Cílem je definovat, co firma potřebuje, jaké problémy řeší a které funkční oblasti chce od nového ERP pokrýt, aniž jsou specifikovány konkrétní technické detaily. Tento přístup umožňuje dodavatelům nabídnout řešení přizpůsobená vašim potřebám, nikoli jen splnit úzce vymezené zadání.
Co by měla zadávací dokumentace obsahovat
1. Úvod a kontext firmy
Představte svoji organizaci v krátkém shrnutí jejích činností, velikosti, odvětví, geografického pokrytí a základních obchodních procesů. Tento kontext umožňuje dodavatelům lépe porozumět vašim potřebám a přizpůsobit nabídku. Sestavte také důvody pro výběr ERP systému. Zde je vhodné popsat hlavní problémy, které chcete vyřešit, např. neefektivní skladové hospodářství, nepřehledné účetnictví, špatnou integraci s e-shopem apod.
2. Popis současného stavu
Popište stručně dosavadní technologickou infrastrukturu, procesy, omezení a problémy.Zahrňtestručný přehled o aktuálních systémech, které ve firmě používáte (např. skladový systém, účetní software, CRM apod.) a jejich integraci. Definujte hlavní firemní procesy, jejich průběh a slabá místa. Cílem je poskytnout dodavatelům dostatek informací, aby mohli nabídnout řešení na míru. Zdůrazněte také konkrétní problémy, které vás vedly k rozhodnutí změnit systém, např. časté chyby v expedici, pomalá fakturace, neschopnost růstu, datová roztříštěnost apod.
3. Požadavky na nový ERP systém
Z hlediska funkčních požadavků uveďte seznam nezbytných funkcí, které musí informační systém splňovat. Tyto požadavky mohou zahrnovat automatizaci skladových procesů, integraci s e-shopem přes API, správu CRM, reporting a business intelligence. Dále zahrňte tzv. nefunkční požadavky na stabilitu, bezpečnost, škálovatelnost a uživatelskou přívětivost systému. Například jaké technologie a databáze preferujete, zda vyžadujete cloudové řešení nebo on-premise. Specifikujte také, s jakými dalšími systémy (např. skladový, účetní, CRM) bude ERP komunikovat. API rozhraní je v moderních systémech klíčové pro zajištění plynulé výměny dat.
4. Specifikace cílů a očekávání
Stanovte konkrétní obchodní cíle, kterých chcete nasazením ERP systému dosáhnout, např. zrychlení expedice o 20 %, snížení chybovosti fakturace na minimum, zvýšení transparentnosti skladových zásob. Navrhněte rovněž klíčové metriky úspěchu (KPIs). Definujte, jak budete měřit úspěch implementace. Například měřitelné zlepšení ve zpracování objednávek, efektivnější finanční reporting nebo snížení administrativní zátěže.
5. Rozsah a harmonogram implementace
V případě, že jste již v pokročilejší fázi přípravy projektu, máte detailně zmapované procesy i proces implementace a třeba i zpracovanou podrobnou studii proveditelnosti, lze do zadávací dokumentace zahrnout požadavky na rozsah a harmonogram projektu. Uveďte, které části firmy budou zapojeny do nasazení nového systému (např. finance, výroba, sklady, marketing) a jaké moduly budou prioritní. Navrhněte časový plán projektu – od analýzy procesů přes výběr dodavatele až po samotnou implementaci a ostrý provoz. Zde by měl být zahrnut i čas na testování systému a školení zaměstnanců.
6. Role a odpovědnosti
Dobré je také představit projektový tým. Specifikujte, kdo bude za projekt zodpovědný, které role budou mít členové týmu (např. projektový manažer, IT odborník, konzultant z ERP firmy) a jaké jsou jejich klíčové úkoly, za které oblasti budou odpovídat. Definujte, jaké odpovědnosti očekáváte od dodavatele – od konfigurace systému, integrace až po poskytování technické podpory.
Co by naopak zadávací dokumentace obsahovat neměla
- Přehnaně technické specifikace – dokumentace by neměla obsahovat příliš detailní technické požadavky na systém. Uvádění konkrétních technologií nebo způsobů implementace může dodavatele omezit v nabídce efektivních a inovativních řešení.
- Nesplnitelné požadavky – vyhněte se formulování nerealistických cílů nebo nadměrných požadavků, které nejsou v souladu s potřebami vaší firmy. Nezbytné je zaměřit se na řešení konkrétních problémů a realisticky nastavit cíle týkající se první fáze, jež končí spuštěním nového systému a uvedením do rutinního provozu.
- Nevyjasněné obchodní cíle – není vhodné zahrnovat požadavky bez jasně definovaných obchodních cílů. Vždy se zaměřte na to, co od systému očekáváte a jaký problém má vyřešit.
Jak dále pracovat se zadávací dokumentací
Zadávací dokumentace slouží jako základní nástroj pro komunikaci s dodavateli. Po jejím vytvoření ji rozešlete dodavatelům ERP systémů a žádejte nabídky na řešení na míru. Tím získáte přehled, který dodavatel nabízí nejvhodnější řešení pro vaši firmu.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU