Řešení digitalizace a archivace papírových dokumentů, které se připravuje spoluprací firem Konica Minolta a Software602, je jedním z dalších kroků ke kanceláři bez papírů.
Papírové dokumenty tak mohou být digitalizovány a opatřeny digitálním podpisem. Díky tomu může mít elektronický archiv stejnou platnost jako původní papírové dokumenty. Zvláště důležité je to v případě účetních a daňových dokladů, u nichž je nutné, aby jejich elektronická podoba byla akceptována úřady. Připravované řešení bude vyhovovat jak české tak i evropské legislativě.
„Zákazníkům chceme dát jistotu, že digitalizované daňové doklady obstojí při jednání s úřady, a to v jakkoliv vzdálené budoucnosti a v každém evropském státě. Proto jsme si jako partnera vybrali firmu Software602, která veškeré požadované normy nejen pečlivě dodržuje, ale podílí se i na jejich vytváření,“ uvedl Jiří Jelínek, ze společnosti Konica Minolta.
Díky připravovanému řešení bude možné papírové dokumenty včetně daňových dokladů po příchodu do firmy naskenovat a přímo na multifunkčních zařízeních Konica Minolta převést do oficiálního archivačního formátu PDF/A. Elektronický dokument může být opatřen elektronickým podpisem pro ověření, že v něm nedošlo k žádným změnám, a také časové razítko, které zafixuje ověření v čase. Dokument může být následně může v Elektronickém archivu Software602 nebo v jiném úložišti.
Celá operace by měla být maximálně jednoduchá, pro digitalizaci nebude potřeba mít žádnou speciální znalost problematiky nebo aplikací. Bude stačit jen vložit dokument do zařízení a stisknout správné tlačítko.
Podstatné je, že po digitalizaci bude možné původní papírové materiály skartovat. Jejich digitální verze budou mít totiž stejnou právní platnost.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU