Dnešní CIO se může cítit jako cirkusový artista, neboť se musí současně snažit ukočírovat několik projektů a zároveň zajistit to, aby žádný z nich nedopadl špatně. Tento problém pandemie ještě znásobila, protože téměř povinná práce z domova koliduje s potřebou akcelerovat digitální transfrmace. Brzy však – s tím, jak se svět pomalu začne vynořovat z pandemie Covid-19, bude tempo tohoto kočírování ještě šílenější, neboť práce na dálku, bezpečnost, digitální transformace, automatizace a další naléhavé iniciativy začnou znovu vyžadovat pozornost a rychlé dokončení.
A protože tenhle tlak bude intenzivní, je teď důležité vytvořit strategii toho, jak budete plánovat řízení více zásadních projektů najednou, aniž byste obětovali čas, rozpočty či kvalitu. Následujících sedm tipů vám pomůže v prevenci před úplným selháním.
1. Buďte vedoucím projektu, ne manažerem
Kritickou chybou, kterou mnoho manažerů IT dělá při správě více projektů, je to, že se považují spíše za projektové manažery než za vedoucí. „Místo toho, abyste spravovali pouze rozpočet, harmonogram, rozsah, kvalitu a rizika, [musíte] také vést lidi,“ vysvětluje Byron Love starší, programový manažer služeb kybernetické ochrany v obranné společnosti Raytheon Intelligence and Space. „Projektoví manažeři, kteří věří, že mohou projekty řídit sami, povedou svoje týmy a organizace k neúspěchu.“
Úspěšní lídři koučují týmy – a jednotlivé projektové manažery – k tomu, aby sloužili jako lidské senzory, které budou okamžitě hlásit varovným signálem, jestliže v některé z iniciativ dojde k vážným problémům. „Motivují [týmy a manažery], aby využili svoji expertízu takovým způsobem, aby udrželi projekty ve správných kolejích,“ říká Love. „Čím komplexnější jsou projekty, a čím vyšší je jejich počet, tím zkušeností s řízením projektů a talentu je potřeba pro úspěch.“
2. Uvažujte v kontextu
Když čelíte několika IT projektům, je důležité mít jasnou představu o aktuálních podnikových prioritách. Díky znalosti toho, které iniciativy jsou nejnaléhavější, lze přidělit zaměstnance a další zdroje na iniciativy s vysokou prioritou, zatímco méně důležité projekty mohou pokračovat v postupu méně zuřivým tempem. „Organizace kladou na IT velké nároky a zadávají jim širokou škálu zajímavých a působivých projektů,“ poznamenává Heidi Normanová, úřadující ředitelka pro inovace a výkonnost města Pittsburgh. „Každá žádost přichází s pocitem naléhavosti a mnohokrát s nejasností v detailech, kde začínají klíčit problémy.“
Normanová navrhuje budování silných vazeb s vedením podniku a dalšími klíčovými zúčastněnými stranami za účelem splnění jejich potřeb a očekávání, jakož i stanovení priorit iniciativ a udržování projektů na správné cestě. „Nedostatečná komunikace a pozornost věnovaná řízení změn bývají největšími nebo možná nejčastějšími chybami,“ říká.
David Birdsall, senior manažer společnosti The Parker Avery Group, poradenské firmy pro maloobchod a spotřební zboží, se domnívá, že 80% úspěchu projektového managementu spočívá v komunikaci. „Musíte být schopni ... hlásit stav a klíčová ponaučení, aby organizace pochopila, co se děje,“ uvádí. Otevřená komunikace také pomáhá vedoucímu IT zjistit, které projekty potřebují okamžitou pozornost, jakož i projekty, které lze řešit až v budoucnu.
3. Určete programového manažera
Když hrozí, že více projektů s vysokou prioritou zahltí dostupné zdroje, může to být znamením, že je čas jmenovat stálého nebo dočasného programového manažera. Při práci na plný nebo částečný úvazek a podávání zpráv přímo CIO je programový manažer odpovědný za zpracování hlášení stavu projektu a vývoj procesů pro identifikaci a řízení rizik, zpracování položek akcí a řešení nevyřešených problémů, jakmile nastanou. V mnoha organizacích zpracovává programový manažer také úlohy správy zdrojů a rozpočtu.
Programový manažer urychluje projekty identifikací jakýchkoli klíčových omezení nebo závislostí, jimž čelí projekty současné, a dává jednotlivým projektovým manažerům více času soustředit se na klíčové úkoly, říká Birdsall. „Programový manažer může nabídnout také další dohled a/nebo pomoc každému projektovému manažerovi, aby zajistil, že úkoly budou pokračovat podle plánu,“ dodává.
4. Důvěřujte svým týmům
Když iniciativa začne zaostávat za plánem, mnoho IT lídrů udělá tu chybu, že obejde manažera projektu a pokusí se iniciativu mikromanažovat sami.
„Místo toho, aby důvěřovali svému týmu a delegovali [odpovědnosti], mohou cítit potřebu být součástí každého rozhodnutí učiněného na projektu,“ říká Chrystal Taylorová, vedoucí geek společnosti SolarWinds, poskytovatele softwaru pro správu IT a monitorování sítě. „Pokud nemůžete věřit týmu, aby v rámci projektu efektivně převzal úkoly, pak jste nesestavili správný tým pro tuto práci,“ varuje.
Pokud nebudou projekty úzce integrovány nebo spolu nebudou úzce souviset, doporučuje Taylorová, aby zaměstnanci nikdy nebyli jmenováni do více než jedné iniciativy. Členové týmu musí být schopni soustředit se na daný úkol a nenechat se rozptylovat problémy spojenými s jiným projektem. Je také důležité informovat členy týmu prostřednictvím jejich manažera. „Priorita úkolu a projektu by pro ně neměla být neznámá nebo matoucí,“ poznamenává Taylorová. „Odklidit se bokem, když to umožní lidem prosperovat v rámci jejich dovedností, a zakročit, až když je to nezbytně nutné k vedení nebo přesměrování priorit, přináší úspěch každému.“
5. Využívejte automatizaci
Lídři IT, kteří nepoužívají automatizaci k akceleraci vývoje projektu, zbytečně blokují svoje týmy už od začátku. „Snaha o zlepšení efektivity, zejména automatizací opakujících se úkolů, šetří čas a peníze,“ uvádí Taylorová.
Díky automatizaci jsou složité procesy snadno opakovatelné a méně náchylné k chybám, říká Kyle Mizell, viceprezident pro inženýrství ve společnosti AIM Consulting, poskytovatele IT poradenství a technologií. „V automatizaci došlo k mnoha pokrokům, které snižují manuální nebo lidské zásahy,“ poznamenává. „Tyto pokroky pomáhají zjednodušit a zredukovat množství ‚pohyblivých částí‘ při uvedení projektu.“
Například technologie robotické automatizace procesů (RPA) využívá strojové učení (ML) a umělou inteligenci (AI) k rychlému a automatickému provádění mnoha různých typů běžně časově náročných a opakujících se úkolů, zejména v procesech extrakce dat a migrace dat.
6. Vyhněte se duplikaci
Mnoho IT lídrů má ve zvyku zkoumat každý projekt individuálně, čímž nedokáží proaktivně kontrolovat závislosti nebo sdílené interakce mezi iniciativami. Místo toho se poraďte s každým vedoucím týmu, abyste zjistili, zda může existovat způsob sdílení zdrojů mezi probíhajícími projekty, což urychlí plány vývoje i nasazení.
„Nejlepším způsobem, jak žonglovat s několika IT projekty, je analyzovat je z několika různých pohledů neboli ‚čoček‘,“ říká Ruth Anne Guerrero, instruktorka IT managementu projektů v softwarové výcvikové společnosti DevelopIntelligence. „Každá z ‚čoček‘ zkoumá jinou sadu charakteristiky projektu a může odhalit příležitosti pro synergii napříč několika projekty. “
Nahlížení na projekty skrze více čoček může vést také k brzkému objevení nadbytečných nebo konfliktních požadavků, při současném zajištění efektivního využívání zdrojů a minimalizaci nejasností na straně koncového uživatele.
„Pohled na více projektů společně s použitím různých čoček může odhalit příležitosti pro soujení softwarových změn a zefektivnění veškeré související práce na projektu, což bude přínosem jak pro zdroje projektu, tak pro jejich zúčastněné strany,“ říká Guerrero.
7. Buďte vždy zaměření na cíl
Zatímco mnoho vedoucích IT se pyšní svými schopnostmi multitaskingu, pokus o příliš mnoho věcí najednou může narušit úsudek a vést ke kritickým chybám, které z dlouhodobého hlediska ve skutečnosti prodlouží dobu vývoje projektu. „Snaha řešit několik IT projektů, když jste rozptýlení nebo dezorganizovaní, ovlivňuje nejen širší tým, ale také to znamená větší zmatení organizace v přidělování zdrojů napříč projekty,“ vysvětluje Vince Padua, hlavní ředitel pro inovace a technologie společnosti Axway, což je poskytovatel API softwarové platformy pro správu a integraci.
Aby dosáhli pořádku, struktury a stability, odkládají inteligentní vedoucí IT rozptýlení a drží se podrobného a konzistentního plánu pro každý projekt. Nástroje pro správu úkolů, jako jsou Trello a SmartSheet, umožňují vedoucím v pracovním nasazení sledovat pokrok týmu a přidělovat úkoly konkrétním jednotlivcům při sledování každého kroku v každém projektu.
Při dohledu nad několika projekty navrhuje Padua začít s tím, že budete mít na mysli i konec. „[Musíte] vědět, jaké jsou priority organizace a pak důsledně sladit svůj čas, úsilí týmu a zdroje s celkovými cíli,“ radí. „To vás provede chaotickými časy, kdy se zdá být obzvláště znepokojující vyvažování více projektů najednou.“
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU