnosti CCV Informační systémy.
Tím však potenciál EDI zdaleka nekončí, EDI komunikace představuje standard, který pomáhá propojovat také další obchodní procesy, jak potvrzuje David Reichel: „EDI je společná řeč mezi systémy. Nenapadá mě jediný obchodní či logistický proces, který by standard EDI nedokázal pokrýt, a to jich evidujeme více než sto. Počínaje výměnou dat o obchodních protistranách přes informace o zboží, nabídky a poptávky, nákup a prodej, logistiku, přepravu, opravné daňové doklady nebo vratky až po platební informace. Záleží čistě na tom, které konkrétní procesy potřebuje daná firma řešit a elektronicky provázat.“
Pro kompletní identifikaci v rámci EDI komunikace využije Alza.cz přínosů globálních standardů GTIN (Global Trade Item Number) a GLN (Global Location Number). V podobě čárového kódu na zboží všeobecně známý GTIN jednoznačně identifikuje veškeré produkty, GLN pak každý článek dodavatelsko-odběratelského řetězce (včetně veškerých skladů, prodejen či dalších poboček) a jeho konkrétní umístění.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU