Abeceda Business intelligence

Co je business intelligence?

Business intelligence, nebo také BI, je rámcový termín označující paletu softwarových aplikací využívaných k analýze syrových dat organizace. BI je disciplínou složenou z několika navzájem souvisejících aktivit, jako je data mining (vytěžování dat), OLAP (Online Analytical Processing), dotazování na databázi (querying) a vytváření zpráv, čili reporting.

Společnosti využívají BI k tomu, aby mohly přijímat kvalifikovanější rozhodnutí, ke snížení nákladů a k identifikaci nových obchodních příležitostí. Business intelligence je více než jen podnikový reporting či sada nástrojů pro získávání dat z podnikových systémů. CIO využívají ve společnosti BI k identifikaci neefektivních obchodních procesů. Ty jsou pak podle potřeby restrukturalizovány.
S dnešními nástroji BI mohou obchodníci analyzovat data sami, aniž by museli čekat na komplexní reporty z IT oddělení. Tato demokratizace přístupu k informacím (v podobě faktických čísel) uživatelům pomáhá objektivně obhájit jejich obchodní rozhodnutí.

Ačkoli má BI ohromný potenciál, mohou být její implementace zabržděny technickými a kulturními překážkami. Vedení podniku se před zavedením systému BI musí kupříkladu ujistit, zda zdrojové aplikace BI poskytují správná a konzistentní data tak, aby jim uživatelé mohli plně důvěřovat.

Jaký druh společností využívá systémy BI?

Významnými uživateli softwaru BI jsou velké řetězce restaurací (například americký T.G.I. Friday’s). Tam je BI využíván pro podporu strategických rozhodnutí, jako například které výrobky přidat na jídelní lístky, které chody zcela zrušit, jaké ztrátové pobočky zavřít nebo restrukturalizovat. Kromě toho tyto řetězce s pomocí BI provádějí také činnosti jako obnovování smluv s kvalitními dodavateli a identifikace nových příležitostí pro zlepšení neefektivních procesů. Jelikož jsou řetězce obslužných zařízení řízeny vysoce operativně a protože je pro jejich provoz BI tak centrální, patří tyto subjekty mezi skupinu společností, kterým systémy BI přináší maximální možný užitek.
Kritickou součástí BI je obchodní analýza. Ta je velice důležitá pro úspěch firem z mnoha oblastí podnikání, nevyjímaje některé ze slavných sportovních klubů. Ve Spojených státech je to kupříkladu tým amerického fotbalu New England Patriots.

S analytickým přístupem se Patriots podařilo dosáhnout na prestižní Super Bowl (trofej, kterou obdrží vítěz severoamerické soutěže NFL) třikrát během čtyř let. Tým do značné míry využívá data a analytické modely – jak na hřišti, tak mimo něj. Hloubková analýza umožňuje Patriots vybírat vhodné hráče a zároveň nepřekročit limit na jejich platy stanovený NFL (takzvaný „salary cap“). Trenéři a hráči týmu jsou známí důkladným rozebíráním videozáznamů a sledováním statistik. Mimo hřiště zase klub využívá podrobné výsledky analýzy, aby zlepšil tzv. „celkový zážitek fanoušků“. Pro každý domácí zápas tak každý ze skupiny dvaceti až pětadvaceti zaměstnanců dostane za úkol udělat kvantitativní odhad potřeby množství jídla a pití, parkovacích míst, pořadatelů a dalších důležitých faktorů. Z dalších velkých společností naplno využívajících systém BI zmiňme kupříkladu obchodní řetězec Wal-Mart.

Kdo by měl udávat směr?

Sdílení je pro úspěch projektů BI klíčové. Každý do procesu zapojený jedinec musí mít plný přístup ke všem informacím, aby na jejich základě mohl přizpůsobovat způsob své práce i klíčová rozhodnutí. Projekty BI musí ve společnosti začínat u pracovníků exekutivy, druzí na pořadu dne by pak měli být obchodníci. Jejich pracovní náplní je totiž zvýšení prodejů, od nichž se často také odvíjí jejich celková mzda. Proto jde o skupinu zaměstnanců, která s radostí přijme jakýkoli snadno použitelný důvěryhodný nástroj (BI), výsledkem jehož používání budou efektivnější procesy a více prodaného zboží/služeb.
S pomocí systémů BI zaměstnanci přizpůsobují vlastní i týmové pracovní praktiky, což v konečném zúčtování vede k výkonnějším a efektivnějším skupinám prodejců. Když pak vedoucí prodejů v systému BI uvidí rozdíly ve výkonnosti prodejních týmů, pracují na pozdvižení těch zaostávajících na úroveň ostatních.

Jakmile se vám povede k přijetí BI přesvědčit prodejce, měli byste je využít k tomu, aby vám pomohli zahrnout do systému také zbytek organizace. V tomto případě prodejci poslouží jako misionáři hlásající nesporné výhody nástrojů BI, které změnily jejich životy.

Jak implementovat systém BI?

Při prvotním zvažování o nasazení BI by exekutiva měla začít s analýzou způsobu rozhodování ve společnosti a měla by zvážit, které informace potřebuje k provádění kvalifikovanějších a rychlejších rozhodnutí. Zároveň však vedoucí pracovníci nesmí opomenout definici formy, v níž by chtěli zmíněné informace dostávat (například jako report nebo graf, on-line či na papíře apod.). Když v těchto otázkách nastane obecná shoda, ve společnosti se už přesně ví, jaké informace je v rámci budoucího systému BI nutno sbírat, analyzovat a publikovat.
Kvalitní systémy BI prezentují vše v určitém kontextu. Není dostatečné, že z BI zjistíme objem včerejších prodejů (X) a objem prodejů ve stejný den před rokem (Y). Systém musí rovněž zobrazit faktory ovlivňující daná čísla a „vysvětlit“, proč jsou prodeje dnes X a prodeje před rokem Y.

Jako velká spousta technologických projektů, musí být i BI pro optimální výsledky přijato všemi uživateli. Budou-li lidé ve firmě vůči systému BI skeptičtí či jej zcela odmítnou, může být jeho nasazení naopak kontraproduktivní. A jelikož jde v případě strategického nasazení BI o zásadní změnu způsobu práce i rozhodování celé firmy, musejí CIO věnovat velkou míru pozornosti názorům a pocitům všech zaměstnanců.

Sedm kroků pro nasazení systému BI:

• Ujistěte se o spolehlivosti vstupních dat.
• Důkladně proškolte všechny uživatele.
• Systém nasaďte v rychlosti a přizpůsobujte za pochodu. Neztrácejte předtím čas vývojem „perfektních“ reportů, protože potřeby na ně se vyvíjí společně s vývojem společnosti. Rychle navrhněte reporty, které poskytnou v dané chvíli potřebné informace, podle aktuálních požadavků je upravujte až později.
• Při budování datového skladu hned zpočátku aplikujte integrovaný přístup. Ujistěte se, že se nebudete do budoucna stanovenou strategií nijak omezovat.
• Návratnost investic (ROI) jasně definujte dříve, než začnete. Ujasněte si také, jaké specifické benefity od nasazení systému očekáváte a v pravidelných čtvrtletních nebo půlročních intervalech je porovnávejte s reálným výsledkem.
• Soustřeďte se na obchodní cíle.
• Nekupujte business intelligence software jen proto, že si myslíte, že ho potřebujete. Systém BI nasazujte jen tehdy, pokud si myslíte, že vaše firma používá obchodní procesy, které potřebují zefektivnit, že má vyšší potenciál, který s BI dokážete naplnit.

Jaké jsou potenciální problémy?

Jednou z hlavních překážek úspěšného nasazení BI může být odpor uživatelů. Dalším možným problémem pak jsou neefektivní datové toky, které je třeba před použitím pracně třídit a zbavovat se tak nerelevantních, nespolehlivých a nepřesných informací.

Klíčem k získání přesných výstupů ze systémů BI jsou standardizovaná data. Data jsou vůbec hlavní součástí a základními stavebními bloky jakékoli BI. Společnosti tak musejí nejprve uvést do pořádku svá datová úložiště a datové sklady. Jedině poté mohou začít s extrakcí přesných a směrodatných dat využitelných pro účely systémů BI a efektivnějšího rozhodování.
Dalším zádrhelem mohou být samotné nástroje BI. Ačkoli jsou škálovatelnější a uživatelsky přívětivější než v minulosti, jejich jádrem je stále spíše reporting než řízení procesů (i když i toto se postupně mění). Buďte také opatrní na záměnu business intelligence a obchodní analýzy, jedná se totiž o dvě rozdílné záležitosti.

Poslední věcí, kterou je potřeba pochopit, jsou obchodní procesy vlastní společnosti. Bez toho, abyste jim porozuměli, je totiž nemůžete ani vylepšovat. Navíc je potřeba zaměřit se jen na ty procesy, které mají přímý dopad na obchodní stránku věci. Podniky musejí porozumět všem činnostem, které tvoří konkrétní proces, vztahům mezi různými procesy, tomu, jak jsou v rámci společnosti předávány informace a data, i roli každého zaměstnance, který se na procesech podílí. A to všechno musí firma, chce-li ze systému BI něco vytěžit, chápat ještě před započetím jeho implementace.

Jaké jsou potenciální přínosy?

V minulosti již spousta aplikací BI pomohla mnoha firmám vykázat v položce ROI (návratnosti investic) neuvěřitelná čísla.

Business intelligence se využívá k identifikaci úsporných řešení, k odhalování nových obchodních příležitostí, k převádění ERP dat do přístupných reportů, k rychlejším odezvám na prodejní poptávku i k příslušné optimalizaci cen. Kromě zpřístupnění přehledných informací může software BI pomoci společnostem při vyjednávání s partnery tak, že fakticky vyčíslí hodnotu vztahů s nimi. Na základě toho pak jednatelé firmy disponují daty, která implikují důležitost partnerů. Díky tomu se mohou rozhodnout zda při jednání činit ústupky, či se naopak neochvějně držet svého stanoviska.

V rámci podniku existuje řada příležitostí, jak ušetřit – například optimalizací obchodních procesů nebo pomocí kvalifikovanějších rozhodnutí. BI dokáže odhalit ztrátové procesy, které jsou ve firmě zcela zbytečné. Kupříkladu společnost Toyota si díky systému BI uvědomila, že v roce 2 000 svým dodavatelům skládala dvojité platby a připravila se tak o celkem 812 000 dolarů.