7 tipů pro CIO a projektové manažery na efektivnější práci týmu

Pro řízení projektů existuje nespočet teoretických učebnic a návodů. Vedení zaměstnanců, kteří na těchto projektech pracují, může být leckdy tvrdý oříšek, který je od teoretických pouček na hony vzdálený. CIO se zeptalo několika šéfů IT a projektových manažerů na jejich zkušenosti a doporučení, jak si udržet přehled o tom, na čem jejich zaměstnanci pracují, a správně monitorovat vývoj jednotlivých projektů. Pomohou nám odhalit způsoby, jak rychle rozpoznat potenciální problémy a jak jim předcházet. Sedm nejlepších doporučení najdete v následujících řádcích.

1. Je důležité jasně definovat úkol, určit osobu, která ho vykoná, a stanovit časovou osu

„Jako manažer musím jasně definovat svým podřízeným, jaký úkol je třeba udělat a dokdy jej dokončit.“ Říká Wayne Mekjian, víceprezident a šéf informačního servisu společnosti Wells Fargo, jedné z největších amerických bank. „Dnes tak moderní multitasking, několik úkolů najednou, má zpravidla negativní vliv na kvalitu práce. Neposkytuje týmu jasné pochopení, jaké výsledky jsou od nich vyžadovány, a může mít špatný vliv na průběh celého projektu. V horší kvalitě nebo delším čase. Proto je již na počátku každého projektu velmi důležité vytvořit časový plán. Pravidelné mítinky ukážou, zda je naplňován,“ dodává Mekjian.

2. Používejte nástroje, které každému v týmu umožní sdílet potřebné dokumenty a soubory

„U nás velmi často používáme Google Docs, který nám pomáhá sledovat progres na jakémkoliv projektu v reálném čase,“ říká John Paul Engel, prezident konzultační firmy Knowledge Capital Consulting. „Dokonce i naši klienti mají možnost sledovat vývoj projektů on­line. Tato transparentnost vyžaduje od našich zaměstnanců větší odpovědnost. Nemusím je tolik monitorovat a ověřovat správnost. Důvěřuji svým lidem, že práci odvedou kvalitně. Vždyť je sám vybírám. A pokud se náhodou něco nepodaří, je to okamžitě možné odhalit, to znamená identifikovat problém v rané fázi a chybu napravit. Když poskytnete lidem volnost a dáte jim najevo, že jim věříte, váží si toho a cítí důležitost své práce pro firmu. Fungují odpovědněji a lépe, než když jim direktivně nařídíte, co mají dělat, a na každém kroku je kontrolujete. To je většinou nemotivující,“ dodává Engel.

3. Pořádejte mítinky projektového týmu

„Konáme pravidelné měsíční schůzky, kde se může každý člen vyjádřit k aktuální situaci v asociaci. Diskutujeme důležitá témata a nové iniciativy,“ vysvětluje Larry Bonfante, ředitel IT v USTA (United States Tennis Association). „Pravidelné setkávání s lidmi nám umožňuje lépe jim porozumět. Můžeme je efektivněji podpořit. Jejich úspěch je náš úspěch. Setkání zaručují, že projekty jsou pravidelně diskutovány a vytyčený směr povede k úspěšnému cíli.“

4. Dělejte si poznámky a vyhodnocujte je

Pro zvýšení výkonnosti práce na různých projektech vyvinula firma Halogen Software platformu Feedback Central. „Pro udržení správného směru na projektech používáme Feedback Central. Tato technologie umožňuje projektovým manažerům psát on­line poznámky a všichni zainteresovaní zaměstnanci na ně mohou reagovat. Výsledná odezva je velmi užitečná. Připomínky se na pravidelných poradách diskutují, a pomáhají tak doladit k dokonalosti finální projekty,“ říká Mazin Abou­Seido, IT ředitel Halogen Software.

5. Nestůjte lidem „za zády“, nesnažte se kontrolovat každý krok svých zaměstnanců

„Vytvořte svým lidem příjemné pracovní prostředí s uvolněnou atmosférou. Snažte se odhadnout jejich potřeby. Zajímejte se o jejich osobní život, zjistěte, jak se mají. Zhodnoťte situaci v týmu a navrhněte případná zlepšení,“ dodává Larry Bonfante z USTA. „Pravidelná komunikace je nesmírně důležitá, důležitější, než si lidé myslí. Porady mi umožňují být perfektně informován o tom, co se aktuálně děje,“ říká Wayne Mekjian z Wells Fargo. Zároveň je důležité „netlačit na pilu“. Nechat zaměstnance dělat svou práci a poskytnout jim potřebný čas. Neustálé vyptávání se na detaily může být pěkně otravné, demotivující a ve finále kontraproduktivní.

6. Využívejte naplno videokonference a IM, udržujte kontakt se zaměstnanci, kteří pracují formou home office

„V dnešní globalizované době mají firmy své pracovníky doslova rozeseté po celém světě. Je absolutně nezbytné využívat moderní komunikační nástroje, jako jsou videokonferenční programy a instant messaging. Je důležité, aby se členové projektových týmů potkávali pravidelně on­line, tváří v tvář a komunikovali spolu. Manažeři musí zůstat informováni o pokrocích na projektech i přes oceán. Díky velkým vzdálenostem a leckdy několika časovým zónám je třeba sladit časy videokonferencí,“ říká Sergio Galindo, globální produktový manažer ve firmě GFI Software, která se specializuje na bezpečnostní software pro SMB. „Veškeré porady, ať jsou uvnitř firmy nebo s našimi prodejci, se u nás odehrávají na bázi cloudových videokonferencí. Komunikuji se svými zaměstnanci po celém světě, většinou přes Skype. Je to spolehlivé řešení, jednoduché a ušetří nám mnoho času a nákladů,“ popisuje Jason Ray, viceprezident pro technologii ve firmě GAVI Alliance, jež poskytuje očkovací vakcíny do 70 států převážně třetího světa.

7. Zvažte zavedení BYOD ve vaší firmě

„BYOD (Bring Your Own Device) umožňuje našim zaměstnancům používat k práci jejich vlastní přístroje. Notebooky, tablety nebo třeba mobilní telefony. Lidé mají přístup do firemní sítě, společnost ušetří a pracovníci používají přístroje, na které jsou zvyklí. Mohou být ve spojení se svými manažery kdykoliv a kdekoliv. Práce na projektech se zrychlila a je efektivnější,“ vysvětluje Bill Rosenthal, ředitel Logical Operations, poskytovatele on­line kurzů.