Chyba v projektovém managementu číslo 5: Nedostatek pravidelné komunikace/meetingů.
„Komunikace je nejdůležitějším faktorem úspěšného projektového managementu,“ říká Tim Parkin, prezident společnosti Parkin Web Development, která poskytuje konzultační služby pro organizace týkající se online strategie při spojování jejich byznysu s technologiemi. „Bez pravidelné a jasné komunikace se projekt nezdaří.“
Řešení: Vyberte si den a čas pro každotýdenní setkání (buďto virtuální nebo osobní), které bude týmu vyhovovat (nejen projektovému manažerovi) – a trvejte na něm. „Naplánování specifických dnů a hodin umožní udržet každého na stejné úrovni a udrží projekt v běhu.“
Chyba v projektovém managementu číslo 6: Nedostatečná specifikace rozsahu.
„Jakýkoliv projekt, který nemá extra jasný cíl, je odsouzen k zániku," říká Halloran. Oz Nazilli, marketingový manažer společnosti Easy Projects (webový nástroj pro projektový management), k tomu dodává, že „změna rozsahu je jednou z nejnebezpečnějších věcí, které se vašemu projektu mohou stát. Pokud není dobře zvládnut, může vést ke zvýšeným nákladům a času nutného k dokončení.“ Dokonce i malé změny, jako změna barvy loga či přidání stránky na web může způsobit neočekávané prodlevy.
Řešení: Definujte rozsah vašeho projektu již od počátku a pravidelně projekt monitorujte, abyste se ujistili, že se vy i váš tým nacházíte v rámci daných mantinelů. Abyste zabránili prodlevám a odchylkám z původního rozsahu, „mapujte požadavky změn odděleně od původního roztahu projektu, a odhadněte, jaký budou tyto změny mít vliv na časový plán – také získejte výslovné svolení zákazníků a lidí zapojených do projektu pro každou ze změn,“ doporučuje Nazilli.
Chyba v projektovém managementu číslo 7: Agresivní/příliš optimistické časové plány.
„Záměry mohou být ušlechtilé, protože projektoví manažeři se často snaží o spokojenost svých klientů,“ vysvětluje Jay Melone, bývalý softwarový vývojář a projektový manažer, který nyní pracuje na pozici výkonného ředitele digitální agentury DigitalXBridge. „Ale pokud se několikrát za sebou nevejdete do uzávěrky, povede to jen ke ztrátě důvěry ze strany klienta.“
Řešení: „Dobrý software pro projektový management vým pomůže zvládnout spoustu položek práce a rozsah dostupných zdrojů,“ říká Melone. Je ovšem vždy důležité dodat nárazník – čas a peníze navíc vašemu projektu... „zvláště ve světě technologie.“
Chyba v projektovém managementu číslo 8: Nízká (žádná) flexibilita.
Můžete o svém projektovém plánu začít přemýšlet jako o bibli, „která vám říká, co se musí udělat, kdo to musí udělat a kdy se to musí udělat tak, abyste dosáhli svého cíle. Ovšem nemusíte se bát poslouchat nové informace a doporučení, jež přicházejí v průběhu času,“ říká Carol Woolfe, projektová manažerka společnosti Blackbaud, poskytovatele software a služeb pro neziskové organizace.
Řešení: Je dobré v různých intervalech vyhodnocovat jednotlivé kroky a podívat se na aktuální průběh celkového projektu, přezkoumat, jak šel projekt doposud a jak můžete zlepšit vaši další práci na základě toho, co se v dosavadním průběhu projektu změnil. To neznamená, že byste měli či potřebovali neustále něco měnit – buďte jen otevřeni návrhům, které by mohly projektu pomoci.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU